企业资源计划实施风险控制策略分析

bpmqgb

企业资源计划，ERP是企业信息化工程的重要组成部分。ERP系统是在物料需求计划(MRP)基础上发展起来的，力图实现企业各种资源的集成化一体化管理，提高企业的综合竞争能力。在近10年中，有些企业成功地实施了ERP系统，并取得了良好的效益，但更多企业的运行效果并不理想。本文探讨了企业在自行开发ERP系统过程中，如何通过控制实施风险来提高ERP实施的效果。

1 ERP实施过程

    企业实施ERP按照ERP软件系统的进展主要分为以下几个阶段：ERP实施准备阶段，ERP再开发阶段和系统安装运行维护阶段，每个阶段的工作都对ERP的成功实施有着重要的影响。

    （1）ERP实施准备阶段

    企业在ERP软件开发商或专业咨询公司的帮助下，评估实施ERP的能力和前景，分析实施业务流程重组和信息流程，培训企业的管理、职能、生产部门人员，明确实施ERP的模式和规模，并作出财务预算和实施计划。

    （2）ERP再开发阶段

    ERP在实施阶段的系统软件开发工作，称为再开发。目前，ERP再开发有三种模式、客户化、二次开发和自行开发，根据企业的实际情况选择相应的再开发模式。ERP再开发是ERP系统实施的关键阶段，在ERP系统实施过程中起到了承上启下的作用。每一种模式都是针对特定的企业进行的，各有利弊。

    （3）系统安装运行维护阶段

    这个阶段是ERP实施的关键阶段，也是ERP由软件产品向企业管理模式实施的转化阶段。ERP系统软件经过安装，测试和试运行，逐步成为企业管理的信息平台，实现ERP管理思想。

    企业实施ERP的过程是一个漫长的过程，需要多方的合作和协调。

2 ERP实施过程风险分析

    本文结合南京某水泥厂ERP系统(CHCERP)实施的经验，就企业采取自行开发模式的ERP实施过程中可能存在的风险进行探讨，并提出了避免和控制风险的策略。

    企业在采取自行开发模式实施ERP的过程中需要与专业咨询公司和软件开发商合作，在每个阶段都存在着影响ERP成功实施的风险因素，如何有效地避免影响系统实施的不利因素和采取风险控制策略，是企业和开发商所共同面对的课题。企业实施ERP的过程，需要软件开发商的参与和协助，企业与开发商之间的相互制约主要通过签订的合同。企业和开发商往往忽视了双方之间的合作对成功实施系统的重要影响，只有二者密切的合作，才能有效地避免和控制ERP系统实施的风险，做到互惠互利。

    2.1 ERP实施准备阶段

    ERP在实施准备阶段容易发生系统开发目标定位不准确的风险，即对实施ERP的规模和模式定位出现偏差，这大多是由于企业与开发商或咨询公司片面地强调各自的主张而忽略了企业管理中的实际问题而引发的。

    由于开发商或咨询公司与企业的关系非常微妙，在ERP实施论证阶段，他们为了获得更多的项目合同额，可能会夸大项目的规模和难度，甚至让企业放弃自己的实施思路和管理特点。同时在实施准备阶段，企业一方面容易过度依赖咨询公司或开发商，受制于开发商或咨询公司的思维模式，作出不适合企业实际的选择，放弃自身管理特色，另一方面，在与开发商或咨询公司的合作过程中过度强调自己的主张，忽视咨询公司或开发商的合理化建议，不按照实施ERP的科学规律和企业的实际而盲目制定ERP实施计划，使得ERP实施计划不符合科学规律。这两种情况都不符合客观实际和企业利益。

