ERP实务：物料超收的另类处理方式

纵横四海

　　在需求调研的过程中，遇到了一个头痛的问题，客户在物料超收上，有些特殊的需求。这个需求虽然比较另类，但是，确实符合企业的利益的，所以，我也就没有什么理由让用户放弃他们现有的想法。我只能被迫迁就他们，按他们的需求设计出一个可行的解决方案。

　　用户需求：
　　现企业需求采购某批材料3000件。但是，该材料包装的时候，是2000件为一个包装单位。这就给供应商发货造成了困难。企业向供应商下采购单3000件，但是，出于包装数量的限制，供应商送来了4000件材料。

　　客户希望能按如下的方式解决：
　　1、仓库在接受材料时，供应商送多少，他接收多少。即仓库接收4000件材料。但是，对于超收的材料，要区别对待。如在采购单范围内的数量，企业照正常流程接收。但是，超过采购订单的数量，企业只能是“预收材料”，不能计算应付帐款。也就是说，超过采购订单数量的1000件原材料，企业只是暂时为供应商保管。

　　2、等到下次再有此材料的采购单时，在入库的时候，系统就可以自动用这个预收材料的数量，来扣减应收数量。

　　通俗的说，企业对于超收的数量，希望能够按照“预付帐款”的模式，来进行超收数量的控制。对于超收数量的日后扣减，也按照预付帐款的方法来处理。

　　正常处理方式：

　　一般情况下，若供应商比较强势的话，是不允许企业这么处理的。由于包装数量的限制，供应商一般要求企业按照最小包装数量采购。如某种材料的包装数量为2000件，则企业在采购时，只能采购2000件的整数倍，如只能采购4000件、6000件。即使企业之需要3000件，供应商也不会按3000件发货，因为企业不可能把已经包装好的成品分开来。

　　所以，在ERP系统中，也好有最小包装量的控制。如可以把这个材料的最小包装数量设置为2000个，则在从采购计划生成实际采购单时，会考虑这个最小包装数量。如在采购计划中，企业根据物料需求计划，计算出来的物料需求量为5000件;在采购计划生成采购单时，因为设置了最小包装数量为5000件，则最后实际生成的采购单采购数量就为6000件。

　　这个最小包装数量，可以非常灵活的帮助企业采购员解决因包装数量导致的采购问题。可以最大限度的减少人为的对于采购数量的更改，从而减少采购订单的错误率。

　　企业用户的解决方式：

　　但是，因为我的这家客户比较强势，供应商为了利润，不得不屈服于我的客户，不得不按我客户的意志来行事。这也对我提出了新的挑战。我根据客户的需求，结合自己实施的ERP系统，提出了一个比较可行的解决方案。

　　(1)采购实际需求材料3000件，但是，因为最小包装数量为2000件，所以，实际采购数量仍然为4000件。但是，这4000件，在采购单上会生成两个条目。一个就是企业正常的需求量3000件;另一个是包装余量1000件，这个余量在系统中，有一个专门的标示符进行区别，在系统前台显示的就是包装余量。

　　(2)在入库时，我们根据采购单自动转换入库单的功能时，就会判断采购单上有没有包装余量，若有包装余量的话，在转换后，就会产生两张入库单，单据性质不同。一张是正常的入库单，入库数量为企业的实际需求量，即3000件;另一张是“包装余量预收单”，单据性质跟预付帐款单据类似，上面的数量为1000件。同时，为这个单据特设了一个仓库，为包装余量仓库。以后查询这个仓库的库存数量，就可以知道有多少包装余量。同时，这个仓库的材料成本是不计入企业库存金额的，也不会考虑到物料需求计划中去。

