佳软进销存管理软件操作方法之七(基础资料管理)

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基础资料管理

基础资料，就是在软件中使用的各种基础资料的总称，包括核算项目与其它资料。为了便于进行统一的设置与管理，我们提供了基础资料管理功能。这里的设置都关系到软件以后的操作，是为后面更好地使用软件打下基础，因此相当重要。当然以后也可以进行增加、修改、删除、禁用等。




基础资料管理主要包括:客户、供应商、部门、职员、仓库、计量单位、物料、其它资料的新增、修改、删除等操作。不过要注意的是，要新增物料之前，一定要先把仓库、计量单位的资料在软件中做好；还有资料的类别与明细之间一定要用小数点分隔。

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客户管理

    客户是企业的销售对象，非常重要，注意类别代码与明细代码之间一定要用小数点“.”隔开。在软件主界面，选择【系统设置】模块→【客户】或选择顶部菜单中的【基础资料】→【客户】：

图表 1

一、             客户类别管理
①      、新增客户类别：如新增广东省，在顶部菜单中选择【客户类别】→【新增客户类别】。

图表 2

②      、修改、删除客户类别：先选择需要修改或删除的客户类别，然后在顶部菜单中选择【客户类别】→【修改客户类别】或【删除客户类别】，根据提示操作。

温馨提醒：
类别下面有明细客户的则要先删除明细才能删除类别。

二、             客户管理
①、新增明细客户：选择顶部菜单中的【客户管理】→【新增客户】，出现如下图所示，代码为gd.001

图表 3
   
②、修改、删除客户：先选择需要修改或删除的客户，然后在顶部菜单中选择【客户管理】→【修改客户】或【删除客户】，根据提示操作。
   
③、禁用、反禁用客户：先选择需要禁用或反禁用的客户，然后在顶部菜单中选择【客户管理】→【禁用客户】或【反禁用客户】，根据提示操作。禁用是把不再需要的客户资料隐藏起来，在做单据的时候就看不到该客户资料了。反禁用是把它重新放出来。

温馨提醒：
1、  类别代码与明细代码之间一定要用小数点“.”隔开。
2、  已经发生过业务的客户资料则不允许删除。
3、  当然用户也可以不分类别，直接做明细，不过这样不利于管理。

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2009/5/12 10:10 上传

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供应商管理

    供应商是企业的采购对象，注意类别代码与明细代码之间一定要用小数点“.”隔开。在软件界面中，选择【系统设置】模块→【供应商】或选择顶部菜单中的【基础资料】→【供应商】:

图表 1

一、供应商类别管理
①、新增供应商类别：在顶部菜单中选择【供应商类别】→【新增供应商类别】，根据提示操作；
②、修改、删除供应商类别：先选择需要修改或删除的供应商类别，然后在顶部菜单中选择【供应商类别】→【修改供应商类别】或【删除供应商类别】，根据提示操作；

温馨提醒： 类别下面有明细的则要先删除明细才能删除类别。

二、供应商管理
①、新增明细供应商：选择顶部菜单中的【供应商管理】→【新增供应商】，根据提示操作；

②、修改、删除供应商类别：先选择需要修改或删除的供应商类别，然后在顶部菜单中选择【供应商类别】→【修改供应商类别】或【删除供应商类别】，根据提示操作；

③、禁用、反禁用供应商：先选择需要禁用或反禁用的供应商，然后在顶部菜单中选择【供应商管理】→【禁用供应商】或【反禁用供应商】，根据提示操作。禁用是把不再需要的供应商资料隐藏起来，在做单据的时候就看不到该供应商资料了。反禁用是把它重新放出来

温馨提醒： 1.    类别代码与明细代码之间一定要用小数点“.”隔开。 2.    已经发生过业务的供应商资料则不允许删除。 3.    当然用户也可以不分类别，直接做明细，不过这样不利于管理。

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2009/5/13 16:13 上传

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计量单位管理

在软件主界面，选择【系统设置】模块→【计量单位】或选择顶部菜单中的【基础资料】→【计量单位】，如下图：

图表 1

窗体的左边显示的是计量单位组，右边显示计量单位，软件系统中提供多计量单位，计量单位之间通过系数来换算。一定要先建立计量单位组，然后再选定计量单位组来新建计量单位。


计量单位组编辑：
（1）、新增计量单位组：在菜单上选择〖计量单位组编辑〗→〖新增计量单位组〗，进入“计量单位组－新增”界面，在界面内输入计量单位组的名称，输入完毕后，单击“新增”，保存新增计量单位组的资料。
（2）、修改计量单位组：如果要修改某一计量单位组，则先选中该计量单位组，然后在菜单上选择〖计量单位组编辑〗→〖修改计量单位组〗，或用鼠标右击选择“修改计量单位组”，进入“计量单位组－修改”界面，在界面内输入计量单位组的名称，输入完毕后，单击“修改”，保存修改计量单位组的资料。
（3）、删除计量单位组：如果要删除某一计量单位组，则先选中该计量单位组，然后在菜单上选择〖计量单位组编辑〗→〖删除计量单位组〗，或用鼠标右击选择“删除计量单位组”，进入“基础资料删除”界面，点“是”则删除该资料，点“否”则取消该次操作。

