杭钢ERP物料管理应用特点

纵横四海

0前言
杭钢于2002年12月开始实施ERP项目，在实施过程中，通过引入SAP的ERP先进管理思想和理念，在需求调研的基础上对业务流程进行了全面的梳理，绘制出了基本覆盖公司各相关业务的业务蓝图，并且以业务蓝图作为SAP R／3系统实施的基本依据进行系统实现，经过进一步的单元测试和集成测试以及上线培训等过程，杭钢SAPR／3系统于2004年2月顺利上线。杭钢的ERP项目工程实施了SAP R／3系统中的全部九个功能模块，现就其中物料管理模块(MM)的功能设计及系统实现等予以介绍。
1 概述
在实施SAP R／3系统的九个模块中，物料管理模块应用范围涵盖了以下内容：
1)集团公司内的大宗原、燃料、耐火材料、辅助材料、设备备件等物资的采购、结算与库存管理业务；
2)股份公司各生产厂及分子公司的生产发料以及半成品、产成品的下线入库管理业务；
3)集团公司内公司间关联交易、委外加工业务、内部物料循环(包括物资回收、退货、报废等)等管理业务；
4)集团公司内各分子公司年度的库存盘点业务、Et常库存盘赢盘亏业务；
5)设备维护的委外服务业务、零库存备件的供应商寄售业务。
在杭钢的组织机构中，履行采购管理和库存管理的部门分别是物资供应分公司和设备制造分公司。物资供应分公司承担大宗原、燃料、耐火材料、辅助材料等物资的采购和收发存管理业务，设备制造分公司承担设备维修委外服务的采购、备品备件、技改项目中设备的采购以及备品备件等的收发存管理业务。他们接受集团公司各单位物资采购委托，编制物资采购计划；依据各类物资采购计划，制定相应的采购方案，选择供应商并组织招标、议标、询价、比价；签订并履行采购合同；对合同的履行、变更、解除和争议处理过程进行管理。
2物料管理模块的业务需求
杭钢先前为实行企业扁平化管理体系而对采购和仓储部门进行过机构重组和采购业务流程的优化，但就整个集团公司信息化发展而言，因缺乏整体的系统业务流程规划以及统一的物料编码体系，使得当时运行的诸如销售管理系统、质量辅助系统、财务管理系统等都是在各自范围内独立运行，信息相对封闭且相互之间无法进行业务数据交换和共享，一定程度上造成了业务部门之间信息沟通不畅和业务人员的重复劳动，对杭钢人、财、物造成浪费。在这样的情况下选择了应用SAPR／3系统中物料管理模块与其它如SD、PM、QM、PP、FI、CO等模块，以实时、紧密的数据高度集成与共享，避免数据重复录入和多次运算，减少信息传递环节，并实现杭钢对物料管理及其相关业务集成的管理需求。
3物料管理模块的功能设计
3．1 采购管理关键业务环节处理
3．1．1采购管理流程
杭钢的采购管理按照图1所示的SAP R／3系统步骤来优化之前的采购处理过程，以达到以采购订单为主线，有效地对采购业务的各环节进行合理的监控和及时调整的目的。

