ERP编码系统的研究与设计

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本文提出了ERP编码的原则，介绍了常见的四种编码方法：顺序码、分类码、结构码和组合码，最后结合实例介绍了编码系统中各模块的设计。

0 引言

    用IT技术和先进的管理思想改造企业，是当前提高企业竞争力的关键。ERP（ enterprise resource planning）是一种先进的管理理念和管理技术，它将企业资源进行整合管理，对企业流程进行重组，提高企业的管理水平，成为企业在信息时代生存和发展的基石。ERP的应用可以有效地促进现有企业管理的现代化、科学化，适应现代市场日益激烈的竞争。但是，ERP应用效果的好坏取决很多因素，包括软件产品、实施、企业管理等，其中编码系统设计是重要的因素之一。

    编码系统是ERP的基础，从初期系统设计到软件开发设计，从基础数据的整理到项目的真正实施，直至后期的维护，都离不开编码，编码的设计是否合理直接影响到企业ERP的应用效果。编码系统如果烦琐，唯一性不好，不直观，在企业实施推广会很难，那样不但无助于企业的发展，而且还会成为企业发展的绊脚石。所以，编码系统的设计是企业ERP系统中重要的组成部分。

1 编码原则

    根据ERP系统对编码的要求，确定ERP系统的编码原则：

    a）一致性原则：企业内采用统一标准（尽量采用国家标准、行业标准），统一规范有利于保证信息准确性、完整性以及编码的唯一性，有利于信息共享与交流；

    b）实用性原则：尽量采用企业原有编码和方便记忆的编码，采用尽量短的编码，这样有利于编码推广使用，有利于ERP系统实施推进；

    c）高效性原则：在尽可能少数据冗余的基础上包含有尽可能多的信息，能方便的根据编码进行分类查找、统计分析；

    d）扩展性原则：在合理的编码长度内为今后新的编码加入留有余地，以适应企业发展变化的需要。

2 常见的编码方法

    在企业信息化领域中编码起着桥梁与纽带作用，跟企业的生产管理有关的信息都有编码需要，编码范围一般包括产品、零部件、物料、部门、人员、供应商、客户、文件等。编码可分为无含义编码和有含义编码。常见的无含义编码有顺序码、无序码等；常见的有含义编码有助忆码、分类码、特征组合码、组合码等，另外，对于要求比较高的编码，还有加密码和校验码，但是常用的编码主要有：顺序码、分类码、结构码、复合码等，实际使用中，常常是几种方法兼取并用。一般有以下编码方法：

    a）顺序码指由阿拉伯数字或拉丁字母的先后顺序来标识编码对象的代码。

    顺序码的优点是代码同编码对象没有逻辑关系，因此适应性强，能充分利用代码空间，在给定编码对象的情况下，码长最短，利用率高，其缺点是无法体现编码对象的特征，因而不易辨别和控制，一般用于机构、人员的编码等。

    b）分类码。分类码指按照选定的属性（或特征）区分分类对象，将具有某种共同属性（或特征）的分类对象集合在一起进行编码。

    分类码的优点是易辨认、易检索、易控制；缺点是分类的边界往往难以确定，代码空间有浪费，利用率低。在作分类码时，一定要注意按自然属性分类，如分为标准件、自制件和外购买件等。由于分类码的边界往往难以确定，分类一般不宜过细。

    c）结构码。又称特征码，它是以编码对象的从属层次关系为排列顺序组成的代码。

    结构码的优点是便于计划，易检索，易控制；缺点是利用率低，范围受限制，覆盖面小，缺乏柔性。在借用关系复杂的企业，结构码所表示的从属层次关系往往在一定程度上失去了意义，比较适用于从属层次关系明确、借用关系简单的企业。

d）组合码。在实际的编码体系中，很少直接采用以上某一种编码方法，往往是以上几种编码的组合。

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    在企业实施ERP时，应针对企业的实际情况进行分析，制定符合企业需要的分类方法和编码规则，而编码的设计就是要能够适应企业的需要，采用具有包容性的代码生产策略，便捷的制定编码规则和产生代码。在建立编码体系时，应在考虑上述编码原则的前提下，还应充分考虑企业的现状和未来的发展，主要考虑以下问题：
    1）编码空间。在考虑编码空间时，除要满足企业信息化的现有要求外，还应考虑产品的扩展、企业扩张、企业的长远规划等；
    2）应用环境。在进行信息编码时，应充分考虑企业的现实应用环境，如网络/数据库支持、应用软件功能、兼容性考虑、编码生成与检验、人员教育与培训等；
    3）管理组织与制度。编码是管理工作的基础，它同管理组织与制度密切相关，应使编码系统标准化，同时控制新编码的生成与更改等。
    编码是企业信息化中一项很重要的基础性工作，同时也是需要紧密结合企业需求的一项很具体的工作，编码方案的设置需要根据企业的产品特点、现实状况和今后的发展需要，遵循编码理论和原则进行综合平衡和取舍。
3 编码的设计
    要进行编码，首先要收集和整理ERP系统需要编码的信息条目，例如：组织、人员、文件、报表、设备、物料、产品、财务、客户、外协厂商等；分析所有的编码对象，找出其中的数量、属性、常用分类、常用代码、相关性，根据以上编码原则，抽取其中必须的属性进行统一规划，力求实用，参照国家标准并通过编码对象使用范围，分别制订上述编码对象的编码标准，制定统一规范的编码手册，成为企业的法制性文件。为了促进信息化管理工作，我国已经制订了多种国家标准，如性别、民族、职称、行业编码等均可以按照国家标准进行制订。在编码设计过程中要充分考虑国家标准的规定，尽量使编码工作符合标准化的要求。为了减少差错，所有编码的生成，均采用计算机辅助编码方式，即由计算机在屏幕上用菜单方式显示出一组提示，要求操作人员从中挑选一项，并将选定的项目输入计算机。以此方法顺次逐个码位提问，即能编出对象的代码。如果在某些场合必须由操作人员输入代码时，为了防止输入错误，可考虑纠错码的设计问题。
    编码应该具有下列基本功能：
    a）是ERP系统中产生代码的唯一功能模块；
    b）适应企业内部的复杂情况，制定生成各种代码的编码规则的机制，生成企业需要的各种代码；
    c）提供方便的代码自动生成手段，在生成过程中能提供一些约束和检验能力，尽量减少代码生成过程中的人为失误，维护代码的完整性和一致性；
    c）遵循并提供通用的国际、国家、行业标准中的编码规则；
    e）灵活的编码、代码查询功能。
4  结束语
    结合企业实际案例对ERP系统中编码的设计进行了探讨，解决了ERP系统中编码基础数据准确性与唯一性的问题，为了在各信息系统共享，采取目前流行的B/S结构，目前该系统已经在企业运行，并取得了很好的效果。