    如何准确，客观地评估企业实施ERP的规模和模式，是ERP实施准备阶段的主要目标。企业想通过实施ERP来最大程度地集成企业的信息资源，并采用先进的开发模式，来做到系统软件的方便升级和以最低的成本来实现这些目标，开发商或咨询公司，为了在与企业的项目谈判中获得最大的利润，会强调自己的观点，夸大系统规模和难度，同时在系统开发模式以及系统运行平台选择方面降低成本。总之，由于企业和咨询公司或开发商之间的分歧，将会导致企业实施ERP的目标定位不准确，并由此带来一系列的风险。

bpmqgb

（1）实用性风险
    企业放弃自己的管理特色，采用咨询公司或开发商建议的通用型ERP模式，管理模式被同化，失去实施ERP的目的；企业过度强调自己的特色，忽视ERP实施的科学规律，将会导致ERP实施失败。
    （2）成本风险
    企业实施ERP的规模过于庞大，将造成人力，物力，财力和时间的巨大浪费，很多企业由于实施ERP的时间无限期延长或资金过度投入而被迫放弃ERP实施，造成了不可估量的损失，开发商也会因此陷入危机，被项目所拖累。
    （3）可持续性风险
    ERP系统开发模式和系统运行平台选择不合理，不但引发成本风险，还会影响ERP系统的可持续性发展，如系统的运行可靠性易维护性和便于升级等。计算机技术和管理理论的飞速发展，使企业的ERP系统很快不适合形势发展的需要而被淘汰，如何提高ERP系统的可持续性特性，是ERP实施准备阶段的重要内容。
    （4）功能萎缩风险
    企业实施ERP的规模和模式定位不准确，会造成功能萎缩风险。在ERP再开发阶段，可能由于系统开发模式或开发技术的困难，造成不能实现预期的开发目标，降低了系统开发标准，使得系统功能降低。
    （5）信任危机风险
   由于规模和模式定位不准确，会造成企业与咨询公司或开发商之间在ERP实施过程中相互不信任的风险，造成合作阻力加大，影响ERP的实施。
    因此，在实施准备阶段，企业必须充分了解实施ERP对企业的深远影响，进行科学地论证，并需要咨询公司或开发商的协助。企业与咨询公司或开发商应本着互惠互利和相互信任的精神，以科学的ERP理论为指导，以企业的现实情况和长远发展目标为依据，对企业实施ERP的规模和模式作出准确，客观的定位。同时，为了避免上述风险的发生，可采取以下控制策略：
    （1）企业自我论证
    成立领导机构负责ERP实施过程中的各种事务。在该机构的统一协调下，企业首先自行实施ERP可行性论证，明确实施ERP的目标和计划，并下定决心全力实施。企业根据自身经营的客观需求，结合以往的信息化经验和经营管理的历史数据，客观分析企业ERP实施规模和步骤，确保ERP系统适合企业自身管理经营特点。
    （2）实行咨询单位与开发商选择的分离
    为了避免出现定位不准确，企业不应聘用同一单位进行ERP实施咨询服务和系统开发。企业应先获得具有一定资质和实力的咨询公司的指导，修正企业实施ERP的目标和计划。咨询公司在深入了解企业的实际经营管理情况后，按照ERP系统实施的科学规律，帮助企业制定科学的实施方案。企业结合咨询公司的实施方案，在充分论证实施ERP的规模和步骤等具体方案后，再选择开发商。
    （3）企业采取招标方式选择开发商
    为了提高实施ERP的效率和降低成本，企业应采用招标方式选择开发商。通过验证开发商的资质和综合实力，比较开发商们提供的ERP实施方案和技术实力，着眼于长远合作的目标，公正选择有利于企业实施ERP的合作伙伴。在选择开发商时，应与各个开发商充分交流，了解开发商的技术实力，信誉，管理能力以及实施的项目情况，并进行综合比较，结合企业领导层的意见，选择最适合的开发商。
    （4）二次论证
    企业选择开发商的过程也是企业不断完善自身ERP系统需求的过程。在这个过程中，企业比较各个开发商提供的实施方案和实施意见，结合开发商对企业提供的各种ERP系统实施技术支持，修正或补充实施ERP的目标和计划，制定出更符合企业实际情况的ERP系统实施方案。
    （5）加强合同管理
    企业与开发商或咨询公司之间主要通过签订的合同来相互制约，企业应在合同的签订过程中，充分利用自己的主动优势，本着有理，有利，有节的态度，最大程度地保障自己的利益，做到合同细致，灵活，责任明确，公正和客观，并保障开发商的合法利益。企业与开发商签订的合同需要做到专业，合法，并且符合行业规范，由专业人员进行合同的编写和检验，防止出现合同失误。
    ERP实施准备阶段的工作将直接影响到ERP实施的成败，企业要以科学的态度和严谨求实的作风，本着对企业长远发展负责的态度，踏实开展各种准备工作，尽量避免ERP实施过程中各种风险的发生。在CHCERP项目实施过程中，企业应选择通过软件开发资质认证的软件开发商合作，企业和咨询公司以及开发商在项目实施准备阶段，利用长达半年的时间，充分分析和论证企业需求，通过合理实施以上风险控制策略，在一定程度上避免了ERP系统实施风险的发生，为ERP系统的后期实施工作打下了良好的基础。

