金蝶EAS:ERP助营口港从东北亚脱颖而出

纵横四海

我们去年9月启动金蝶的ERP软件——EAS，今年1月就完成了系统的切换，7个系统运行良好，有效地解决了统一管理问题。虽说其间也遇到过观念转变和运作惯性的阻碍，但总的来说是顺利的。如果一定要问有什么捷径？那就是以先进的ERP为管理操作平台，借用软件中凝聚的先进思想和管理模式来实现管理水平的跳跃式提升。——营口港集团财务部财务科科长邹先平

　　你见过沧海桑田吗?在营口港，最令人惊叹的就是持续多年的填海造田的巨大工程，随着一车车砂石倒进海水，昔日的波涛滚滚，如今却成为陆上良港，树立着高大的塔吊、堆放着巨型的集装箱。
　　如今的营口港包括营口港老港区和新港区，有泊位29个，在东北是仅次于大连港的第二大港，其中非金属矿石的运量居全国各港之首，进口矿粉、化肥的运量为东北口岸之最，预计今年完成9500万吨运量，预计到明年港口货物吞吐量将突破1亿吨。
　　现在，营口港的收入达到15个亿，而年均增长速度30%以上，企业规模会越来越大，这样迅速的发展速度对企业的管理提出了巨大的挑战，如何管理越来越大的企业规模，使未来持续应对来自大连、天津、青岛港的挑战?
　　业务集中
　　港口的业务说简单也简单，属于物流服务行业“搬箱子”的，做生产装卸，但是，说复杂又很复杂，怎样更好的服务于客户，提高工作效率?需要有集中的管理，来统一服务。
　　营口港务局财务科长邹先平介绍，对港口服务业来说，一笔业务做下来，整个流程很长，甚至20多家生产作业公司可能在一笔业务里可能都要参与进来，对于同一个客户来说，不同的作业公司来完成不同阶段的操作。从揽货到最后装船出去，要验货、办海关手续、进行各种检验等等，然后到了装载，需要用集装箱，考量集装箱里面的货物的比重等等形式，还要注意在船上怎么摆放保证重心等等情况都需要考虑，一直到出关。如果冬天海水结冰，还需要拖船服务。进港的船也是一样，进港开始卸货，一直到货最终到了客户手里边，每一步有不同的形式来做，只有统一，统一协作、统一协调、统一调配各种资源，保证整个业务贯穿。
　　客户以前挨个部门去跑，首先跑计划科，计划科把合同做出来，合同做完了之后跑到商务科，商务科去定价。现在是一条龙，在一个大厅里都可以知道，剩下就等着发货。业务操作周期也快了，以前最少4、5天，现在是一天。
　　因此，营口港务局特别强调集团管理，有21个统一，包括统一开户、统一物资采购、统一印刷等，通过统一使各个分公司步调一致，尤其是财务管理统一。
　　邹先平说:“以前每个公司都有物资采购，造成每个公司库存都一大堆，现在通过组织改革将所有的物资采购全集中收集到专门的物资采购公司，节约了大笔的经费。”
　　另一个集中管理的一个例子是，以前的各公司是自己去办保险，有的找太平洋保险公司，有的可能找中国人寿保险。现在集团财务部专门有一个保险科，集中所有资源和一个保险公司去谈，保险的费用从以前1000万左右下降到400万。
　　信息集中
　　业务集中离不开信息化的支撑。
　　通过金蝶EAS，营口港务局实现了总帐报表、固定资产管理、合并报表、预算、资金管理、资金计划，融资管理的一体化管理。
　　尤其是总帐、合并报表和资金资产、基建项目管理，仅前后三个月的时间就完成四十多家单位上线，实施的速度非常快。
　　不像一般的工业企业，营口港的固定资产占比重80%左右，原先每个分公司都是单独管理，很多闲置资产得不到利用。尤其是港口成立了60多家合资公司，每年都有很多公司要结算，收回的闲置固定资产怎么重新利用起来?
　　现在，随着EAS系统的使用，营口港开始统一资产编码，解决了以前资产编码不统一的问题。编码统一了，资产归类，查询也非常方便，信息调入调出都非常方便。统一固定资产编码之后还可以实现统一管理、统一报废。
　　邹先平说，EAS这样的集团管理工具还可以根据自己的需要去非常灵活的配置，实现了所有的业务活动通过流程驱动。在金蝶EAS软件里有一个消息中心，每一步操作就看消息中心，里面有提示，提醒你下一步做什么的操纵消息，而操作人员自己也可以加入其他提醒。
　　做财务报表的时候也体现了灵活性。全集团各分公司的数据可以在统一的数据库里面方便地进行多纬度的查询，还可以进行远程监控，满足了集中管理的要求。尤其是报表的生成方面，提供了巨大的方便。以前做财务的时候，可能一个月要生成20张或者30张报表，现在EAS可以把这么多的表归类，归类为两三张资产类报表。财务人员报表的时候只要按一下“F9”把所有的表报上来，非常方便。
　　更方便的是，以前是月底银行会有一个每月公司的存款支出，往往有十几页之多，如果人工拿手去挑的话，要用一整天的时间，现在因为有自动对帐功能，财务人员一个小时就可以实现自动对帐。
　　邹先平觉得，利用EAS最大的变化不仅仅是财务核算的变化，更是管理模式的改革，从天天埋头做单子的简单的核算到“核算+管理”，可以更多参与到整个业务操作中来，包括资金的使用率，资产的使用等。
　　下一步，营口港计划上马“管理驾驶仓”。这是给高层领导做的一个决策支持系统。可以及时查看整个企业的运营情况，资产周转率怎么样，营业利润率，建立历史数据的基础上，做一个初步诊断，给出一些分析和建议，有利于决策。这种对业务数据进行深度挖掘，将会更有意义。

