[OA]OA专家座谈:计划、任务及报告（协同三剑客）管理专题

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理论篇协同三剑客

计划、任务和报告是观辰协同办公的核心功能，我们称之为协同三剑客。掌握了协同三剑客，就可以将日常工作事务处理得井井有条。

多维协同管理

企业管理绝对不是简单的事情，面对大大小小、纷繁复杂的日常事务，如何进行合理的规划和管理，提高企业运营效率，是每个管理者都会面临的难题。观辰企业管理顾问中心通过对大量企业的管理现状进行分析，总结出一套多维协同管理理论及方法，并应用实施于数百家客户，获得了良好的效果。

企业的各种日常事务虽然千差万别，但总结起来都具有两大管理特征：“事”和“时间”。简单地说，即要求事情要不但要做好，还要按时完成。

多维协同管理的基本思路就是以“事”和“时间”两条主线为基础来组织和管理日常事务，并辅以多种视角的核查、总结和统计。

作为管理者来说，最关注下属以下两方面的情况：一是下属每天都做了些什么？二是下属负责的事情进展情况如何？为及时了解这两方面的情况，管理者往往要求下属每天上交工作日报。但往往事与愿违，下属的工作日报总是敷衍了事，领导看到的都是一些套话和废话。

多维协同管理的出色之处就在于理论与实际的完美结合，让管理理念能够真正在企业管理中运用起来，观辰管理顾问团队多年的管理实战经验在这一点上得以充分体现。

计划、任务和报告概述

计划是以“时间段”为主线来进行管理和控制，从计划上可以清晰的看到在该计划的时间段内发生的所有事项。一般用法为事前计划并事后总结，但考虑到实际情况，也允许事后补做计划。计划分为：日、周、月、季、年，一共五种计划，其中日计划带有安排性质，即兼具了日程安排的功能。下属指定计划并按时总结，上级查看下属的计划，并进行点评。

任务是以“事”为主线来进行管理和控制，一件要做的具体的事情就是一个任务，从任务上可以清晰地看到整个事情的来龙去脉：谁负责、何时开始和结束、那些人参与、阶段进展汇报、事后总结等等。上级可以查看到下属负责的任务，并可以对任务进行点评。

报告是从多个角度来总结和分析一段时间内的工作情况，报告的视角多样、境界高于计划和任务。报告是超脱于具体的时间段和事务，从纵览全局的角度来进行总结和分析。上级可以查看到下属的报告，并可以发言来表达自己的看法。

总结起来就是，以计划的“时间段”维度和任务的“事”维度的二维管理模型为基础，辅之报告的多维度俯瞰式管理，就形成了观辰的多维协同管理实施战略。

从实际应用情况来说，计划和任务之间有非常紧密联系，如何将这两者有机结合起来？并有效避免重复记录的工作？下面的实战篇将逐一详细说明。

实战篇

单从“计划”和“任务”的字面理解，大家可能会觉得计划比任务大，而且任务应该是对计划的分解执行，从属于计划。这种理解其实是非常错误的，在实际管理中是行不通的。

计划和任务并不存在从属关系，只是管理的角度不同。计划是以“时间段”为主线来进行管理和控制，而任务则是以“事”为主线来进行管理和控制。下面举一个具体的例子来说明他们之间的区别：

主管A安排下属B撰写产品白皮书，于是主管A新增一条任务记录，写清楚产品白皮书的撰写要求，并指定下属B为负责人，如图所示：

下属B看到该任务后，估计需要三天完成，于是填写三条日计划明细安排，如下图：

   点击【添加计划明细】，进入计划明细添加页面，指定日期后保存即可，如下图所示：
   

   三条日计划明细加入后的页面如下图所示：
   

下属B一共安排了三天来完成这个任务，27、28和30日，其中29日因为有别安排，所以间隔了一天。制订好计划明细安排后，下属B只需要按部就班地执行拟定的计划即可。

下属B可以在工作清单的周视图中看到自己的所有日计划安排明细，如下图所示：
   

在这个工作清单周视图中可以清晰看到一周的日计划明细，红色就表示该计划明细处于开启状态，如果计划明细关闭，则恢复为正常的颜色。下属B只要每天进入这个清单视图就可以看到当天的所有安排。

主管A可以直接查看下属B的日计划，了解下属B的工作情况，如下图所示：

在上图中，下属B共有三条日计划明细，都来自于任务。其中第一条的状态为已完成，点击链接可以查看对应的任务的详情。如果三条明细都已经完成，则下属可以对本日计划进行自我总结，并给出评分。如下图所示：
   

主管A可以对下属B的计划进行点评，并给出评分，如下图所示：

以上就是任务与计划在应用上的联动，软件提供了这样一种方便的工具，但是否能够有效运用，还取决于使用工具的人。以观辰管理顾问多年的实施经验来说，一种新管理模式的推广运用都不是一件简单的事，这需要企业从上层到基层各个方面的配合和努力。

要用好任务和计划功能，除了贵在坚持之外，还需要建立起有效的沟通和反馈机制。换句话说，下级要坚持写计划和任务，上级也一定要抽出时间来点评下级的计划和任务。只有建立起这样一种良性的循环，上下级之间的沟通障碍就会自然消除，管理也会顺利自然地变得简单起来。

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