ERP功能设计之采购预计进货表

bpmqgb

ERP设计与实施，笔者觉得有一个最大的不同，就是ERP项目实施的话，只需要根据企业的具体需求来在系统中寻找现成的解决方案;而ERP设计的话，则需要收集各个客户的需求，然后进行提炼，把一些共同性的内容放到ERP系统中进行实现，成为标准功能的一部分。从这一方面来说，ERP系统的设计比ERP项目实施要有难度。笔者刚完成一个采购预计进货表的设计工作，就给我这个体会。笔者在以前实施项目的时候，只需要客户给我们一张他们想要的采购预计进货表格式，然后分析其合理性，最终给客户实现这张报表即可。而现在在做系统功能设计的时候，笔者不得不收集多家客户的意见，然后把一些共性的功能在系统中实现，以减少后续二次开发的几率。

在采购管理中，有一项很重要的工作，就是督促供应商按时到货。而要做好这样工作的话，则有一个报表不能少，就是今天要谈的“采购预计进货表”。有了这份报表，采购理员才知道在未来的几天时间内，会有哪些材料到货，然后去向供应商确认能否按时到料。下面笔者就把这份报表的设计思路借助这个平台谈一下，欢迎大家批评指教。

一、 查询条件。

报表其实就是一组查询语句的组合。所以，在设计采购预计进货表的时候，首先需要明白，企业一般会以什么条件来生成这份报表。根据用户需求的不同，笔者认为有需要设置如下查询条件。

一是按供应商编号来查询某个供应商在未来的一段时间内可能会进哪些货。当企业输入供应商编号，则就会按这个编号来生成相关的报表。这里员工可以直接输入供应商编号，也可以通过查询，确认供应商编号。当企业用户没有输入供应商编号的时候，则表示其需要所有供应商的预计进货信息。

二是按采购员来生成报表。有时候，采购员可能想要知道，自己负责的供应商在未来一个星期内的预计进货情况。此时，就需要进行一些负责的查询。如需要先根据采购员找到其负责的供应商，然后再查找相关的预计进货信息。不过，这个前提条件就是在供应商信息中，必须为供应商指定特定的采购员。如果这里指定的采购员与采购订单中的采购员不一致的时候，仍然以供应商信息中的采购员为准。

这里需要另外注意一点，就是有些ERP系统中，则直接以采购订单中的采购员为准，来生成这张报表，这也未尝不可。不过在实际工作中，会有一个误区，就是当采购员请假的时候，有其代理人开采购单时，采购单上显示的采购员名字是谁。如果仍然是原来的采购员，那么不会有问题。但是，若为采购员的代理人，则此时，以采购员为条件来查找采购预计进货表的时候，就会缺少相关的内容。

笔者在以后的版本中，会考虑按采购员查询预计进货表时，分别支持以上两种方式，可以让企业根据自己的需要进行选择，到底按哪种查询方式。

三是按预计进货日来选择相关报表。采购员有时会想看看三天之内的预计进货信息;而有的企业则希望能够知道一个月内的预计进货信息，不同的企业要求不同。所以在查询条件中，设置了一个预计进货日。这个预计进货日就是采购订单中的订单交货日期。而且，这里还可以实现一个比较使用的功能。如果采购员把这个预计进货日期选择为昨天的话，就可以在系统中查询出到今天为止，有哪些供应商的货应交还没交。这些当然成为了后续跟踪的重点。

四是选择产品分类。有时候，作为采购经理，可能想要知道某个材料类别，如五金工具中的套筒，其预计进货情况。这一般对于库存式生产的企业，用的比较多。而对于按订单生产的企业，则使用这种方式查询不是很多。若输入具体的产品分类信息，则在报表中只显示属于这个产品类别的材料预计进货信息;若不输入的话，则表示所有的产品。