纵横四海

作为营口港的一位老客户，刘先生经常要“跑码头”办出口货运业务。以前他每办理一宗出口货运业务就得用四五天时间，办全一套手续得跑20多个部门，“现在好了，有了综合业务大厅一条龙服务，半天就搞定了。”　　其实刘先生看到的只是物理上的业务大厅，他可能不知道，一宗业务之所以能半天搞定，仅有物理意义上的“一站式”大厅远远不够，还需有一个“比特”(Bit)大厅，那就是各业务部门在后台的计算机联网——实现多个部门的“实时服务联动”。而建成这样一个“比特”大厅，要得益于营口港这几年以“大统一”为目标的信息化进程。
　　所谓“大统一”就是实现港口集团运营的统一化管理，包括财务统一、采购统一、物资调配统一等“共计21个统一”。这是提高作业效率和集约化经营所必须的。集团财务部财务科科长邹先平说。
　　作为东北地区第二大港口，营口港这几年发展迅速，但竞争和管理的压力也越来越大。作为以装卸为主业的港口，营口港面临与周边的大连、烟台等同业港口的激烈竞争，如何改变传统的作业和管理方式是一项紧迫任务。“大统一”就是在这个背景下作为改革的目标提出来的。
　　但“大统一”的提出和实施需要体制、管理和IT系统三方面的改革，这对于一个拥有140年历史和45个成员单位、业务量达15亿元的港口集团来说，实在不是个小“手术”。
　　出乎意料的是，邹先平认为他们向“大统一”的转向比较轻松：“我们去年9月启动金蝶的ERP软件——EAS，今年1月就完成了系统的切换，7个系统运行良好，有效解决了统一管理问题。”以先进的ERP为管理操作平台，借用软件中凝聚的先进思想和管理模式，实现了管理水平的跳跃式提升。
　　以财务报表为例，以前用的软件是按传统会计法核算的，这是一种树形核算结构，核算模式复杂，核算科目多达八到九级，每个月要生成20~30多张财务报表。又因为各个部门是信息孤岛，每个月的数据报上来之后还需另行输入，费时费力还容易出现差错，“那时整个集团的财务人员每天都处于疲于奔命的状态，无暇顾及真正意义上的财务管理和业务创新”。
　　转向EAS之后，信息孤岛消失了，所有的业务活动都被纳入了流程管理之中，集团与子公司的财务报表实现了一次性完成编制与上报，集团上下一本账，并可进行数据的多维组合穿透查询。EAS还带来了一种灵活的“财务＋辅助账”的网型核算结构，允许合并同类财务科目，把每个月30多张财务报表合并到三张分类表中，每个表可以包含十多个表页，大大提高了报表的管理效率，减轻了财务人员的劳动强度。财务制度、科目体系和辅助账这“三个统一”，不仅为集团的统一管理提供了便利，也为各分公司的灵活管理提供了条件——因为“灵活”必须以“统一”为基础。
　　“大统一”所带来的灵活和效率，大大提高了港口的服务响应能力，降低了经营成本，在方便客户的同时也增加了自己参与竞争的砝码。以固定资产的使用成本为例，作为一个以装卸作业为主的港口，营口港的固定资产(泊船、装卸车等)占到了全部资产的80%。分散式管理时，常常是一个公司的设备在闲置着，而另一个公司却跑出去采购相同设备。大统一后，建立了固定资产卡片制，实现了设备的网上查询与调拨，大大提高了设备利用率。
　　“大统一”带来的集团统一采购，被认为是另一个最直接的好处，因为这样做能够减人增效，而且统一采购的批量大，还可争取到可观的采购折扣。此外，财务方面的“大统一”实现了对资金流向的实时监控，极大降低了集团经营风险。
　　“下一步，我们的信息化将向纵深发展——建立管理驾驶仓，通过个性动态信息门户、快速连贯的业务指标分析、关键指标监控预警等系统为科学决策提供帮助。”邹先平说。