如何做好ERP实施项目的需求调研

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    需求调研是ERP系统实施的一个必须过程，这个阶段是与用户双向沟通的真正开始，这项工作很基础，也很重要。以前一个项目的需求调研阶段，因为甲方对乙方顾问不满意而提出更换的要求，理由是顾问问不出问题，怀疑顾问的项目经验不丰富；也有网友提出企业在实施ERP产品时，需求调研就一两天时间，顾问对企业的情况不了解，按着ERP产品的标准功能在实施项目，项目实施效果很不理想。现在许多企业在ERP实施产品前，外请顾问进行IT规划，如宁波太平鸟集团，这也可以理解为ERP系统实现的前奏，即让企业理清业务需求点和发展方向，并与ERP产品功能进行匹配。可见需求调研在ERP实施会越来越重要。

    那么，需求调研在ERP系统实施中的作用是什么？需求调研的方式有哪些？需求调研有几个误区？如何做好需求调研呢？

1、需求调研的作用

    1.1 从业务层面了解企业的概况与业务流程。通过需求调研，可以加深对企业整体运营情况的了解，如企业的背景、主要生产特点（包括主要生产的产品）、组织架构、人员职责等。如果是上市公司,可以通过企业的网站下载如财务报告等相关信息,加快对企业的熟悉程度。

    1.2 对相关模块人员的岗位和职责进行了解。在调研过程中,双方沟通会加大,进而了解企业的一些潜在文化,识别企业人员对ERP系统实施的态度(是积极支持?还是无所谓?或者消极抵触等),有助于顾问在日后的沟通中,有效避免项目实施的阻力。无数项目经验告诉我们,ERP系统项目实施,有效沟通是十分重要的。

    1.3 除了熟悉企业的业务流程与人员职责(人员关系)外,可以了解企业对ERP系统的期望,毕竟企业上ERP系统是需求解决或优化企业的一些问题的,所以,甲方提出的期望需求解决的问题,乙方顾问需详细记录,做在未来ERP系统设计时,重点考虑。对自己不熟悉的ERP系统解决方案,应提前进行方案熟悉与准备。

2、需求调研的方式

    从形式来讲,需求调研有问卷式、现场访谈、混合式（既包括问卷，也包括细节访谈）等。这些方式各有优缺点，应根据企业管理的水平和人员素质进行不同方式的需求调研。

    2.1 问卷式

    一般ERP系统实施方，根据多年的实施经验，总结出来了标准的需求调研问卷。这些问题一般与ERP系统的设计有关。

    首先，乙方顾问应对每个问题不同的答案，与ERP系统的设计如何相关要特别清楚。在以前的项目实施中，发现许多顾问问的问题，与ERP系统设计根本无关，或者与ERP系统设计有关的问题，问得不深入。甚至不清楚，自己问的问题，到底与ERP系统未来的设计有什么关联。

    其次，问卷式适合企业管理水平较高，人员素质较高的情况下。如果不是，则易引起甲方相关人中反感，因为这类似让甲方做试卷，很可能填写的内容不全面。这样也使得甲方与乙方缺少了很好的沟通机会。

    2.2 现场访谈式

    现场访谈式一般是不可缺少的需求调研方式。这种方式，要求乙方顾问有较强的项目经验，需做好引导方式，将自己关心的问题，让甲方讲透彻，讲清楚。同时要求乙方顾问有速记的能力，将这些访谈的回答，快速准确的记录下来。记得以前大学的一位老师强调，速记是大学生的一项基本功。

   访谈式的缺点，问的问题可能不全面，不系统，缺失一些重要的问题；另外就是如果不引导好，回答的问题与项目无关，影响访谈效率与效果。

    2.3 混合式

    这是推荐的需求调研方式。如事前将需求调研计划进行列举，需求调研的问卷进行下发，并明确相关资料的提供，让甲方用户提前熟悉调研的内容。同时，乙方顾问应将甲方提前收集的资料进行详细阅读，快速了解企业的一些情况。这样，就能保证双方都在熟悉需求调研的资料和内容，做到有的放矢。