五是按仓库来生成报表。其实，这个条件是对第四个条件的一个补充。在实际工作中，我们一般把仓库分为零件仓库、包装材料仓库、成品仓库、辅助材料仓库等等。有时候企业管理者可能只想知道所有零件仓库中能够的材料的预计到料情况。这也就是说，通过仓库分类的方式，把产品小类归结成一个个大类来查询。这无疑就是对上面这个条件的一个补充。

另外，以上的这些条件可以整合使用。如现在有个采购员，想要知道自己负责的供应商，在三天之内的零件预计进货信息。如此的话，可以在查询条件采购员、预计进货日、产品类别三个查询条件，进行组合查询，就可以得到我们所需要的信息了。

二、 权限控制方案。

在有些企业中，对于采购的一些敏感信息，如采购价格、供应商的具体联系方式等等，都有比较严格的访问权限控制。所以，在预计进货报表的设计中，也需要体现这个权限控制的理念。

1、采购价格的查询权限。在大部分企业中，这份采购预计进货表不仅采购部门需要使用，而且，物料计划部门、生产部门、销售部门等等都需要这份报表。而这些部门，企业出于安全方面的考虑，往往不希望他们看到采购价格。笔者在这份报表设计中，体现了权限一致的原则。也就是说，在采购订单单据设置中，若指定某个人，如销售部门人员，可以查询采购单，但是，不能看到采购单中的价格信息的时候，则他们在生成采购预计进货表的时候，也不能够看到这个价格。也就是说，不需要再进货表中进行额外的限制，其自动继承采购订单中的权限控制原则。如此的话，一方面可以减少系统管理员的工作量;二是可以提高系统的安全性，防止系统管理员在配制报表的时候因为一时疏忽而造成采购价格泄露。

2、供应商信息。有时候，企业也希望生产部门只需要知道什么材料预计在什么时候到。而不需要知道到某个材料是向什么供应商采购的。特别是有时候采购量比较大，分别向多个供应商采购的时候，若这些信息泄露给采购部门以外的人，特别是到传到供应商那边去，企业可能就会因为这个原因而失去采购方面的主动性。所以，企业希望供应商等相关信息，在预计进货表中是保密的。为此，笔者在报表管理中，还设置了一个独立的权限控制管理器，可以通过这个管理器，在报表权限控制中，指定哪些用户可以访问报表中的哪几个字段的权利。这无疑，给报表的权限控制提供了更加灵活的一个控制措施。不过，这里要注意一点，这个权限控制管理器仍然不能够突破单据的访问权限控制规则。也就是说，当采购单据设置中，只允许采购员看到采购价格的话，则即使在预计进货报表中，让生产管理人员可以看到这个价格字段，再最后生成的报表中，这个价格字段仍然是隐藏的，生产人员不能够看到。从这里也可以看出，报表权限控制管理器不能够突破对应单据的权限限制。

3、采购员控制信息。有的客户在权限方面控制比较严格，如在一些化工行业，出于配方安全的考虑，他们对于各个采购员都有非常严格的权限控制。如各个采购员在系统中，只能够看到自己负责的采购单，对于其他采购员的采购单，他无法查询。为此，若有这个需求的话，则要求在预计进货表中，采购员最多只能够导出自己负责的供应商或者采购订单的预计进货信息。也就是说，在上面讲到的这个“采购员”查询条件中，有了一个严格的限制。为此，笔者在报表管理中，加入了一个“用户独占”访问的权限控制。若用户选中了这个选项，则在生成报表的时候，采购员的查询条件是灰色的，系统会自动给这个查询条件赋值，默认情况下，这个采购员就是用户登录的帐户名。当然，采购经理或者其他具有完全查询权限的用户，可以通过“例外权限”功能，突破这个限制。

4、报表的导入导出控制。不光是预计进货表，任何的报表都有这个导出功能的限制。因为在报表中，往往会包含比较多的信息，所以，有时候，出于安全方面的考虑，我们会对报表的导出进行限制。如限制用户只能够在系统中查询相关数据，而不能够把这些信息导出到其他文件中，如EXCEL表格中。这也是一个报表管理中，很常用的一个权限控制策略。