3．1．2合理构建杭钢采购组织结构
采购组织结构如图2所示，根据杭钢集团公司对外及对内等不同业务的对口管理，在采购组织结构方面考虑到供应分公司和设备制造分公司两大采供部门，分别设立了供应分公司负责原料、燃料、耐材、材料、委外服务采购的采购组织，设备制造分公司负责设备备件采购的采购组织、股份公司生产处负责钢坯委外加工的采购组织、股份公司销售处负责钢坏采购的采购组织、紫金实业公司负责集团内钢坯采购的采购组织；这样就将公司的不同采购业务非常清晰地加以区分和各自归口管理。根据各采购部门对各种物资的专业化管理需要，建立了相应的采购组(原煤采购组、合金采购组、机电仪表采购组等)，分别负责对各自诸如原燃料、材料、备品备件等的采购业务数据进行控制和管理。通过以上采购组织的构建，在采购业务处理及系统内权限划分上都有了非常清晰的界线。
3．1．3物资采购需求及采购计划的管理
随着杭钢集团公司采购管理的规范和采购网络的形成，目前在SAP系统中主要有三种类型的采购管理模式：
1)各分子公司对供应分公司提出的辅助材料、对设备制造分公司提出的备品备件的采购需求用采购申请的方式在SAP系统中录入(为区别不同部门的采购需求采用了不同的采购申请类型)，收到这些采购需求后，供应分公司材料计划员和设备分公司备件计划员需要对计划进行分类汇总，整理出每种物资的总采购量并分配给不同的采购员，因提报部门多，辅助材料物资品种复杂，导致材料计划员手工汇总的工作量非常大，加上大量的采购申请需要转化成采购订单，而SAP是不支持自动转化功能的，受SAP功能限制再加上供应采购业务的实际需要，供应分公司在SAP的平台上用程序开发的方式实现辅助材料从收集需求计划到审批计划、分配计划、下采购订单、收货、捡配、结算的整个流程，通过采购计划功能中的审批环节使得采购计划制定更加精确，也加强了采购部门的权限控制，衔接了系统中的计划和订单环节，减少了采购部门手工分配计划和下订单的业务工作量，很大程度上提高了部门的工作效率。

2)对部分常备辅助材料和非标备件进行了物料的MRP(物料需求计划)管理，在满足集团内供货的前提下最大限度的降低库存量和库存资金，减少物资采购部门处理部分物资采购业务的工作量。
3)对大宗原燃料直接在系统中创建采购订单，这种方式符合大宗原燃料物资品种少，采购合同相对稳定且采购周期长的特点。
3．2库存管理关键业务环节处理
3．2．1库存管理流程
库存管理是物料管理模块(MM)的一部分，支持仓库管理中各种业务的收货、入库、出库、物料状态的改变、物料盘点以及内部物料循环(如物资回收、退货、报废等)等。其流程如图3所示。

3．2．2库存管理的收货业务
通过SAP系统提供的各种类型的收货处理流程，进一步规范了杭钢的收货业务管理，使得业务处理的结果可从不同的库存状态下实讨的体现出来。由于SAP系统是一个高度集成的系统，所以系统会依据不同业务的收货处理类型及其所有权的归属去产生相应的物料凭证，或物料凭证和财务凭证，从而更新相应的财务总帐科目。杭钢采用了SAP系统的采购订单收货、供应商寄售采购订单收货、生产订单收货、委外服务采购收货等收货业务处理方式。
3．2．3库存管理的发货业务
SAP提供了多种形式的物资出库方式，杭钢应用了SAP系统中对生产订单发货、对销售订单发货、对维修订单发货、对各种成本对象发货(项目、成本中心、内部订单等)等发货业务处理。在SAP系统执行各种发货业务时，系统会在更新库存数据的同时自动更新财务数据，以保证物流和资金流的数据统一。
3．2．4库存管理的转储业务
SAP提供的转储业务主要有三种：工厂内库存地之间的转储；公司内不同工厂间的转储；跨公司之间的转储(即公司间的销售和采购)业务。根据实际需要，杭钢采用了SAP系统的工厂内库存地之间的转储和跨公司之间的转储业务。工厂内库存地之间的转储只有物料的移动而没有财务帐目的变化，不产生财务凭证；跨公司之间的转储涉及公司间的销售和采购业务，会在相应的公司代码下产生物料凭证和财务凭证。
3．1．2合理构建杭钢采购组织结构
采购组织结构如图2所示，根据杭钢集团公司对外及对内等不同业务的对口管理，在采购组织结构方面考虑到供应分公司和设备制造分公司两大采供部门，分别设立了供应分公司负责原料、燃料、耐材、材料、委外服务采购的采购组织，设备制造分公司负责设备备件采购的采购组织、股份公司生产处负责钢坯委外加工的采购组织、股份公司销售处负责钢坏采购的采购组织、紫金实业公司负责集团内钢坯采购的采购组织；这样就将公司的不同采购业务非常清晰地加以区分和各自归口管理。根据各采购部门对各种物资的专业化管理需要，建立了相应的采购组(原煤采购组、合金采购组、机电仪表采购组等)，分别负责对各自诸如原燃料、材料、备品备件等的采购业务数据进行控制和管理。通过以上采购组织的构建，在采购业务处理及系统内权限划分上都有了非常清晰的界线。
3．1．3物资采购需求及采购计划的管理
随着杭钢集团公司采购管理的规范和采购网络的形成，目前在SAP系统中主要有三种类型的采购管理模式：
1)各分子公司对供应分公司提出的辅助材料、对设备制造分公司提出的备品备件的采购需求用采购申请的方式在SAP系统中录入(为区别不同部门的采购需求采用了不同的采购申请类型)，收到这些采购需求后，供应分公司材料计划员和设备分公司备件计划员需要对计划进行分类汇总，整理出每种物资的总采购量并分配给不同的采购员，因提报部门多，辅助材料物资品种复杂，导致材料计划员手工汇总的工作量非常大，加上大量的采购申请需要转化成采购订单，而SAP是不支持自动转化功能的，受SAP功能限制再加上供应采购业务的实际需要，供应分公司在SAP的平台上用程序开发的方式实现辅助材料从收集需求计划到审批计划、分配计划、下采购订单、收货、捡配、结算的整个流程，通过采购计划功能中的审批环节使得采购计划制定更加精确，也加强了采购部门的权限控制，衔接了系统中的计划和订单环节，减少了采购部门手工分配计划和下订单的业务工作量，很大程度上提高了部门的工作效率。

