超市购物券的应用及财务管理

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一、购物券的应用背景
购物券，顾名思义，即可以代替现金进行购物的凭证。相对于IC卡、磁条卡、射频卡等，购物券得到了顾客、收银员和管理者的一致喜爱，因此成为超市经常采用、老百姓喜闻乐见的一种形式。
使用购物券能为超市带来如下好处：
1、扩大市场份额
购买购物券的企业通常只会选定一家超市，如果超市能维持良好的关系，与该企业长期合作，尤其是大型企业类客户，便能扩大当地的市场份额，保证市场地位；
2、提高品牌知名度
扩大市场份额的同时产生的另一个好处就是提高品牌知名度，企业的职工频繁在该超市购物，并通过口碑相传，将超市介绍给亲朋好友，可以迅速建立起较高的知名度；
3、提供充沛的现金流
由于购物券的运作模式是企业先花钱购买购物券发给职工后，职工在一定时限内消费，对于超市而言，即先收钱再出货，保证了充沛的现金流，对超市十分有利；
4、低廉的运作成本
与IC卡、磁条卡、射频卡等其它方式相比，购物券的运作成本也相当低廉，省去了昂贵的硬件设备成本、维护成本和培训成本等费用，仅需要支出印刷成本即可。
二、购物券管理的组织架构
虽然购物券本身的成本比较低廉，但由于购物券的价值等同于现金，因此在安全管理和财务结算方面需要有相当的保障，需要有完善的组织架构来进行管理。相关的部门包括信息部、财务部、营运部/售券点、门店、券专员等部门或岗位。当然，其中有些岗位可以兼任。
1、信息部
负责对购物券使用的系统技术支持、操作培训及日常维护。其中有部分工作也可外包给海鼎等这样的专业管理系统提供商，以增强安全系数；
2、财务部
负责对购物券各种面值印刷数量的确定及编码要求，印刷后空白购物券的保管和盖章后有价购物券的保管、领用、业务流程的控制与财务核算；
3、营运部/售券点
设购物券代售点，并确定门店记帐员（核算员）、营运部团购负责人为购物券报关员，负责对外销售、售后服务、投拆处理、信息反馈和库存购物券的安全；
4、门店
各业态门店均应受理公司出售的购物券，并按购物券使用流程操作； 5、券专员（可财务部兼任）
负责对购物券的管理，并根据各代售点的需求实行铺底备用，特殊时期需超过铺底额时由财务部长审批，特殊时期一过应立即收回超额铺底额。
三、购物券的管理流程
这里的管理流程，是指在海鼎系统支持下的管理流程。
1、制作
1.1 财务部长根据市场需求设计各种面值的购物券，并确定各种面值的印制数量和编码要求传递给信息部长；
1.2信息部长根据财务部长要求制作各种面值的购物券条码与购物券顺序号，输入海鼎系统，并使得一个条形码（13位）与一个顺序号是唯一的对应。完成后回传给财务部长；
1.3 财务部长接到信息部长回传后查询海鼎系统中制作明细确认，通知定点印刷厂（税务发票定点印刷单位）业务员，下达印制订单，一份给印刷厂业务员，一份给财务部购物券管理员；
1.4印刷厂印制完工后，印刷厂业务员携财务部长下达的订单与印制的购物券交财务部购物券管理员，财务部购物券管理员根据财务部长下达的订单要求验收购物券并打印出制作明细表。合格的入库存入保险箱，不合格的或多余的请示财务部长，在印刷厂业务员、财务部长三人在场时，当场销毁。多余的或不合格的不支付印刷费。
2、领用
2.1财务部购物券管理员根据代售点需求量盖章保存备领；
2.2财务部长根据市场需求核定各代售点各种面值的铺底数额，通知代售点管理员，代售点管理员根据通知的各种面值数额填写申请表，经代售点负责人（店长、部长）审批报财务部长，经财务部长审核后到财务部购物券管理员处领取，财务部购物券管理员在海鼎系统中按代售点输入各种面值的领取额并激活从海鼎系统中打印出发放领用报表。第二次领用时总的库存金额不得超出铺底金额。
3、出售
3.1代售点在醒目位置出示团购告示牌，店长（部长）应告知团购接待人员（门店：服务台服务员或烟酒柜服务员、营运部确定人员）出售购物券的流程。代售点购物券管理员对团购接待员（亦称购物券销售员）确定购物券铺底额；
