佳软进销存管理软件操作方法之九(采购管理)

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采购管理

    采购管理系统，是通过采购申请、订货、仓库收货、采购退货、购货发票处理、供应商管理、及供货信息资料等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。
采购管理系统的主要特点包括：
Ø         灵活的业务流程处理
Ø         严密的业务控制
Ø         丰富的采购管理信息
Ø         良好的扩展性

一、灵活的业务流程处理

    采购管理系统采用灵活的设计理念，以满足用户丰富繁杂的业务需要。主要体现在：
Ø         系统可以设置现购、赊购等采购处理流程，可以满足企业采购业务的处理；
Ø         提供灵活的业务流程管理，使业务处理流程灵活方便。 用户可根据自己的实际需要，选用不同的单据流程；
Ø         采购流程清晰，单据可拆分，单据的业务处理、批处理、管理功能分别实现而又协调统一，可以方便灵活地处理业务；
Ø         单据之间联系紧密，设置了关联、钩稽等多种联系，以满足用户不同的业务需要；

二、严密的业务控制

    采购管理系统提供采购价格资料、供应商供货信息等多方面的内部控制手段，从而保证小企业进行规范化的运作以及相关业务政策得到强而有力的执行。

Ø         对于采购价格，系统在物料属性中提供物料基本采购价格，可以满足企业对采购价格灵活管理的需求，另外系统还提供最高限价控制等多种控制手段；

三、丰富的采购管理信息

    一方面，采购系统在各个业务环节提供了相应的辅助信息供具体的业务人员进行查询，如在采购订单上可以查询即时库存等多种业务信息。这些业务信息既可以辅助操作人员进行快速的录入，也可以辅助业务人员准确掌握的业务信息；
另一方面，系统提供了丰富的管理报表。系统为各个业务环节的业务管理人员提供了相应的明细报表、汇总报表以及业务跟踪报表，业务管理人员可以通过报表查询相应的业务进展情况，辅助决策人员进行决策。

四、良好的扩展性

    企业在长期的发展中，都会形成自己特定的管理模式，而且不同行业的企业在管理上都会具有不同的行业特色。这些个性化管理部分有一部分可以规范化从而使之符合标准业务流程和业务模板。还有一部分个性化管理往往是企业竞争力形成的一个重要的方面，对于标准商业化软件来说也需要做出考虑。
佳软进销存管理软件系统考虑到企业中个性化管理，提供了采购主数据（供应商、物料等）的自定义、单据自定义、流程灵活应用、报表自定义、打印自定义等多种定制功能，从而可以让企业在标准的流程基础之上进行定制，以满足企业的个性化需求。

与其他系统的接口

一、与仓存管理的接口

采购管理系统中的采购入库单是仓存管理系统中的一种重要库存交易单据，它会更新相应仓库的即时库存。

二、与核算及报表系统的接口

采购管理系统中的采购入库单是进行入库核算的原始依据之一，入库核算之后的入库成本将反填到采购入库单的单价中，采购发票也将作为确认采购结算的原始依据之一。

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采购申请单

采购申请单是各业务部门或计划部门根据生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。
包括：
◆采购申请单单据
◆采购申请单序时簿

在采购管理界面，选择采购申请单，打开单据新增界面：

采购申请单的单据包括的信息介绍如下：

单据录入方法：
★手工新增：手工录入就是整张单据由手工生成，不需要借助其它单据或其它系统信息，在保存的当前单据上，用户才能执行修改功能，修改后，即时保存即可。
★单据复制：在佳软进销存软件中，单据提供单据复制功能。 在业务处理中，可以通过复制单据来执行新增，其方法类似于基础资料中核算项目的复制增加。在当前单据界面上，首先选中〖编辑〗→〖单据复制〗→〖表头〗、〖编辑〗→〖单据复制〗→〖表体〗、或者两个全部选中。然后打开一张已保存的有数据单据，单击工具栏上的【复制】，系统会自动生成一张新单据，并按用户选择复制单据头、单据体、或全部复制，用户只要添加、修改信息后成功保存，即可实现单据的新增。
在单据上单独复制表头，会将单据头的项目全部复制，关联关系不进行携带，相应的选单单据号清除；单独复制表体，会将单据体上可见的项目全部复制，不更改任何数据；同时复制表头和复制表体，会将单据的所有项目全部复制，不进行更改，即日期不变、关联关系不变。
在此基础上，用户可以连续使用复制功能，以减轻手工录入的工作量。