谈谈如何设计预计进货表中的相关字段。出于篇幅的限制，这里不会对每个字段都作说明，只是对一些在设计过程中，比较具有“挑战性”的内容进行叙述。或许，大家也可以从笔者的经理中，受到一些启发。

bpmqgb

一、预计进货表本身内容的过滤。
预计进货表在生成的时候，除了需要符合上面查询条件所传递过来的参数之外，还必须符合其本身的一些过滤条件。
1、不显示已经结束了的采购单的内容，包括正常收完货结束的，又或者中途指定结束的。所以，在项目实施的时候，需要实施顾问提醒用户，务必在进货单作业的时候，关联到特定的采购单。因为只有如此，在进货单审核的时候，才能够更新对应的采购订单的交货数量。而采购订单本身也才能够根据这个交货数量与采购数量进行对比，看看采购单是否已经收货完毕。另外，若采购订单中途遇到一些意外情况，如销售订单变更等等，不需要采购的，需要即时通过“指定结束” 功能，把采购订单手工的指定结束掉。以前我在项目实施的时候，企业用户还经常会碰到一个尾数的问题。如企业在采购的时候，可能需要999套产品，但是，把损耗率考虑在内的话，则需要1001套。但是，供应商由于生产上的限制，只给企业生产了1000套。一般情况下，企业也是允许的。但是，在采购订单中，由于还有1套的尾数，所以，采购订单就没有结束，此时，在生成的采购预计进货表中，就会时刻有这条采购记录。有个客户，一个月下来没有清理这些尾数的采购记录，在生成的预计进货表中，这种尾数记录的采购订单，竟然达50条记录。这就使得预计进货表本身的内容变得非常的庞大，对于后续采购订单的追踪会有不利的影响。总之，遇到这种情况的话，实施顾问一定要建议用户及时的把这些尾数的采购订单指定结束掉。
2、没有审核的采购订单在这里不会显示。采购预计进货表，显示的内容是已经给供应商下单了，但是还没有收到供应商货或者收的不齐的采购记录。所以，没有审核的采购订单在这里当然不会显示。这在设计的时候不会有什么难度，难就难在项目实施上。笔者以前实施项目的时候，有些企业虽然采购订单已经发给供应商了，但是，采购订单却没有及时审核。这主要是因为可能价格等某些关键因素还没确定，但是，生产部门又及时要货，虽然，只好先把采购订单发给供应商，等到采购价格确定之后，再审核采购单。如此操作的话，系统就会认为这张没有审核的采购订单还没有发个供应商，所以，在采购预计进货表中就找不到这张采购订单。故在跟实施顾问讲解这份表的使用方法的时候，笔者特别强调了这个实际工作中经常遇到的问题。其实，这可以通过采购订单变更单或者其他折中的方法来处理价格不确定的采购问题。
二、表之间的关联处理。
有时候，企业采购员不仅需要知道，还有哪些采购单没有收齐货，同时，他们也需要知道，已经收了部分货的，是什么时候收的，进货单号是多少。若能够提供这些比较详细的信息，这就可以省去采购员不少查询的麻烦。而且，当采购员觉得这份报表有错误的时候，也可以方便的找到到底是哪张进货单出现了错误。
所以，笔者在设计采购预计进货单的时候，考虑到了这方面的需要，所以，在进货单中利用LEFT关键词，进行了采购订单与进货单之间的关联。如此关联之后，就会在采购预计进货表中显示进货单的信息。
不过，不一定所有的企业都需要这么齐全的信息，所以，具体需要显示哪些字段，可以在报表管理器中进行自定义，让报表只显示出自己所希望看到的信息。甚至在同一个系统中，可以按不同用户的需求，定义自己喜欢的格式。如作为生产用户，他们可能只需要采购单的预计进货信息即可，而不需要相关的进货单信息;而采购用户的话，需要在采购预计进货报表中显示进货单的信息。在系统配置中，可以针对具体的用户配置相关的报表格式。如此，只要哪个用户进去，就可以看到自己所想要看到的报表格式。不过，要实现这个目的，就是配置起来要麻烦一点，要针对不用的用户进行配置。
