用Excel文档做电视媒体投放订单,真的合适吗?

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广告媒介公司，特别是做电视媒介业务的，处理的电视广告投放量会比较多，每张排期表都有几十、上百个点位要投放；特别是在一些旺季时间，媒介部同事，经常要加班加点录入订单信息，处理大量的客户投放订单。

中小型广告公司内部，收到客户订单后，通常会采用传统Excel方式处理这些投放订单：

1）翻查以前档案，找到此客户以前在此媒体的投放订单的Excel，

2）把不合用的内容删除掉，按照之前的格式录入本次的投放点位和要求；

3）检查本订单的统计次数、金额与客户订单是否一致，若一致，就提交；

实际上，采用这种方式，对很多广告公司的老板来说，其实都很无奈。因为，采用Excel处理订单会有不少的问题，如：

1．
Excel文件在多个人之间相互传递、修改，容易导致文件版本混乱；一次审批流程下来，每个用户手上都有3-4份或更多的投放订单文件，最后，大家都搞不清楚哪个版本的内容是最合适的；

2．
Excel公式不直观，特别是经过多人修改，多次拷贝、粘贴后，公式可能会发生错位，而且，用户不容易发现这些问题；

3．
调整Excel文件格式是很灵活，很容易的事情，而每个用户的Excel应用水平都不一样，容易造成公司对外的订单格式不统一，影响公司的专业形象；

4．
所有投放订单需要集中保存管理，以备日后翻查。而客户在投放中途变更投放计划是经常的事，那媒介部同事经常会更改了手头上的Excel版本后，却没有及时通知财务等部门，进行同步更新，导致各部门，各用户之间的Excel文件不一致；

5．
由于Excel文件不容易统一管理，因此，每月结账时，财务部、媒介部、客户部等部门都要为对账忙得焦头烂额；

6．
而且，随着优质媒体、优质时段的广告价格节节上升，若不小心打错一个点位，就意味着公司要赔偿几千、上万元的损失；甚至，导致延付整期的广告投放费用；同时，还会影响客户对公司的印象；

而要解决Excel订单的问题，最好的方式是采用一套科学的、专业的媒体广告投放订单管理系统。对投放订单进行科学而统一的管理。

其实，在很多行业，已经在使用本行业的订单管理系统对业务进行管理；如：制造业，零售业，酒店，餐馆等，都有成熟的行业软件。

而媒介行业其实也有类似的解决方案，例如，安赛科技的媒介综合订单系统就是一款专业的广告媒介解决方案；

安赛科技为Aegis Media集团在中国内地的多间综合媒介代理公司（如Carat Media，Vizeum，PPMA等）提供了一整套的媒介投放订单与财务一体化的解决方案；

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这套解决方案，能够处理电视、电台、报纸、杂志等传统媒体的广告投放；同时，也能够处理户外广告，互联网广告，电影，以及多种数字媒体的新型广告的投放订单；

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通过统一的管理系统，把预算、策划、策略分析、数据整合、购买谈判、购买执行、事后评估、对账清单、账龄分析、财务收付款等完整的业务流程整合起来；

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由于对数据进行统一管理，财务部看到的数据，就是媒介购买同事刚刚下单的数据，大大提高了数据的及时性，以及一致性，能够节省部门之间的大量的核帐时间；

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同时，通过完善的数据版本管理，灵活的自定义报表格式设置（可带公式输出），把严谨的数据管理，与灵活的业务输出处理统一起来，让业务人员真正地把精力集中在业务数据的处理和分析上面，同时，又可以根据客户要求，输出各种格式的报表。节省了大量的排版以及核对数据的时间；

通过实施综合媒介订单一体化管理解决方案，短短两年的时间，公司的订单量比上线前提升了4倍以上，而媒介购买人员、财务人员，仅仅增加了30%不到。

      

       所以，一套合适的订单管理系统，对一个公司的作用是明显的。在国内，大型外资广告代理公司基本都有了自己的管理系统，而国内媒介公司，大部分却在使用Excel下单，这个区别，估计也是造成外资广告代理公司，与本土代理公司之间竞争力差异的原因之一吧。www.ados.cn