“打印”或“预览”
“打印”或“预览”图示如下：

提示：佳软进销存管理软件中提供了“单据打印格式设计”功能，用户可以自行设置所需要的格式，请参照“单据打印模板设计”。

（二）、采购申请单查询（即采购申请单序时簿）
采购申请单查询（即采购申请单序时簿）是针对采购申请单、采用不同的筛选条件、汇总依据，然后根据查询的结果进行业务处理和管理控制的功能模块。
点击菜单中的【采购管理】→【采购申请单查询】或【采购管理】主界面中右边的【采购申请单序时簿】，即弹出“采购申请单查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单据进行数据的重新提取。 查询界面如下：

功能说明：
★、“名称”、“比较关系”可以点后面的 进行选择。“名称”下拉框中的内容可以在“结果窗体自定义”中进行设置； “比较关系”下拉框中的内容与字面意义一样，用户可以自行理解；
★、“数值”里的内容根据选择的“名称”填写，部分可按“F7”进行查找，部分要手工录入；
★、“逻辑”中有两个选项：“与”是且的意思，指几个条件必须同时成立；“或”是或者的意思，指几个条件只要有一个成立就可以查询到数据。
★、“期间”中包括今天、本期、全部三种选项。“今天”是指操作当日电脑系统的日期；“本期”是指账套当前所在的月份；“全部”是指账套中所有时间段。
★、“审核标志”中包括审核、未审核、全部三种选项。“审核”是指已审核单据；“未审核”是指未审核的单据；“全部”是指包括已审核与未审核的单据。
★、“作废标志”中包括作废、正常、全部。“作废”是指该单据中的相关信息有误，已被废除的单据；“正常”是指除了作废以外的单据；“全部”是指包括已作废与正常的单据。
★、“清空查询条件”：用户设置查询条件时，觉得有误，可用此功能清空所有条件，重新进行设置。
设置好查询条件后，点“确定”即进入查询结果窗体，界面如下：

在窗体的右上角：软件系统提示当前查询到共几张单据、有几条记录信息等，在这里，可以进行单据的新增、修改、删除、审核、反审核、作废、反作废、关闭、反关闭等功能操作。
结果窗体的列宽用户可以自行设定，将光标移到列标题处，拉动相应的列即可实现。

下面就序时簿中的相关功能进行说明：

★、“申请单关闭与反关闭”：当采购申请单不再需要执行时，用户在序时簿界面选择需要关闭的申请单，执行菜单【编辑】→【申请单关闭】功能，可对该单据进行手工关闭。已关闭的申请单不能再下推生成采购订单。反关闭是对关闭的逆向操作，是把已关闭的单据放出来，让其能重新下推生成采购订单。

★、“导出为Excel”：将查询所得的结果导出到Excel文件，选择“编辑”菜单中的“导出到Excel”文件，弹出如下窗体：

输入“文件名”，点击“保存”按钮后，系统会提示“数据导出成功”即可。
★、“设置锁定列”：由于结果窗体数据列较多，在实际使用过程中，在查看后面的数据时，前面的数据会自动隐藏，软件系统提供了“列锁定功能”，“编辑”菜单选择“设置锁定列”，弹出如下界面：

输入锁定列数（如2），点“确定”即可。这样结果窗体的前2列无论结果窗体如何拉动，始终显示在界面上，方便查看。
★、“恢复默认列宽”：软件系统提供了“恢复默认列宽”功能，使结果窗体各列恢复到默认列宽，此功能的优点是在用户实际操作过程中，有些列被拉得很宽，有些列有时会拉得看不到了，通过“恢复默认列宽”功能来恢复到系统默认的列宽。
★、“修改”：如需对选定的单据进行“修改”，首先选定单据，点工具栏中的“修改”按钮或双击对应的单据，就进入单据修改界面，输入相应的信息后，点“保存”按钮即实现了数据修改操作，同时也可以对未审核的单据进行“审核”。

