中国五矿集团数字档案馆系统及档案数字化建设

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一.项目概述

    客户背景
    中国五矿集团公司成立于1950年，是以金属、矿产品和机电产品的生产和经营为主，兼具金融、房地产、货运、招标和投资业务，实行跨国经营的大型企业集团。1992年，中国五矿集团公司被国务院确定为全国首批55家企业集团试点和7家国有资产授权经营单位之一。1999年，中国五矿集团公司被列入由中央管理的44 家国有重要骨干企业。 2005年，集团公司的总经营额为177.8亿美元，在中国最大500家企业排名中列第11位。

    中国五矿集团公司具有50余年的经营历史，曾长期发挥国家金属矿产品进出口主渠道作用，在海内外享有盛誉。改革开放以来，中国五矿集团公司顺应国家外经贸体制的变革，坚定地实施国际化发展战略，一业为主、多种经营，并在国内外进行广泛的实业投资，有效控制关键资源，经营规模和经济实力都大为提高，为企业的长远发展奠定了雄厚基础。

    中国五矿集团公司拥有全球化的营销网络，在国内20个省区建有168家全资或合资企业，控股和参股14家国内上市公司，控股香港“五矿资源”和“东方有色”两家红筹股上市公司，在世界主要国家和地区设有44家海外企业。


    信息化建设背景

    近年来，中国五矿集团公司按照信息管理规划的要求，始终围绕集团公司的经营管理中心工作积极推进信息工作，取得了很好的成绩。中国五矿集团公司于2005年荣膺“中国企业信息化500强”第14名，并同时获得“最佳电子商务应用”专项大奖。五矿的成为中央企业中信息化的标杆企业之一。


    档案管理情况

    五矿集团公司在北京的总部五矿大厦，有超过十家二级单位集中办公。五矿集团公司的档案业务管理信息化也是从集团公司和这十几家二级单位开始的。五矿集团档案室主要收集和管理集团公司产生的各种档案与下属企业中较为重要的合同、资料与其它档案等。五矿集团公司档案室每年除了手工整理大量的档案外，还要对京区二级单位的立卷进行业务指导，保证每年立卷的规范和完整性。最终，经过整理和移交，这些档案都被保存在五矿大楼的其中一个配楼中，其中还有五矿国外的企业长途跋涉而归的宝贵资料。

    五矿集团档案室的人员编制很少，但是每次提档查阅都需要从主楼前往配楼的一层档案库房，对于高工作效率的五矿集团每个员工而言，简直就是长途跋涉。这些管理的现状决定了五矿集团公司在高信息化的水平中，将档案信息化纳入其中以提高目前的档案管理。

    同时，五矿因其公司内部经营范围的多样以及业务流程的繁杂，设有多个涉及不同业务范围和流程的专业业务系统，其中大部分系统都已运行多年，累积了大量的历史数据。五矿也在通过其他途径不断获得行业内的相关数据资料。随着业务的发展，无论高层决策层还是各级公司的业务人员，都希望能从庞杂的历史数据中获得更多更准确的信息，让不同业务系统中的相关信息集中起来，为不同的业务部门实现信息共享，为业务决策提供更多实时的、横向的、全局的支持，以提高效率，帮助公司提高市场竞争力和效益。


二．建设内容

    建设规划
    在五矿进行了档案信息调研后，与五矿档案管理人员共同拟定了一个为期5年的档案信息化规划，其中制定了3年内的软件信息化具体目标和管理目标。5年规划的最终目标是实现五矿档案的全球互联互查。涉及到海外的档案管理复杂性，其中甚至包含和不同国别的法律风险问题，因此在规划中前3年海外档案的信息化与管理在遵循目前的手工管理同时，进行新的档案信息化管理模式的探究。而前3年的档案信息化将主要针对国内的二级公司进行，其中集团公司档案信息化为初期重点，档案资源的互联互查是后期的重点。

    集团公司档案信息化也被分为了“小”三期进行，其中第一年为集团公司档案室、二级单位档案室的文档一体化进程，目标为实现集团公司、京区二级单位的档案集中、统一管理和与办公系统的无缝数据整合；第二年将重点针对多媒体特载档案进行数字化管理，并采用先进的流媒体点播技术推进视频档案的在线利用；第三年的重点则是考虑海量电子文件的长期保存规划以及境外下属企业的档案软件推广。


    档案信息化内容

    五矿集团公司第一期的档案信息化包含如下建设范围：档案日常管理信息化、与公文系统的无缝接口、统一的身份认证系统、信息自由发布的档案专属网站、全文检索等。

        档案管理平台
    五矿集团公司的档案管理平台在飞扬综合档案管理系统的基础上进行了二次开发，具备全方位的档案业务流程管理功能，提供了如建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅以及网络化浏览、下载、打印等完整、强大的功能。同时集成了专业的全文检索系统，能够实现在权限范围内直接针对档案内容进行检索。


        系统接口
    与五矿集团公司成功运行的OA系统进行无缝整合，江OA系统中的条目信息、电子文件以及办理过程中的相关意见等均通过接口自动转入档案系统中。而档案相关的查阅、借阅审批意见则通过接口发送到OA系统中，引发相应的流程审批。审批结果传递到档案系统中后，由档案人员进行临时赋权，赋权同时通过五矿集团的手机短信平台将临时的查询密码发送给申请者。

        统一的身份认证系统整合
    通过与LDAP用户管理系统的整合，实现了档案系统用户自动同步五矿集团的唯一身份管理系统，实现多套系统一套账户的便捷管理方式。用户仅需LDAP中的账户和密码即可登陆档案系统查询相关档案。

        档案专属网站

    五矿集团非常注重档案利用与宣传，为此专门为档案室配置了动态新闻发布系统。档案人员仅需在后台录入相关信息和图片，网站则自动将信息进行套用模板和发布。档案网站中的栏目以档案编研成果展现为主。


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