ERP预算系统应用案例分析

壹佰电力

    北方公司预算管理系统是在统一ERP财务平台下搭建的统一预算结构，进行全公司统一的预算管理，做到了针对资金管理支出业务从源头进行事前控制，事务过程中执行状态的实时掌控，事务过程后对预算与实际的差异进行快速有效分析，实现了公司对于未来业务需求中的财务风险预测中心的功能。预算的编制、预测、分析及审批等业务流程全部在ERP预算系统中实现。多种预算编制，预算分析工具和多版本管理，灵活、动态的报表系统为决策者提供了多维度的分析图表和多种类指标参考。与网银支付系统作接口集成的资金支付预算流程正式投入使用，实现了实时监控预算执行情况的基金管理，形成了从预算主数据维护、预算结构维护到预算初始输入、下达、预算追加、返还、转储等业务环节的全电子化；可以实时出具多种预算管理报表，真正将预算管理从理论变成了现实。


    1.职责明晰是预算管理的基础


    ERP预算管理系统的正常运行建立在规范的分析和考核的基础上，其中，对公司和各所属单位明确的职责分工，工作方式是系统前期设计和今后正常运行的基础。


    北方公司的全面预算管理系统涉及公司及所属单位财务部、运行部、计划部、安生部、燃管部；不同业务部门的分工协作，共同完成年度预算的编制上报工作。


    所属单位各部门主要负责自下而上预算指标录入，预算流程上报，预算数据分解。公司各部门主要负责自上而下预算指标录入、预算流程审批、预算数据下达和释放。财务部门依据财务报表和掌握的动态经济信息，系统分析各部门预算项目的完成情况和存在的问题，并提出纠偏的建议和措施，报经公司领导批准后，协同职能部门按规定的流程对各部门的预算执行情况进行全面考核，并把企业中各种经济活动统一到企业整体发展目标上来，在公司内部形成上下一致的合力，推动着整个公司的高效运转。


    2.模型和数据流是预算控制的依据


    ERP预算管理系统是建立在多维的数据模型基础之上的。所谓多维的数据模型，即通过设置的多个分析维度以及各维度下面的多个特性对指标进行分析所建立的模型。


    多维模型建立的过程当中，首先要确定模型的指标，即可以理解为需要进行预算的全部指标（例如：金额类指标）。然后确定该指标需要细分的维度（例如：组织机构、版本、产品等）。其中一个分析维度下面可以包含同类的多个分析特性（例如：组织结构下面可以包含公司代码、成本控制范围等多个特性。见图1）。

图1 预算模型


    预算分析的业务数据来自于ERP系统的总帐会计、获利能力分析、固定资产管理、贷款管理、物料管理等模块，以及ERP预算系统内的预算数据。（见图2）

图2 数据流


    如盈利分析的所有业务数据均来自于ERP系统的获利能力分析，采用标准的业务内容进行数据抽取，并可个性维护该数据源。


    3.流程和版本控制是预算管理的手段


    北方公司预算编制系统实现了销售预算、成本及费用预算、资本性支出预算、投资预算、筹资预算、采购预算、战略性预算、资产负债表及现金流量表预算、月度资金预算。并且编制方式采用以自下而上和自上而下相结合的方式，总共23个业务流程,为公司制定全局的战略规划并为具体业务规划提供解决方案。


    以燃煤费为例：预算人员根据各矿的进煤情况，预计进场煤的标煤单价，然后依据入场煤与入炉煤的热值差率，测算入炉煤的标煤单价及燃煤费总额。燃煤费的测算分两个步骤进行，首先是入场天然煤情况的测算，其次是耗用燃煤情况的测算。


    第一步，入场天然煤情况。燃管部预算人员按矿分别输入预计进煤的相关数据，包括出矿价、运距、运费率、数量等，经主管领导审核后，报财务部，财务人员对数据进行核对，并输入其它杂费的总额再按数量分摊到各矿，系统计算出平均入场煤单价、平均发热量、入场煤标煤单价、入炉煤标煤单价。


    对于入场煤的实际数据，出矿价、运费、购煤数量从ERP业务系统中取得，运距、热值由燃管部手工输入，其他数据系统自动计算。


    第二步，耗用燃煤情况。实际的燃煤费来自ERP业务系统，发电量和供热量由销售预算流程得到，再由运行部输入厂用电率、供电标准煤耗、供热标准煤耗的实际数及预算数，系统计算出厂用电量、厂供电量、供电标准煤量、供热标准煤量、耗用标准煤量总计、综合标煤单价及纯煤标煤单价。


    根据公司制定的利润目标和预算策略的不同，预算人员需要编制多个版本的数据，适应外部经济环境变化带来的预算调整。版本用来区分实际数据、不同年度制订的中长期计划、下一年度预算和当年的滚动预测。如F01,版本号的第一位表示预测(自下而上预算上报是F，自上而下预算下达是B)，第二位表示月份（AB分别代表十月、十一月），第三位表示序号（可能会有多个版本）。以”0”结尾的版本为每个情景的正式版本,以”1-9”结尾的版本为试算版本。


    4.预算的控制和执行


    预算按照流程逐级审批通过后，数据将从ERP的预算编制模块（BPS）模块传输到预算控制模块（FM）模块中，进行预算控制。ERP业务系统中预先对BPS的预算指标和FM的预算控制项目作对应关系.建立预算结构，基于预算结构来实现预算的控制。


    公司将预算按照季度释放到各二级单位，二级单位财务部门再将预算分解并释放到各部门，所有的费用项目全部设置的费用明细层，同时将要考核的单位设在成不同的”成本中心”。通过系统报表，可以方便快捷的查询到部门费用总额、公司费用总额、期间费用总额。


    对实际业务进行预算控制，完善的报表展示功能、灵活、动态的报表系统为管理者提供了多维度的分析图表及多种指标，满足了管理层的需求，提高了管理水平。


    通过建立全面预算管理体系优化了企业的资源配置，保证了公司总体财务目标的实现，促进企业建立、健全内部约束机制，规范企业财务管理行为，促使企业效益最大化；同时面向集中管理实现公司信息化统一平台建设，整合所有资源，协助公司实现了战略上集中控制，战术上分布式经营的战略性目标。


    北方公司ERP预算系统投入运行以后，公司及所属各单位共上报数据约50万条，高质高效地完成了公司预算上报业务，同时在公司业务的前端预算管控上发挥了重要的作用。
   



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