提示：用户可以根据工具栏中的“前进”、“后退”、“首页”、“末页”来选择结果窗体中的其它单据，方便了用户的选择，见下图：

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采购订单

采购订单是购销双方共同签署的、以确认采购活动的标志，采购订单的重要性不仅表现在其所反映的业务资料是企业正式确认的、具有经济合法地位的文件，通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况，是订货业务工作中非常重要的管理方式，在系统中处于采购管理的核心地位。
包括：
◆采购订单单据
◆采购订单序时簿
◆采购订单的相关报表

（一）、采购订单
在采购管理界面，选择采购订单，打开单据新增界面：

单据录入方法：
★手工新增：手工录入就是整张单据由手工生成，不需要借助其它单据或其它系统信息，在保存的当前单据上，用户才能执行修改功能，修改后，即时保存即可。
★单据复制：在佳软进销存软件中，单据提供单据复制功能。 在业务处理中，可以通过复制单据来执行新增，其方法类似于基础资料中核算项目的复制增加。在当前单据界面上，首先选中〖编辑〗→〖单据复制〗→〖表头〗、〖编辑〗→〖单据复制〗→〖表体〗、或者两个全部选中。然后打开一张已保存的有数据单据，单击工具栏上的【复制】，系统会自动生成一张新单据，并按用户选择复制单据头、单据体、或全部复制，用户只要添加、修改信息后成功保存，即可实现单据的新增。
在单据上单独复制表头，会将单据头的项目全部复制，关联关系不进行携带，相应的选单单据号清除；单独复制表体，会将单据体上可见的项目全部复制，不更改任何数据；同时复制表头和复制表体，会将单据的所有项目全部复制，不进行更改，即日期不变、关联关系不变。
在此基础上，用户可以连续使用复制功能，以减轻手工录入的工作量。

★由“采购申请单”下推生成：在“采购订单”新增界面，选择〖编辑〗→〖采购申请单〗，如下图所示：

选择“采购申请单”之后，会出现一个过滤界面，可以设置各种条件进行查询过滤。（需要注意的是，这里查询到的采购申请单必须是已审核、正常的、并且是未关闭的单据）。

设置好条件，选择确定，进入“采购申请单序时簿”：

在“采购申请单序时簿”界面，可以用“SHIFT+光标键”选择一张或多张单据的所有分录，也可以用“CTRL+光标键”选择一张或多张单据的部分分录，然后选择菜单中的〖编辑〗→〖下推〗，如下图所示，这里选择了一张单据上的两条分录：

执行下推后，就把选择的分录信息自动带入采购订单界面，用户可以修改，然后保存即可。

保存后就可以打印了，选择工具栏中的“打印”或“预览”。


“打印”或“预览”
“打印”或“预览”图示如下：

提示：软件中提供了“单据格式打印设计”功能，用户可以修改成自己需要的格式。

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采购订单查询（即采购订单序时簿）

采购订单查询是针对采购订单、采用不同的筛选条件、汇总依据，然后根据查询的结果进行业务处理和管理控制的功能模块。
选择菜单中的【采购管理】→【采购订单查询】或【采购管理】主界面中右边的【采购订单序时簿】，即弹出“采购订单查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单据进行数据的重新提取。 查询界面如下：

功能说明：
★、“名称”、“比较关系”可以点后面的 进行选择。“名称”下拉框中的内容可以在“结果窗体自定义”中进行设置； “比较关系”下拉框中的内容与字面意义一样，用户可以自行理解；
★、“数值”里的内容根据选择的“名称”填写，部分可按“F7”进行查找，部分要手工录入；
★、“逻辑”中有两个选项：“与”是且的意思，指几个条件必须同时成立；“或”是或者的意思，指几个条件只要有一个成立就可以查询到数据。
★、“期间”中包括今天、本期、全部三种选项。“今天”是指操作当日；“本期”是指账套当前所在的月份；“全部”是指账套中所有时间段。
★、“审核标志”中包括审核、未审核、全部三种选项。“审核”是指已审核单据；“未审核”是指未审核的单据；“全部”是指包括已审核与未审核的单据。
★、“作废标志”中包括作废、正常、全部。“作废”是指该单据中的相关信息有误，已被废除的单据；“正常”是指除了作废以外的单据；“全部”是指包括已作废与正常的单据。
★、“关闭情况”中包括已关闭、未关闭、全部。
★、“清空查询条件”：用户设置查询条件时，觉得有误，可用此功能清空所有条件，重新进行设置。
设置好查询条件后，点“确定”即进入查询结果窗体，界面如下：