3.2客户购买购物券，购物券销售员按客户对各种面值的需求数额填写一份《购买购物券的申请表》一式二联，填写完毕后交客户过目确认。按客户在申请表上的确认额向客户收取购物券出售款，款项收妥后按客户在申请表上的各种面值数额取购物券，并在购物券上盖截止消费日期戳章（一般为购买日起止二个月，特殊需延长有店长审批），当面交接、点清购物券后，二人在申请表上签名（表示：出售款已收，购物券已取）。此时客户需要发票就按发票管理规定开具发票。若收取的款项是转帐支票或电（信）汇单，应邮件通知财务部，待财务部告知款项收妥后，才可通知客户来提取购物券；
3.3购物券销售员在下班前把一天的购物券销售款清点、填制现金交款单、封包交收银主管，营运部直接交财务部指定银行，第二天上班持缴款单回单和一联已示客户签名领取的申请表交代售点购物券管理员；
3.4财务部购物券管理员、代售点购物券管理员、购物券销售员对购物券的领、销、存应有台帐记录。
4、消费回收
4.1客户购物支付货款时在收银台出示购物券，收银员与样品核对确定该购物券真伪和对应金额，超过购物期限日期停止使用的应由店助（经理）以上人员在该购物券上签名，确定收取时撕去右下角，在收银操作系统上按购物券收银操作；
4.2收银员营业结束填写值班记录单时，购物券按不同面值整理汇总填入“代币券”栏，连同购物券交收银主管；
4.3收银主管对各收银员回交的购物券在海鼎系统上扫描，一天的购物券扫描完成后核对扫描金额与收银员上交金额是否一致，确认无误后同时打印出购物券回收查询明细表。若发生扫描时系统不能接受的应立即报告店长和财务部长。扫描过后的购物券交门店购物券管理员，加盟店没有购物券管理员的门店交记帐员或店长；
4.4门店记帐员（核算员）或店长每十天打印出购物券回收查询汇总表，与十天的回收查询明细表金额核对一致，每旬随销售对帐单交公司财务部门店销售会计，财务部视同上缴销货款处理。
5、核算流程
5.1购物券成本费用控制：收妥购物券后付款的帐务处理，按面额分类做入到物料帐，并核算到保管部门（财务部），每月底制作领用及存货明细表后，按门店领用数量摊销费用；
5.2购物券面值帐务处理
5.2.1按不同版本设置科目明细5.2.2门店记帐员向财务部领用购物券时，按不同版本、出售面值金额入帐。
借：预收帐款--**版提货券发放 /**门店（增加门店库存）
贷：预收帐款--**版提货券发放/财务部（计算总的发放量）
5.2.3购物券出售后上交财务交款单时，财务会计对门店上交的购物券出售对帐单及交款单是否一致进行复核，然后按不同版本、出售金额入帐。
借：银行存款
贷：预收帐款--**版提货券发放/门店（减少门店库存）
5.3购物券消费后帐务处理
5.3.1直营门店记帐员每十天按要求上报各类报表及已扫描的购物券，财务门店会计进入海鼎系统查询门店上交的购物券消费同期报表，是否与实际提供的报表一致，确认后入帐。
借：预收帐款--**版提货券消费/门店（计算该门店券的消费量）
贷：主营业务收入--门店
5.3.2加盟店每十天按要求提供各类报表及已扫描的购物券到财务门店结算窗口，财务结算会计当场核对提供的报表与海鼎系统中同期查询是否一致，并复核购物券的数量与报表是否一致，确认后输入海鼎系统中该加盟店交款金额，然后由财务门店会计入帐。
借：预收帐款--**版提货券消费/加盟店（计算加盟店券的消费量）
贷：预收帐款--加盟店货款/**加盟店
5.3.3检查发放金额与消费金额，财务部购物券管理员每期关注发放购物券的金额与消费金额是否出现异常。
5.3.4购物券核销，每个月安排门店记帐员对上交的购物券数量与报表数量交换核对，核对无?理流程操作者受到处罚，第1次罚款50元，第2次罚款200元，第三次建议调离岗位，若有经济损失，不论第几次全额赔偿；
6.2拒绝使用购物券，遭到客户投拆经核实确实的，门店店长第一次罚款50元，第二次罚款200，第三次罚款500元（直营店店长建议调离岗位）。第四次开始每一次罚款1000元。
      



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