    然后，乙方顾问根据需求调研计划和需求调研问卷，进行详细访谈，将一些重要的问题，进行沟通和详细记录。这是问卷式访谈的补充和完善。

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3、需求调研的误区
    误区1：需求调研是形式
    作者曾经参与了一些大型SAP项目，这些SAP项目往往经历选取几家单位试点、一期推广和二期推广等实施过程。存在一些顾问没有参加试点，而直接进入推广项目。而推广项目的业务蓝图往往参照试点单位，于是这些推广项目的需求调研往往会流于形式，试想业务蓝图基本确定了，需求调研在某种意义上变更可有可无了？这样就容易认为需求调研就是走走过场。也有一些网友提出：他们企业的需求调研只有一天，就进行了项目实施的后续阶段。这些表象，都认为需求调研是不重要的，顾问负责推广ERP的标准功能就可以了。
    误区2：需求越少越好
    有些顾问对自己的技术水平不够自信,担心用户提出比较复杂的需求。所以,在需求调研阶段,一些需求故意不去调研,甚至回避用户的一些需求。需求调研阶段,并非系统实现阶段,不需要出具详细的解决方案。此时的任务是充分了解企业的业务现状,只有充分了解了需求,识别了重要的需求,才能真正做到日后设计系统方案时回避需求。
4、如何做好需求调研？
    我们谈到了需求调研的作用与方式，以及需求调研的几个误区。那么，到底如何做好这些需求调研工作呢？下面介绍一些需求调研的技巧和方法：安排好调研计划,做好调研的准备,做好调研的记录等。
    4.1 需求调研的准备工作
    4.1.1 提前熟悉企业的业务概况
    可以通过以下途径来了快速了解企业的现况,如企业网站,信息披露(如上市公司),售前资料(如工作说明书)等。
    4.1.2 编制需求调研计划
    以生产计划模块为例,在培训产品的标准功能时(ERP概况培训),一般会按组织架构、基础数据、计划管理、车间执行等几个部分来介绍，同样在编制需求调研计划时也可按这几部分来制订需求调研计划，保证工作思路的一致性（未来在制订业务蓝图、系统实现阶段的单元测试等均可按这几部分），需求调研计划应包括：
    A、需求调研的内容（问卷）；
    B、需求调研的时间；
    C、需求调研的准备工作（要求客户方，如准备表单、记录、文件等）；
    D、需求调研的参加人员。
    4.2 正式调研
    在准备好调研计划后,就进行了正式需求调研阶段。根据作者的一些调研经验,以下因素会影响调研的质量。
    4.2.1 调研的对象:应该是企业的骨干,对需求调研对应的业务范围十分熟悉。否则会影响需求调研效果。
    4.2.2 需求调研的场地:为了保证需求调研的效果,除了现场调研以外,避免在客户的办公室调研,主要是办公室环境不安静,而且办公室往往有调研对象的业务,不能做到专注,另外在办公室里有可能不能让调研对象畅所欲言。所以,调研最好在一个会议室里,小范围内进行详细讨论。
    4.2.3 需求调研的几个步骤:首先,顾问进驻调研地点后,应召开调研前的会议,双方人员的自我介绍。
    其次,顾问应说明需求调研的范围,目的与意义,引起客户的重视,并取得客户的支持。
    然后,进入需求调研,并在需求调研结束后,再次召开参与人员的会议,通报需求调研的内容与结果,目的是让双方确定需求调研内容是否完整与正确,形成当日需求调研的会议纪要。
    最后整理需求调研记录,形成最后的需求调研报告。与客户确定报告内容,是否有比较重大的遗漏,是否需要补充调研等。
5、需求调研的关键点
    以前的一个项目里,经常会遇到顾问在需求调研阶段,问的问题与项目无关,而相关的问题又问得不够深入。那么怎样的需求调研才是项目所需的,这里有一个非常重要的原则:需求调研是与未来ERP系统设计息息相关的,与下阶段的业务蓝图设计相关。而未来的系统设计,与业务蓝图大部分是基于系统的标准功能。所以,顾问要做到对系统的标准功能特别熟悉。简言之,顾问是带着"心中的系统功能"去需求调研的。
    也曾发现,在业务蓝图设计阶段,顾问与用户之间又在沟通本应在需求调研阶段完成的工作内容,原因就是在于需求调研没有针对性,没有透彻性。出现了为需求调研而调研的现象。这方面,顾问应该下功夫积累经验,真正掌握系统标准功能,敏感用户的特殊业务。通过需求调研,顾问应该在脑海里将客户未来的业务蓝图,未来的系统功能设计有八成以上的"心中有数"。