在窗体的右上角：软件系统提示当前查询到共几张单据、有几条记录信息等，在这里，可以进行订单的新增、修改、删除、审核、反审核、作废、反作废、关闭、反关闭、订单的追加、关联单据的查看等功能操作。
结果窗体的列宽用户可以自行设定，将光标移到列标题处，拉动相应的列即可实现。

下面就序时簿中的相关功能进行说明：

★、“订单关闭与反关闭”：当采购订单不再需要执行时，用户在序时簿界面选择需要关闭的订单，执行菜单【编辑】→【订单关闭】功能，可对该单据进行手工关闭。已关闭的订单不能再下推生成其它采购单据。反关闭是对关闭的逆向操作，是把已关闭的单据放出来，让其能重新下推生成其它采购单据。
★、“订单追加”：指采购订单在执行过程中、或在已经执行完毕的情况下，需要增加本次下单的订货数量、修改订货价格、或直接补货。 此时，在不改变其它业务要素的前提下，提供给用户直接修改的功能。用户在序时簿界面选择需要追加的订单，执行菜单【编辑】→【订单追加】功能，可对该单据进行相关操作.

在打开的采购订单追加界面,可以修改原有物料的数量、单价、金额、交货日期等信息，也可以添加新的物料，如下图：

提示：订单追加的采购订单必须是已审核过的单据，如果没有审核，可直接修改单据即可，不必执行追加功能。

★、“导出为Excel”：将查询所得的结果导出到Excel文件，选择“编辑”菜单中的“导出到Excel”文件，弹出如下窗体：

输入“文件名”，点击“保存”按钮后，系统会提示“数据导出成功”即可。
★、“设置锁定列”：由于结果窗体数据列较多，在实际使用过程中，在查看后面的数据时，前面的数据会自动隐藏，软件系统提供了“列锁定功能”，“编辑”菜单选择“设置锁定列”，弹出如下界面：

输入锁定列数（如2），点“确定”即可。这样结果窗体的前2列无论结果窗体如何拉动，始终显示在界面上，方便查看。
★、“恢复默认列宽”：软件系统提供了“恢复默认列宽”功能，使结果窗体各列恢复到默认列宽，此功能的优点是在用户实际操作过程中，有些列被拉得很宽，有些列有时会拉得看不到了，通过“恢复默认列宽”功能来恢复到系统默认的列宽。
★、“修改”：如需对单据进行“修改”，首先选定单据，然后选择工具栏中的“修改”按钮或双击对应的单据，进入单据修改界面，修改相应的信息后，点“保存”按钮即实现了数据修改操作，同时也可以对未审核的单据进行“审核”。

提示：用户可以根据工具栏中的“前进”、“后退”、“首页”、“末页”来选择结果窗体中的其它单据，方便了用户的选择，见下图：

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采购订单的相关报表

1、采购订单执行情况汇总表：选择采购订单执行情况汇总表，出现查询过滤界面，根据需要设置好各种条件，如下图：

设置好后，选择确定，即进入查询结果界面，用户可以看到相关物料的订单数量、已入库当量、未入库数量，便于分析跟踪。

在查询结果界面，也可以导出到Excel进行保存，也可以直接打印，预览界面如下：

在查询结果界面，用户也可以根据自身的需求修改打印格式与设计纸型，选择菜单【文件】→【打印模板设置】功能。

在进入打印模板设计界面后，用户可以根据情况修改打印的内容与纸张，详细操作请参照本指南后面的“单据与报表的打印模板设计”。

2、采购订单收料情况表：选择报表，出现查询过滤界面，根据需要设置好条件，如下图：

选择确定，即进入查询结果界面。

3、采购订单收货提醒表：选择报表，出现查询过滤界面，根据需要设置好条件，如下图：

选择确定，即进入查询结果界面。