采购活动的描述与流程

chenchenjie

采购管理普通操作流程：

1、 请购

请购是指需求单位或部门，当有材料需求时，向采购部门提出请购的请求。

一般，在生产企业中，请购作业由计划人员来做，也有的企业设有专门的生管管理部门，也可以由这个部门负责。

请购单根据来源的不同，可以分为多种：

一、 有MRP计划（指的是需求规划）生成而来，这些材料都包括在产品的物料清单中，根据物料清单中的材料用量 与销售订单或者生产计划的产品数量，计算出需求;

二、 是根据安全库存模型，计算出来的库存补货单，这一般由仓库人员开立;

三、 是一般请购，即没有来源的临时性物料需求。

一般来说，需求人员在开立请购单时，只需要关心如下问题：

一、需要什么物料;

二、是需要多少;

三、什么时候需要。

向谁购买、以什么价格购买一般都不是他们需要关注的问题，这些内容采购员会解决。

2、 请购单维护

在请购单转换成采购单前，采购维护人员需要在进行核对一次。在请购单维护的过程中，其主要关心的是采购的供应商是否准确（有固定的供应商）、价格是否有错误（不同供应商的报价）、及采购数量是否符合相关规则（供应商单次供货数量范围的限制）。

供应商：

可以根据物料基本信息定义处带过来（用友ERP-U8的存货档案中可以定义主要供货单位），而且，带出来的是首选供应商。如一个材料有三个供应商，但是，首选供应商只有一个，即甲供应商。则该材料的默认供应商即为甲供应商。若采购员在维护时，发现供应商需要调整时，可以在这里进行调整。当首选供应商有所变更时，企业用户要及时在基础资料中进行更改，如此，可以减少后期维护的工作量。

价格：

价格带出来的也是跟供应商关联的价格（用友ERP-U8中可以设置供应商存货价格表）。（价格并不是固定的）

数量：

有时候，不一定需求方请够多少，采购就采购多少。采购时，采购数量由时候，还要符合一定的规则。如供应商有规定最小采购量时，则采购数量要满足最小采购数量（用友ERP-U8中可以在供应商存货对照表中设置单次最小供货量，也可以设置单次最大供货量）;若采购数量有包装数量的限制时，则实际采购数量则为采购包装数量的整数倍等等。

3、 请购转采购

根据审核通过的请购单向供应商下达采购订单。

一、确定供应商：存在已有固定供应商的请购时，则需要对供应商的请购需求进行汇总从而下达采购订单。

二、不确定供应商：存在不确定供应商的请购时，则需要对不同供应商的不同数量范围的报价进行对比，从而选择最低采购成本的供应商。

4、 采购到货

采购业务员根据供方通知或送货单，清点货物，质量部门或采购申请部门验收物资的数量、质量、规格等(企业一般要求供方在送货前就送样检验，适合要求后再送货，货到后有的企业还要抽样检验), 验收合格后办理相应的验收入库手续。（到货是清点的过程）

5、采购入库

根据验收报告办理实物入库。

6、付款（形成的是采购发票）采购发票形成的分录是：借：库存商品

                                                    贷：应付账款

物资验收确认完毕，由采购经办人员将供应商开据的“采购发票”、“验收单”、“供应商的送货回单”、“采购申请财务联”、“采购订单或合同”、“请款单”核对确认无误后，经归口的采购职能部门经理签字确认，报财务审核。财务审核确认后报总经理审批。总经理审批完毕，财务根据合同或约定付款。

7、采购月报表

每月月末25日为公司关账日（各个企业的关账日有所不同）。各采购职能部门将当月的发生的采购进行汇总报至财务部，总经办将办公用品及电脑耗材编制收、发、存月报表，并按领用部门进行汇总后报至财务部。物流部、市场部根据实际发生汇总当月的运输费用，以报表方式报至财务部，财务部根据采购费用、运输费用以及其它费用核算采购物资的入库成本。




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emmawuwei

KANKAN/////////////////

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学习了哈！嘿嘿！谢谢分享！

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2013/5/30 01:29 上传

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chengd

很好奇其他企业关帐日是怎么做的，财务是否需要把系统中所有操作用户帐号关闭后才能整出准确数据呢？

培培朱爱种菇

总结的很清晰，收下啦