计量单位编辑：

▲新增计量单位：包括以下信息：

    新增计量单位的操作是：

（1）、在“计量单位”界面，选择〖计量单位编辑〗→〖新增计量单位〗，进入“计量单位－新增”界面。
（2）、在新增界面中输入计量单位的代码、名称、系数（系统默认新增计量单位的系数为1）和选定计量单位组。注：代码是唯一的，不能重复。
（3）、单击【确定】，保存新增计量单位的资料。
    设置默认计量单位的操作是：
（1）、如果该计量单位是当前计量单位组的第一个计量单位，那么系统会自动将该计量单位设为默认计量单位。
（2）、默认计量单位是可以修改的。方法是：选择一个计量单位，选择〖计量单位编辑〗→〖设为默认单位〗，这个计量单位就被改为了默认计量单位，注意系数变化要手工改。
▲、修改计量单位：如果要修改某一计量单位，则先选中该计量单位，然后在菜单上选择〖计量单位编辑〗→〖修改计量单位〗，或用鼠标右击选择“修改计量单位”，进入“计量单位－修改”界面，在界面内输入修改的信息，输入完毕后，单击“确定”，保存修改计量单位的资料。
▲、删除计量单位：如果要删除某一计量单位，则先选中该计量单位，然后在菜单上选择“计量单位编辑”→“删除计量单位”，或用鼠标右击选择“删除计量单位”，进入“基础资料删除”界面，点“是”则删除该资料，点“否”则取消该次操作。

例如：
新建“重量”单位组，下设两个计量单位，公斤(kg)和吨(t)。
先在菜单上选择〖计量单位组编辑〗→〖新增计量单位组〗，进入“计量单位组新增”界面：

图表 2

输入“重量”，单击“新增”，提示“数据保存成功”后，则“重量单位组”新建成功，如果需输入其它计量单位组，可在此窗体继续输入，如果不再输入，则单击“关闭”按钮退出新增计量单位组窗体。

图表 3

由于新增的公斤和吨两个计量单位是属于“重量”单位组，故在新增时需要先选定“计量单位组”，把光标定位在“重量”计量单位组上，如上图所示，然后在窗体右侧单击鼠标右键或单击菜单项〖计量单位编辑〗→〖新增计量单位〗，弹出如下窗体：

图表 4

代码：kg，名称：公斤，系数：1 ，单击“确定”按钮，“公斤”计量单位新增成功，按照相同方法输入：
代码：t，名称：吨，系数：0.001 ，单击“确定”按钮，“吨”计量单位新增成功。

温馨提醒： 1、请一定要先建立计量单位组，然后再选定计量单位组来新建计量单位。 2、如果用双计量单位管理，一般设置最少的计量单位为默认计量单位。 3、默认计量单位×系数=非默认计量单位。如1公斤×0.001=1吨。 4、如果不考虑多计量单位，则系数可以都设置为1。

部门 职员 仓库 计量单位.rar (55.24 KB, 下载次数: 0)

2009/5/14 09:24 上传

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物料管理

    在佳软进销存管理软件中，物料是原材料、半成品、产成品等企业生产经营资料的总称，是企业经营运作、生存获利的物质保障，物料资料的设置也成为业务资料的最基本、也是最重要的内容。
    物料管理提供了物料资料的增加、修改、删除、复制、查询、引入引出、打印等功能，对企业所使用物料的资料进行集中、分级管理，其作用是标识和描述每个物料及其详细信息。同其它核算项目一样，物料可以分级设置，用户可以从第一级到最明细级逐级设置。
在软件主界面，选择【系统设置】模块→【物料】或选择顶部菜单中的【基础资料】→【物料】，如下图：

图表 1

一、物料类别管理
1、新增物料类别：在顶部菜单中选择【物料类别】→【新增物料类别】，如下图：

图表 2

2、修改、删除物料类别：先选择需要修改或删除的物料类别，然后在顶部菜单中选择【物料类别】→【修改物料类别】或【删除物料类别】，根据提示操作。

二、物料管理
1、新增物料：选择菜单中的【物料管理】→【新增物料】，出现如下图所示，在这里，代码、名称、计量单位组、基本计量单位、辅助计量单位是必录项，所以在新增“物料”时，一定要先在软件中完成“计量单位”、“仓库”的资料：

图表 3

    物料的计价方法有：加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、后进先出法、批次认定法，其中先进先出法、后进先出法、批次认定法都要在单据中启用“批次管理”，在这设置计价方法至关重要，跟后面的“存货核算”是关联起来的。

    在“物料”资料中佳软管理软件提供了一个非常不错的功能，那就是可以保存该物料的实物图片的功能。

    在“物料”属性界面中，菜单【编辑】功能中有两项功能：【保存后新增】与【物料图片】。保存后新增是可选项，如打 则资料保存后立即出现新增物料的空白界面；下面就【物料图片】功能进行说明：选择【编辑】→【物料图片】，则出现载入该物料图片的界面（只能是JPG图）：

图表 4

选择“载入”出现选择该物料图片的界面（图表5），找到相应的图并选择，然后选择“打开”即把图载入（图表6）。

图表 5

图表 6

    如选择错了，则执行“清除”重新选择，成功后执行“关闭”，退出到物料资料界面，执行保存。

2、修改、删除物料：先选择需要修改或删除的物料，然后在顶部菜单中选择【物料管理】→【修改物料】或【删除物料】，根据提示操作。
3、禁用、反禁用物料：先选择需要禁用或反禁用的物料，然后在顶部菜单中选择【物料管理】→【禁用物料】或【反禁用物料】，根据提示操作。禁用是把不再需要的物料资料隐藏起来，在做单据的时候就看不到该物料资料了。反禁用是把它重新放出来。

温馨提醒： 1、物料代码的类别与明细之间一定要用小数点分开； 2、新增物料之前，一定要做好仓库与计量单位的相关资料； 3、如选择先进先出法、后进先出法、批次认定法则一定要在单据中启用“批次管理”； 4、物料资料中所载入的图在单据中可以打印出来，方便用户更好的了解所属物料。

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2009/5/14 10:21 上传

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