ERP实施 之 上线过程

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CLIENT  check

CLIENT backup-background

Dynamic data input

Stock Taking

CATT Input stock opening  balance

Manually input open sales order

Manually input open purchase order

Manually input open production order

CATT Asset balance

Opening balance for G/L  account

CATT Accounts receivable

CATT Accounts payable

Go live!!!!!!!!!!!!!!!

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新ERP项目上线策略
XXX中国新ERP系统将于2005年1月4日正式上线。在上线前，需要明确如下的工作：

通知相关的客户、供应商、银行等外部有业务往来的单位，XXX将正式启用新ERP系统，会有相关的文档、操作上面的变更；在上线期间有些特殊的要求：

        所有供应商在送货和开发票时，必须附上所对应的XXX新ERP系统采购订单号码。
        尽量避免在XXX公司新ERP上线切换期间发生可推迟或者可提前的业务。
        供应商如果在2005年1月开发票，需要避免将XXX新ERP系统上线前的采购业务和上线后的采购业务合并一起开，需要分开开具发票。

新ERP ERP系统切换共分三个阶段进行：
一、        财务关帐: 2004-12-28 （财务结清余额，录入系统的时间可能会延续到正式上线以后）

二、        上线切换期: 2004-12-29 ---  2005-01-03
A)        仓库盘点以及车间在产品盘点，并且需要按照新ERP的新物料号（新卡片）提供盘点结果清单
B)        财务审核盘点清单，必须做到盘点清单上的数量X对应物料的价格（标准价或者移动平均价）和财务报表上的库存帐必须对平，盘点前准备工作：18、19日新号上卡，盘点表加入新新ERP新号。
C)        期初库存导入新ERP系统（数量）
D)        在2004年12月28日财务关帐时的未清销售订单、销售合同、采购订单和生产订单需要进行分开记录和归类，在2005年记帐期间开启时补入系统。具体操作和分类描述见下一部分。
E)        2004年12月29日到2005年1月4日发生的业务都应在新ERP系统中录入。但是，在12月29日到物料期初库存数输入完毕，财务打开新ERP系统2005年1月帐之前，新ERP系统不能直接使用，因此这段时间发生的业务必须在系统外记录。这些业务的记录必须按照新ERP系统的格式和内容的要求以及新ERP中的客户、物料、供应商等的代码来进行。
F)        预计2004年12月31日期初库存数据录入完成后，新ERP系统打开2005年1月的记帐期间。首先在1月4日上线以前，XXX用户要将D和E中记录的业务补入新ERP系统。
G)        2005年1月4日起，所有业务均开始在新ERP系统中操作，原旧系统停止操作（XXX贸易的业务除外）。


三、        系统上线日期: 2004-01-04

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各模块系统切换策略详述：
PP模块系统切换策略：
一、在产生产订单的盘点(指12月28日财务关帐时仍然在产的生产业务)：
1.1 已完工但未收货的成品生产订单：全部收货到成品库，并将数量计入成品库中的初始化库存数量；
1.2 生产部门应该尽量在12月28日前日结束所有的生产。对未完工的生产在产品，首先将其还原成对应的原材料或者半成品，记入期初库存；其次要将已发生的工时记录在案。
1.3 对已经部分完工的生产订单，完工部分按照1.1处理，未完工部分按照1.2处理。
1.4 在系统切换期内在新ERP内创建1.2和1.3对应的生产订单，并将这些退回的原材料和半成品发回到对应的生产订单上，对已发生的工时补充报工。

二、过渡期的业务处理：
2.1 2004年12月28日至上线日期2005年1月4日期间内所新发生的所有生产业务：新生产订单的创建、报工；旧生产订单的报工等都需要在按照新ERP系统业务的格式在系统外进行记录。在期初库存输入完毕，2005年1月财务帐打开后补入系统。（为了避免过多系统外记录，可在过渡期间尽量避免可推迟的业务）。
2.2 PP小组下发EXCEL表格来记录过渡期间PP业务。

请特别注意：期初库存的盘点数量以及过渡期间业务的记录都必须按照新ERP的要求来进行，所有的代码（物料、库位等）、所有的字段需求都必须改变到新ERP的流程要求上来，旧的所有操作方式习惯术语和代码都停止使用。

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MM模块系统切换策略：
首先,需要要求供应商在12月28日前尽量将采购订单交货,并开来发票,以避免很多的补单业务。需要补单的业务处理如下：
一、库存盘点
1.1 12月28日财务关帐后，即对库存进行全面盘点。要求数量X价格和财务的库存余额对平。同时，库存应以新ERP系统新物料号标识，仓库卡片上也应该更新物料号。12月30日20：00前，必须提供盘点结果的Excel表格，以便作为新ERP的期初库存导入系统。这里必须注意，这些期初库存包括PP盘点后由在产品退回原料和半成品状态的物料数量。

二、未清采购业务

2.1 采购订单已下，但是未收货：
手工记录这些订单。
2.2 采购订单部分收货，未进行发票校验：
与供应商进行协商，重新将部分收货的采购订单分为已收货与未收货两张独立采购订单：
已收货部分  处理方法见2.3
未收货部分  处理方法见2.1
2.3 采购订单已完全交，但未进行发票校验：
采购部门需向财务部提供清单，等到实际收到供应商发票时，直接交财务部处理；财务直接作入2005年1月份的应付帐
2.4 在期初库存输入完毕2005年1月份开帐后，将2.1和2.2中对应的采购订单补入系统。

