海鼎租户系统：购物中心的好帮手

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上海友谊南方商城是一家集购物、娱乐、休闲、餐饮于一体的现代化大型购物中心，拥有80000平方米的超大购物空间，集百货公司、超市大卖场、品牌专卖店、家具城、手机城、儿童用品城、装潢材料超市、中外餐饮、娱乐世界为一体。因此，在管理模式上不仅具有大型百货商场的管理形态，同时，招商招租又是购物中心的一个重要组成部分。
由于招商招租是购物中心经营的基本特征，租户管理便成为购物中心管理的主要内容。利用计算机信息处理的优势，加强租户管理，是购物中心计算机管理最主要的任务。
友谊南方商城自1999年9月开张以来，就使用上海海鼎信息工程股份有限公司的商业自动化软件，当时的HDPOS已是成熟产品，用在我们的百货管理模式上，可以说是得心应手，而其中的租户系统是海鼎公司针对我们公司的招商招租模式开发研制的。在两年多的实践中，通过对场地、租期、各种租金和各种费用的全面管理，并在实际运营过程中，就如何调整业态比例，使招商招租的经营种类和数量更趋于合理化、科学化，海鼎公司的租户系统经过使用、更新、再使用、再更新等多次循环，已成为我们经营管理中不可缺少的一个重要部分，是我们购物中心的好帮手。
海鼎的租户系统是利用计算机信息技术对以下几个方面进行全面管理的。
一、租户管理
租户是购物中心管理的主要对象。租户管理是对购物中心所有租户的档案予以完整的记载，其中既包括当前租户的状况，也包括租户的历史演变状况，从而给管理者提供了完整而必要的信息，使管理者能够掌握购物中心的各种商品层次、经营商品的企业类别以及商品的服务范围等诸多信息。
二、租赁协议管理
租赁协议反映租户与购物中心相互之间各自的权利与义务。正确、及时维护租赁协议是购物中心整个管理系统能否正常运行的关键。一份正确的租赁协议详细记载着租户协议的各种信息及其变更情况，当租户协议中某一项目改变时，应将原租户协议注销并产生新的租赁协议。
租赁协议中的租金及管理费用的收取有多种方式, 如固定租金、提成租金、 固定管理费、日常管理费用、滞纳金收取等等。其中的提成租金则是根据租户的销售额按一定比例计算得到，这个比例可以分别在按联销率提成、递增提成和超额递增提成中确定，固定租金与提成租金可以单独作为一种租金的收取方式，也可以通过租金计算方法组合使用，即：既可以取固定租金与提成租金的合计值作为租金，又可以在固定租金和提成租金中选取最大值作为租金，利用计算机技术可以方便地对这些数据进行计算，既减轻了人员繁琐的计算，又提高了准确性，保证了购物中心经营者的合法收益。
为了保证了租户信息的完整性、可靠性与真实性，在租户管理系统中用未生效、已生效、已作废三种的租约状态来描述各租赁协议的使用状况。同时系统对租户的离店条件进行严密的控制，系统具有对连续6个月无任何费用（租金、物业费和物业费用）的租约自动作废的功能。也就是说，只有当租户付清了所有的租金、物业费和物业管理费后才能终止与购物中心的租赁关系，确保了购物中心的合法权益。
三、经营场所原始资料管理
场地资料记载购物中心的租户租用场地的情况，包括业主、面积、经营范围、每平方米租金等基本信息。通过对经营场所资料的管理，可为管理层提供各类场地的统计、分析数据。比如，经营总面积、出租率、待租率、每平方米平均租金等信息，使经营者能及时、准确地掌握购物中心场所经营状况的第一手资料。
四、租金费用管理
为了保证各租户根据租约的内容按时交纳各项费用，租户系统利用帐单的功能将租户应缴的租金、物业费和物业费用以及历月的交纳情况通过租户收款通知单打印给各租户。
各租户的租金及费用交纳情况通过租户收款单存入数据库，为制作统计报表提供原始数据。租户收款单可以全部或部分收缴租户某月的租金和费用，如果租户交纳了部分款项，剩余部分将作为该租户的拖欠金额。
租户系统中的帐单功能和收款单功能节约了大量的人力资源，尤其是较之人工查找协议、整理销售数据、填制帐单和收款单、结算拖欠金额，大大提高了效率。
五、信息查询、统计报表管理
一套功能完善的计算机管理系统在经过对各种原始数据的处理之后，将给用户提供一系列的信息检索功能，使用户可及时准确地获得所关心的信息。租户系统可以很灵活地查询租户租赁协议的内容和历史变化数据，并能查询到租户在任一时刻的销售明细、退货明细、折扣明细等信息，使管理者在任一时刻都能够掌握所有租户的经营情况。
租户系统还提供了各类统计报表，其中包括各租户月销售明细、租户销售汇总、租金及费用统计以及租户销售额、租金费用的任意时段汇总等。管理者根据各类报表所提供的数据，可以及时了解各个租户销售及对协议的履行情况，从而随时可以调查业绩不佳的租户，调整业态比例，引进有实力的厂商进入购物中心经营。
海鼎软件的特点之一是提供了强大的自定义报表查询工具，用户可以方便地做出各类统计报表。我们利用租户系统数据库内的原始数据，在自定义报表查询工具的帮助下，自行制作了租户应收报表、租户收款报表、租户拖欠报表，通过这些报表，我们可以根据需要随时查询在某一时间段内或所有时间段内所有租户或指定租户的固定租金、提成租金、物业费、物业费用等的应收情况、实收情况和拖欠情况，使有关管理部门对各租户的各类费用的收缴情况了如指掌，真正维护了购物中心的利益。
使用海鼎公司的租户系统，成效是显著的。尤其是在查阅租约的历史资料、开帐单、收缴租金及各类费用等方面，比起人工操作，既节约了时间，提高了效率，又保证了数据的准确性。在与海鼎公司合作的二年多时间里，无论我们遇到什么问题，海鼎公司的技术人员均会在第一时间内给予我们最大的帮助。实践证明，海鼎的租户系统已是我们购物中心计算机管理中不可缺少的好伙伴、好帮手。