三、排序方式的选择。
产生的报表中，默认按什么方式进行排序呢?这也是需要一个好好考虑的问题，因为我们系统设计的目标，就是让大部分用户能够一拿到这套系统就可以用，或者说，不需要经过太过复杂的配置。为此，我们收集了很多客户的需要，看看他们比较倾向于怎么排序。最后确定分别按如下信息进行排序。
第一个排序字段：供应商编号。当某个采购员希望看到自己所负责供应商的预计进货信息的时候，只需要输入自己的用户名称，就可以找到自己所希望看到的内容。但是，这往往有很多供应商。为此，采购预计进货表若有多个供应商的情况下，则就会根据供应商编码进行升序排列。注意，这是根据供应商的编码，而不是根据供应商的名称。有时候，这两者还是有比较大的区别。
第二个排序字段：预计交货日期。同一个供应商中，也会有很多条未交货信息。这些信息该如何排列呢?笔者默认情况下，把它设置为按“预计交货日”升序排列。也就是说，离交货日越近的采购记录，会显示在越上面，这就方便用户按到期日来进行货物追踪。
但是，这里又遇到了另外一个问题。有些企业，在这里喜欢按采购订单进行排序。这两个排序方法最后显示的结果是有差异的，因为一张采购单中可能有多个采购项目，而他们的交货期可能有所不同。若简单的按预计交货日进行能够排序的话，虽然可以显示材料的紧急程度，但是，对于采购员来说，反而不容易追踪。因为在实际工作中，他们不习惯说“我什么时候要交的什么什么货，什么时候可以到?”，而是喜欢说“我上次下给你的订单，什么材料你答应的交货日期是什么时候，能不能按时交货呀?”。这主要是因为同一笔材料不同的采购订单可能有不同的交期，而且，只跟供应商提供材料与交货日期信息，对方也很难查询。而若告诉对方采购订单与其中的具体项目，则对方反而可以在最短时间内定位到相关的信息，然后进行反馈。
众口难调呀，没办法，我只好在报表管理器中添加了“排序自定义”功能。当用户不习惯把预计交货日期放在第二位进行排序的话，则可以选择自己喜欢的字段，如采购订单号码，来作为第二个排序字段。而且，不同的排序方法也可以根据不同的用户来进行自定义。
四、反应检验的相关信息。
若把检验流程也考虑进去的话，则报表设计就比较麻烦了。如现在供应商送来了1000套材料，但是由于检验的延时，还没有及时入库。如此的话，又该如何处理呢?
为此，笔者也让事实顾问收集了一些客户的需求，基本上有两种意见。
一种是先入库再检验。也就是说，由于检验可能需要花比较长的时间等原因，他们收到供应商的货物的时候，仓库部门只是点收数量，数量点收准确后就直接入库了。入库之后，再有质量部门对这笔货物进行检验。这跟上面的处理方式一样。
第二种是先检验后入库。也就是说，供应商送来的货，需要质量部门进行检验，检验合格之后，才能够入库。这中间的话，一般会有几个小时的时间差，一般来说，当天的货当天都要检验完毕。所以，遇到这种情况，若不在采购预计进货表中反应检验信息的话，可能就说不过去了。因为可能明天要到的货，供应商今天早上就送过来了;只是因为检验需要时间，耽搁了其入库的时间。而采购员从采购预计进货表中，可能就看不到这笔货的进货信息，就给供应商打电话询问，但是实际上这笔货物已经到了公司，这就会闹笑话了。所以，在采购预计进货表最后定稿过程中，还是把检验的相关信息加入到了预计进货表中。当然，这个前期，就是要提醒企业用户，在做检验流程的相关作业时，要注意跟采购订单之间的关联。

xtjie

谢谢，好帖子