三、过渡期的业务处理：
3.1 2004年12月29日至上线日期2005年1月4日期间内所新发生的所有采购和仓库业务：询报价和采购订单的创建、采购订单的收货、退货、采购发票处理、生产订单的发料（退料）、收货在系统外按照新ERP的格式和代码要求进行记录，在期初库存输入完毕，2005年1月财务帐打开后补入系统。（为了避免过多系统外记录，可在过渡期间尽量避免可推迟的业务）。
3.2 MM小组下发EXCEL表格来记录过渡期间MM业务。

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SD模块系统切换策略：
一、未完销售订单(指12月28日财务关帐时仍然未发货, 未开票的销售业务)：
1        在12月28日前发生的销售订单如果已经全部发货给客户, 将发票在旧系统中一定要开出形成12月份的应收;
2        在12月28日前发生的销售订单如果没有发货给客户, 根据新ERP的业务格式记录在Excel文件中.
3        在12月28日前发生的销售订单如果已经部分发货给客户, 将订单拆分两个，已发货部分按照1处理，未发货部分按照2处理。
4        在12月28日前发生的退货, 如果货已经退回来, 则财务人员必须在12月28日前,开红票, 冲消应收.
5        在12月28日前发生的退货, 如果货没有退回, 则按新ERP业务格式记录在Excel文件中.
6        如果是换货的话, 先按照4处理, 按新ERP业务格式记录在Excel文件中.然后到1月1日 – 1月3日在新ERP中补入销售的换货单.
7        尽量避免,先换货后退货的情况.
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二、过渡期的业务处理 (2004年12月29日至2005年1月3日)：
1        在切换过度时期间（2004年12月29日至期初库存输入完毕,2005年1月记帐期间打开）发生的销售订单, 由销售助理根据新ERP的业务格式记录在Excel文件中.
2        在1月1日至1月3日发生的销售业务（包括新建订单、合同、报价、补发货、开发票）先根据新ERP的业务格式记录在Excel文件中，当完成12月31日前发生业务的录入后输入；
3        1月3日之后的销售业务,按照实际发生情况与上线后录入系统；
4        从12月28日到1月3日发生的客户退换货业务,于1月4日后根据实际情况补入系统(订单,收货,红字发票, 后继免费发货)

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FI模块系统切换策略：
一、固定资产
1．        固定资产在新ERP系统中接收日期为12月31日，导入的数据以12月份已经折旧完毕的数据为准。
2．        12月28日前将固定资产数据按导入格式整理成excel文档；
3．        12月30日将固定资产明细账用事务代码AS91正式导入生产系统。
4．        12月30日检查导入数据，检查无误后录入固定资产统驭科目余额凭证(使用事务代码OASV)。
二、总帐
1．        期初导入以12月28日为老系统结帐截止日期，除应收、应付、固定资产及存货以外的科目，均在总帐中使用事务代码F-02手工录入资产负债表中科目余额数。对损溢类科目12月份以前的数据不做导入（以本年利润科目余额的总数进入系统）。
2．        12月30日前，将新老科目对照表及总帐导入工作表准备完成
3．        12月份财务结帐完成后，将资产负债表表及科目余额按导入工作表整理后，录入系统中。核对完成以后关闭12月期间。
三、应收账款
1．        应收帐款以行项目明细方式导入系统,对于使用外币记帐的行项目，外币汇率以当时记帐日期的历史记帐汇率为准。（需要提供本币和外币的数值）
2．        1月1日前将12月28日前货物已经发出，但发票未开的全部开票确认完毕；对内销业务，如货物已出，成本及收入未能在12月确认，销售不再在新系统中创建销售订单，财务部手工在总帐及应收账款模块录入成本和收入凭证。
3．        1月3日，财务部提交应收账款明细表，用CATT将数据导入
四、应付账款
1．        应付帐款以行项目明细方式导入系统,对于使用外币记帐的行项目，外币汇率以当时记帐日期的历史记帐汇率为准。（提供当时的本币和外币的数值）
2．        将12月28日前货物已经收到，但发票未收的采购订单做应付暂估进入系统，并将应付暂估业务整理成Excel记录下来。采购部不再在新系统中创建采购订单，待发票收到后财务部手工在总帐及应付账款模块录入应付凭证。
3．        1月3日，财务部提交应付账款明细表，用CATT将数据导入

五、        存货
a)        期初存货的价格分别以移动平均和标准价导入，移动平均价以11月末调整后的实际价格导入到系统中，如果12月出现差异，（方法：建立一个虚拟的物料，然后报废掉；可以计入一个料差科目，逐渐调整）
b)        12月13-12月18日导入财务价格（责任人：数据小组）。
c)        12月31日盘点，1月2日整理出盘点结果，1月3日导入期初库存数量（561导入）
d)        12月份成本结帐完毕后将物料标准价格及实际价格之间的差异计入新ERP系统中价差科目，财务需要检查和调整导入数据，关闭物料期间（MMPV）

Remark:期初导入数据时，所有财务凭证日期为：12月31日

gaoyiming

好资料
项目经理 应该看看

zhaoyin

好贴，为什么不整理成附件供大家下载哪？

wjfonhand

希望大家能仔细阅读并基于其中要点展开讨论，下载了不看有意义么？

这是两年前搜集的资料，一直在我硬盘上睡觉，昨天才翻出来

sllady

这些资料的确可以给企业在上线切换时参考。

linux1_1

值得参考，谢谢分享。

beyond

tks......

hzp445981622

做erp实施具体需要哪方面的知识呢！

bob

原帖由 hzp445981622 于 2007-8-14 14:04 发表
做erp实施具体需要哪方面的知识呢！

请你搜索一下，论坛上有很多这方面的帖子！

mz32799

好东西 ，蛮好的，非常感谢！

davidwang524

好东西，谢谢了。

leander

还不错!

superdhf

希望大家能仔细阅读并基于其中要点展开讨论，

wangxf

好资料,多谢了

liang521_1985

经验之谈啊！