bpmqgb

2.2 ERP再开发阶段
    企业与开发商签订开发合同后，就进入再开发阶段。再开发阶段主要完成系统软件的开发，包括选择系统开发运行平台和工具，准备开发技术，系统功能分析，系统功能详细设计，系统数据库设计，系统程序代码编写以及测试等。再开发阶段在整个系统的实施过程中处于承上启下的位置，直接关系到ERP系统在企业的实施能否成功，是ERP由软件产品转化为企业管理信息系统的桥梁。
    在企业与开发商签订的合同中，明确规定了ERP再开发阶段中各项工作的时间进度，并明确了开发商与企业之间的责任和义务。企业与开发商由于各自的利益需要，对项目的进展会采取不同的态度，企业希望在ERP再开发阶段进一步挖掘企业的信息资源潜力，包括：进一步完善ERP系统功能，在开发过程中培养自己的系统开发维护团队，尽可能多地掌握系统开发技术和系统程序代码编写规范；开发商在获得开发合同后会尽量以低成本进行系统开发，避免企业提出更多的需求。为了能有效地约束企业，开发商会保护系统开发技术，以便获得系统升级开发的合同。
    随着项目的发展，企业会提出更多的要求和期望，同时，开发商会遇到各种技术困难和开发阻力，其开发进度也会变得无法控制，双方的矛盾也会日益加剧，带来如下风险：
    （1）时间风险
    由于在ERP再开发阶段存在着一系列的不确定因素，使得项目的进展不能按照合同规定如期进行，企业需求分析不充分，需求反复修改，开发商对系统开发难度和代码量估计不充分等，会导致开发商无法保证系统开发进度。
    （2）技术风险
    ERP系统开发是一项规模庞大的工程，开发技术难度大，开发商对系统开发技术的把握程度将影响系统的顺利开发。此外，企业在掌握系统开发技术时也会遇到很多困难，影响企业对系统的维护。开发商在获取合同时的技术承诺，可能会因为各种原因无法在规定时间内实现，开发商需要更多的时间进行技术消化，企业技术人员对系统开发技术的掌握也会存在一定的困难。
    （3）质量风险
    开发商为了节约开发成本，减少开发团队人数，采用低成本的开发平台和开发工具，势必影响系统开发的进度和质量。系统开发运行平台对ERP系统运行起着支撑作用，是系统正常运行的关键；开发工具对ERP系统开发，升级起到事半功倍的作用。二者选择的不合理，对ERP系统的长远发展产生制约作用。
    （4）成本风险
    随着系统开发时间的推移，不论对企业还是开发商，都会付出高额的代价。企业将增加ERP实施成本，开发商将消耗更多的开发资源，以及合同违约风险。
    （5）移植风险
    开发商与企业的系统运行环境不一致，会导致系统在移植过程中出现偏差。开发商的开发环境与企业系统运行环境不同，开发环境中的网络环境相对封闭，且规模小，企业的系统运行环境复杂，开放性高，规模大。开发环境与运行环境不一致，会导致系统功能实现的偏差，达不到预期的目标。