2)对部分常备辅助材料和非标备件进行了物料的MRP(物料需求计划)管理，在满足集团内供货的前提下最大限度的降低库存量和库存资金，减少物资采购部门处理部分物资采购业务的工作量。
3)对大宗原燃料直接在系统中创建采购订单，这种方式符合大宗原燃料物资品种少，采购合同相对稳定且采购周期长的特点。
3．2库存管理关键业务环节处理
3．2．1库存管理流程
库存管理是物料管理模块(MM)的一部分，支持仓库管理中各种业务的收货、入库、出库、物料状态的改变、物料盘点以及内部物料循环(如物资回收、退货、报废等)等。其流程如图3所示。

3．2．2库存管理的收货业务
通过SAP系统提供的各种类型的收货处理流程，进一步规范了杭钢的收货业务管理，使得业务处理的结果可从不同的库存状态下实讨的体现出来。由于SAP系统是一个高度集成的系统，所以系统会依据不同业务的收货处理类型及其所有权的归属去产生相应的物料凭证，或物料凭证和财务凭证，从而更新相应的财务总帐科目。杭钢采用了SAP系统的采购订单收货、供应商寄售采购订单收货、生产订单收货、委外服务采购收货等收货业务处理方式。
3．2．3库存管理的发货业务
SAP提供了多种形式的物资出库方式，杭钢应用了SAP系统中对生产订单发货、对销售订单发货、对维修订单发货、对各种成本对象发货(项目、成本中心、内部订单等)等发货业务处理。在SAP系统执行各种发货业务时，系统会在更新库存数据的同时自动更新财务数据，以保证物流和资金流的数据统一。
3．2．4库存管理的转储业务
SAP提供的转储业务主要有三种：工厂内库存地之间的转储；公司内不同工厂间的转储；跨公司之间的转储(即公司间的销售和采购)业务。根据实际需要，杭钢采用了SAP系统的工厂内库存地之间的转储和跨公司之间的转储业务。工厂内库存地之间的转储只有物料的移动而没有财务帐目的变化，不产生财务凭证；跨公司之间的转储涉及公司间的销售和采购业务，会在相应的公司代码下产生物料凭证和财务凭证。