“我来管管看”系列：采购数量与实际到货数量的差异问题

tangzhiming

开篇语：国家鼓励企业调结构、转型发展，中国制造的未来是先进制造。先进制造，单是机器设备等硬件先进是不行的，更需要企业打造软实力，向管理要效益。一个业务，如果“我来管管看”，那会怎样？说说业务中的怪现象，谈谈业务中难问题，看看哪些因素受到人的影响？延展整理在先进制造研究中的点点滴滴，从一线出发，一线视角，由点及面，通过谈具体现象，分析管理者与被管理者的言行，探讨改善建议方案，分享企业运营、业务管理的方法和经验，形成一个“我来管管看”系列文章以馈读者。延展咨询资深顾问沈靓在下文中提到的现象，您在企业也曾遇到？又是如何面对和解决的呢？


某大型压力容器制造企业的采购环节存在着这种现象：采购合同所约定的采购数量与实际到货数量常常不一致，并且这种情况还往往发生在主体材料采购上，不仅如此，这种差异多数情况下都能被采购部门认可。

细说此类现象，主要有以下三种状况：

第一种，采购合同明确约定了采购单价，但对于采购数量并未明确，只是填写了预计需要的数量。这样一来，供应商根据自身情况进行供货，实际到货数量与合同签订数量很可能不一致，而相关采购发票只能依据实际到货数量开具，这就导致采购合同的约束效力极为有限。

发生这种情况，一方面是由于供应商强势，采购部门只能约定大致数量，无法控制实际到货数量；另一方面则是由于没有及时把开始的开口合同变为最后的闭口合同，造成了采购数量与到货数量的巨大差异。

第二种，签订采购合同的时候使用的是“理论重量”，即长、宽、高与材料密度的乘积计算而得，实际进行结算的时候使用的是“过磅重量”，即实物的实际重量。因为原材料的生产、加工、测量等过程肯定存在波动和误差，使得原材料的实际重量与理论重量难免存在差异，而入库数量只会依照实际重量进行记录，因此又会产生采购数量与入库数量不一致的问题。

第三种，因人为人工操作失误造成的采购数量与实际到货数量不一致。分为两种情况：一种是采购人员将“采购数量”填写错误；另一种是库管人员将“入库数量”填写错误。第一种情况往往是因为送货数量远大于采购数量，而采购人员又没有及时增补采购订单造成的；第二种情况是库管员填写入库数量的时候操作失误，这家企业库管员每天处理的入库单据数量甚至会达到上百张，这种操作失误在所难免。

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伊水寒

这个电力行业也存在，原因是购买时是数量，但收货时记重量。

伊水寒

呵呵，记错了，问题有点不一样。是货到后很久才能称出实际重量，所以就直接按照订单重量收货，实际称出重量后再做了开发更改数值。如果按照我们的咨询方建议，收货只是交接，称出实际重量后才能实际收货记账。但这会影响到收货及时率的考核指标，所以用户不干。