bpmqgb

因此，在ERP再开发阶段，企业与开发商必须进行高效的合作，明确双方的责任与义务，共同维护合同的权威性，本着友好合作的态度处理开发过程中出现的各种问题。同时双方应加强相互监督，互守信用，避免造成不必要的损失。为了避免上述风险的发生，可采取以下控制策略：
    （1）细化合同
    为了避免因企业修改系统需求而导致开发商反复修改系统代码引起的矛盾，企业和开发商在签订开发合同时，应明确在系统开发过程中发生各种问题时的处理方案，避免产生不必要的纠纷，影响系统开发；开发商在完成系统需求分析后，形成系统需求书面文档，在同企业充分论证并取得企业认可后，再进行系统代码编写，这些都应在合同中明确规定，防止无合同约束的工作过程。
    （2）企业积极配合
    开发商在对企业进行需求分析的过程中，企业应采取积极配合的态度，配合开发商挖掘企业的开发潜力。企业应尽量把企业经营管理中存在的问题在需求调研阶段表述出来，防止在系统进入代码编写阶段后再修改需求，延误系统开发。企业ERP实施领导机构负责协调企业相关部门与开发商在ERP实施过程中的合作，保证开发商能够全面，深入地对企业进行深入的调研。
    （3）进行技术调研
    明确系统开发思路，开发商在系统需求分析的同时，成立技术攻关小组，开展技术调研，结合ERP系统开发成功案例，以及技术发展的趋势，选择先进，不易过时的开发技术，如基于B/S，结构的系统开发技术以及逐步代替了基于C/S结构的系统开发技术，同时为了系统能方便地扩展和集成，可采用组件技术。开发商可选择市场上成熟的开发平台，针对企业实际制定合理的系统开发思路，企业同时参与系统开发技术的学习，由开发商对企业技术人员进行开发技术的培训。
    （4）建立系统开发信息共享和质量保证体系
    企业挖掘ERP系统潜在需求的要求越来越高，完全由软件开发商完成ERP再开发的情况越来越少，充分利用企业信息资源，使企业全程参与再开发过程的情况越来越多。在ERP再开发过程中建立系统开发信息共享体系，使企业与软件开发商能够实时进行信息交流，将更有利于缩短再开发过程，提高再开发效率。开发过程信息共享可以由软件开发商建立专业的信息管理系统或文件服务器，并由软件开发商为企业和开发部门分配使用权限。开发过程信息共享，使企业以及软件开发商的各个相关部门有效地参与ERP系统设计和开发，实现企业和开发商协同开发，缩短了对ERP系统需求分析和需求发展的时间。软件开发技术的飞速发展以及ERP实现技术复杂程度的增大，使得ERP再开发工程变得庞大，开发成本高，因而由单一部门进行开发的现象越来越少。软件开发商为了保证系统开发质量和开发进度，并有效地降低成本，需要多个部门协同开发，开发商需要建立适应现代软件技术的集成开发环境，实现软件设计，开发和测试流程的紧密结合，同时开发过程中的信息通过信息共享体系实现共享，开发单位的各个部门能够实时地掌握软件开发进度等相关信息，实现软件开发过程信息的有效集成和共享，有利于各个部门之间的协作和监督。开发商系统开发质量监督部门利用开发信息共享体系，对系统开发按照国际标准进行质量监督，及时检查系统开发的进度，保证系统开发符合开发标准。
    （5）实行系统同步测试
    在开发单位和企业分别建立系统测试环境，保障系统开发质量，避免系统移植风险。开发商选择能实现系统即时发布的开发平台，如IBM，公司的WEBSPHERE，开发平台，可以实现系统开发与实现同步，提高系统开发效率。开发商按时将已开发完成的功能模块提供给企业，由企业进行同步测试。同步测试数据应保持一致，方便双方及时发现问题，并通过开发信息共享体系实现系统测试信息共享，远程技术支持和培训。
    企业和开发商在ERP再开发阶段的合作，将影响到ERP软件的开发质量和系统的顺利实施。在系统调研阶段，企业应无保留地向开发商提供相关的资料，积极配合开发商的工作；同样，在系统代码开发阶段，开发商也应对企业的技术人员同步进行技术培训，使系统顺利交接。企业和开发商的通力协作，是系统成功开发与实施的关键因素。在CHCERP项目实施过程中，软件开发商通过建立系统开发信息共享平台和软件集成开发环境，并采用系统同步测试机制，基本避免了上述风险的发生，为ERP系统的后期实施打下了良好的基础。