　　(3)下次再次采购时，在根据采购计划生成采购单时，系统先会去查询包装余量仓库，看是否有包装余量。若有，就会在转换的过程中，弹出一个对话框，显示某个供应商现在在余量仓库有多少的包装余量，是否要进行扣减。若企业用户选择不，则按正常的采购流程进行;若企业用户选择扣减，则在转换过程中，就会有一系列的动作。如企业这次实际需要此材料的疏为9500件，则在考虑实际采购数量时，先会把包装余量扣减。如，系统发现还有1000个包装余量，就会先处理这个包装余量。在采购单上，会单独的生成一项，我们叫做包装余量扣减项目。剩余的8500件，再按常规流程处理。

　　(4)在采购单转换为入库单时，也会对采购单内容进行相关的判断。若发现采购单中，有包装余量扣减项的话，则会生成一张包装余量扣减项的入库单。其实，这张入库单就是库存移库单，把库存数量从包装余量仓库移动到原材料仓库。不同的是，这张单据，可以生成应付帐款。

　　经过以上四个步骤，基本上就实现了企业的需求。这说说只是简单的几句话，但是，后台的程序开发量与测试量是非常大的。企业为这个个案的开发，也付出了昂贵的成本。

　　在利用这个解决方案时，用户还是需要注意一些问题。

　　1、包装余量仓库的设置。利用这个解决方案，要特别的设立一个仓库-包装余量仓库。这主要是用来区分包装余量与正常的原材料的。在实际中，是否要区分，可以根据企业的实际情况进行处理。但是，在系统中要区分开来。而且，这个仓库的参数设置跟企业的其他仓库，也有所取被。因为这个包装余量企业是没有付钱的，所以，其不能算到企业的原材料库存金额中去。所以，在库存参数设置的时候，要把此仓库设置为“不考虑库存金额”。同时，这些材料从本质上来说，不是企业的财产，所以，在考虑物料需求计划的过程中，是不能考虑在内的。否则的话，物料需求计划就会不准。故在设置库存参数时，要设置“此库存的数量不作为物料需求计划的依据”。如此，就相当于这个仓库跟企业无关，是一个独立的仓库。

　　2、价格的变动问题。如第一次企业采购的此材料的价格为3元/件，有1000件的余量;到下次采购时，若价格变为3.5元/件了，则这余量按什么价格来计算，按3元呢还是按3.5元呢?若价格变低了，变为2.8元/件了，那应该按什么价格来计算呢?在系统中，默认是按照最新的价格来计算包装余量的，即当前采购价格为多少，则包装余量的价格就为多少。若在实际采购中，价格有所调整的话，则企业采购用户要在采购单的包装余量递减项中进行相应的修改。

　　3、因为在采购时，采购单上会多增加一些项目，所以，维护起来，还是有一些比较麻烦。同时，在供应商基本信息那边，我们还添加了一个开关。若此供应商要利用包装余量，则必须在供应商基本信息中钩上。若不需要的话，我们仍然按最小包装量(如果系统中有相关的设置的话)，来考虑，而不考虑包装余量的问题。

　　这个解决方案，在实际中应用中，还是比较顺利的。虽然维护工作增加了一点，但是，比以前到手工记帐，还是方便了许多。


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Sm.key

不错. 留个名  慢慢研究

fanhao

　　(3)下次再次采购时，在根据采购计划生成采购单时，系统先会去查询包装余量仓库，看是否有包装余量。若有，就会在转换的过程中，弹出一个对话框，显示某个供应商现在在余量仓库有多少的包装余量，是否要进行扣减。若企业用户选择不，则按正常的采购流程进行;若企业用户选择扣减，则在转换过程中，就会有一系列的动作。如企业这次实际需要此材料的疏为9500件，则在考虑实际采购数量时，先会把包装余量扣减。如，系统发现还有1000个包装余量，就会先处理这个包装余量。在采购单上，会单独的生成一项，我们叫做包装余量扣减项目。剩余的8500件，再按常规流程处理。

这一条  是否  可以先对比 （包装数-当前采购包装余数）与包装余量库存  如果 小于 包装余量库存  直接 采用，大于再整包装采购