bpmqgb

2.3 系统安装运行维护阶段
    随着系统的运行，企业依赖于ERP系统提供的信息平台进行运作，同时，由于系统负担的加重，可能会出现意想不到的问题，如果企业不采取着眼大局的作法，往往带来如下风险：
    （1）系统功能闲置风险
    企业在使用系统时，由于原始数据不足，造成系统功能利用不充分，并且个别功能模块无法使用，进而影响系统的整体功能配合和应用实效。
    （2）系统契合风险
    再开发后的ERP系统，可能与企业的实际需求还有一定距离，难以充分满足企业的需要，发生契合风险，一般说来，ERP系统或多或少地与企业的实际需求有一定的差距，这是正常现象，可以通过各种方式加以完善。企业容易过多地指责开发商并责令其对系统进行修改，造成系统被修改得支离破碎，不堪重负，甚至不能再使用而被淘汰。
    在ERP系统安装运行维护阶段，企业应做好充分准备，采取合理措施保证系统顺利安装运行，通过企业技术人员的维护，使系统保持良好的性能同时，可采取以下策略防止上述风险的发生：
    （1）打好软硬件基础
    优化企业内部的网络环境和硬件设备，安装和测试高性能服务器和相关软件，并由专人负责，企业与开发商对系统运行环境进行充分调研，建立系统运行的硬件和软件环境，同时软件开发商派出专业人员对企业人员进行技术指导和培训，开发商和企业通过建立开发信息共享体系，实现系统运行信息共享，有利于开发商对企业提供技术支持和技术培训，实现远程技术服务，加速系统的顺利移植。
    （2）加强企业内部的培训
    在企业进行系统测试阶段，组织企业各部门的技术人员学习系统的配置方法和操作流程，并制定合理的操作规范和制度。
    （3）准备好初始数据
    企业在正式运行ERP系统时，要准备好系统需要的初始数据，并保证数据的正确性，良好的初始数据是保证系统顺利运行的基础，企业应提供与企业经营管理相关的历史数据，并整理成符合系统规则的数据，加速系统的运行。
    （4）循序渐进地适应系统工作流程
    企业在使用ERP系统时，与传统工作模式有冲突，企业要循序渐进地接受ERP系统的工作流程，不能求之过急，有时不是系统有问题而是使用不当造成的，企业不能急于改进系统，应在适应新的工作流程后再做决定。
    ERP系统运行应用阶段是企业由传统的管理模式向先进的管理模式过度的阶段，是企业实现信息化建设的重要步骤，由于ERP管理思想是西方发达国家在工业化完成后现代化管理已达相当高水准情况下提出的，对国内企业来说，在社会发展水平不是很高，人文环境和机制体制与西方发达国家存在差异的情况下，如何正确适应和利用ERP系统实施主动风险控制，是我国企业应用ERP面临的主要课题。
3 结束语
    企业成功实施ERP需要多方面的支持，并采取各种积极措施避免发生实施风险，对企业来说，企业领导层的重视和科学态度至关重要，实施ERP的动力来源于企业领导层的科学管理和决心，企业需要与咨询公司和系统开发商良好合作，为了维护三者之间的共同利益，在合作过程中应强调合同的相互制约作用，并按照协议履行各自的职责，以友好合作的态度解决实施过程中的各种问题，开发商应重视企业的实际需求，为企业提供先进的开发技术和高品质的软件产品，在系统开发技术选择上，可以选择系统扩展性好，集成能力强，易升级和可重构能力好的组件开发技术，适应现代信息技术的发展，并在开发过程中重视新技术的应用和技术开发规范的实施，加强软件质量监督，避免出现软件开发质量问题，影响系统的实施。