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yq_2002_3

郵件備存
「備存設定」對話方塊的「基礎」頁面顯示現行資料庫的備存資料庫儲存所在的位置，以及關於上次執行之備存的狀態，若有一個話。

您可以按一下「變更」，以：
選取備存資料庫的不同目的地 (本區或伺服器)。
變更備存是由 Domino 伺服器執行 (伺服器型備存) 或由您電腦上的 Notes 用戶端執行 (用戶端型備存)。

存取郵件備存
如果「變更」按鈕是暗的，且您看到一則訊息，指出管理政策已經鎖定，則表示您組織的 Domino 管理員已設定了郵件資料庫的備存政策。請洽管理員，政策是否設成用戶端型備存。若是，您可能需要讓電腦在安排要發生備存的那一天的時間開啟，或在「備存設定」對話方塊的「進階」頁面上變更時間。當伺服器執行備存時，伺服器會控制備存發生的時間 (一天一次，在早上 10 點)。當您的 Notes 用戶端軟體執行備存時，您的本區電腦必須在排程表中所指定的時間開啟。

指定效能及目的地電腦：
  1.        若要選取執行備存的電腦，請執行下列其中一項：
對於 Notes 用戶端型備存，請選取「在我的 Notes 用戶端至」。
對於伺服器型備存，請選取「在 Domino 伺服器」。
秘訣  如果您設成漫遊使用者，且您想要使用用戶端型備存，請從主要漫遊電腦指定它。
  2.        請執行下列其中一項，來指定將建立備存資料庫的目的地電腦。如果您選取一個伺服器，則必須具有在目的地伺服器上建立資料庫的使用權。
從「在我的 Notes 用戶端至」清單選取一個伺服器或「本區」。
從「在 Domino 伺服器」清單選取一個伺服器。若要指定一個本區目的地，請在「至 Domino 伺服器」清單選取「其他」，然後從下一個對話方塊選取「本區」。
附註  對於每一個備存基準集，可能有備存資料庫的個別檔名及路徑，但是它們全都必須位在一部電腦上。如需指定檔名/路徑的相關資訊，請參閱指定備存或備存日誌資料庫的檔案路徑。
3.        按一下「確定」。

檢查資料庫的備存基準
  1.        開啟資料庫。
  2.        從功能表選擇 [檔案] [資料庫] [屬性]，再按一下「備存設定」。
  3.        按一下「設定」，然後查看選取了哪一個基準集。
  4.        按一下基準集來查看它的詳細資料，包括每一個基準集之備存資料庫的名稱及位置。
建立或編輯備存基準集
對於任何資料庫 (但郵件除外，如果遭到備存政策禁止的話)，您可以建立及編輯專用基準集。在郵件中，您無法編輯的基準集出現時，會帶有鎖定圖示。
  1.        開啟要備存的資料庫 (例如，您的郵件)。
  2.        選擇 [檔案] [資料庫] [屬性]，再按一下 [備存設定]。
  3.        按一下「設定」。
  4.        執行下列其中一項：
若要編輯基準集，請在清單選取其中一個現有的基準集，如果有任何要使用的基準集存在的話。
若要建立新的基準集，請按一下「新增」，然後為您的專用基準集輸入一個名稱。
  5.        請參閱設定備存基準集的選項，以取得如何調整這個基準集的詳細資料。
  6.        選取「啟用備存」，再按一下「確定」。
  7.        (選擇性) 按一下「進階」來指定具有回應之文件的備存，以及設定備存日誌。「進階」設定適用於所有基準集。
  8.        按一下「確定」來關閉「備存設定」對話方塊。
在建立或編輯備存基準集後，您可以回到「設定」頁面，然後按一下「編輯」來編輯備存基準集。
移至頂端
啟用備存基準集
Notes 僅使用已啟用的備存基準集。如果未啟用備存基準集，且您要求備存資料庫，將不備存任何東西。
  1.        在清單中選取基準集，或如果沒有列示基準集，請按一下「新增」來建立一個。
  2.        (選擇性) 在啟用您的其中一個專用基準集前，若要編輯它，請按一下「編輯」。
  3.        選取「啟用備存」，使選取的基準集生效。
  4.        按一下「確定」。

設定備存基準集的選項  
您可以使用「備存基準設定」對話方塊，來指定選取的基準集將如何處理現行資料庫中的文件。
  1.        如果您尚未這樣做，請開啟要備存的資料庫、選擇 [檔案] [資料庫] [屬性]，然後按一下「備存設定」。
  2.        按一下「設定」，然後新增或編輯基準集。這時會開啟「備存基準設定」對話方塊。
  3.        執行下列其中一項：
若要將文件備存至個別的備存資料庫，而且從現行資料庫移除它們，請選取「複製舊文件到我的備存資料庫，然後清除此資料庫」，再按一下「備存資料庫」來指定資料庫的檔名及路徑。
若要刪除文件，不備存它們，請選取「只要清除此資料庫而不要備存」。
注意  使用這個設定時請小心。一旦刪除了文件，將無法回復它們！較安全的作法就是建立備存資料庫，然後為備存資料庫設定使用這個設定的備存。這可讓您一旦想要的話，就可以將文件儲存在備存中，但仍然使 Notes 自動代您刪除它們。
4.        選取下列選項之一：
選擇要備存的文件  
在任何資料庫 (但郵件除外，如果遭到備存政策禁止的話)，您可以建立備存基準集，將備存現行資料庫中的文件子集。您可以根據它們的活動選取文件、從某些資料夾或視界選取文件，或兩者。
按下列主題之一：
根據活動選取文件
根據資料夾或視界選取文件
根據活動選取文件
如果沒有開啟「備存文件選擇」對話方塊，請開啟您要備存的資料庫，選擇 [檔案][資料庫][屬性]，再按一下「備存設定」。按一下「設定」，新增或編輯基準集，再按一下「選取的文件」。
  1.        選取「全部文件」。
  2.        選取活動選項：

根據資料夾或視界選取文件
例如，當 Notes 建立郵件的備存時，備存資料庫設計含有當您備存時存在的所有資料夾。在任何備存基準集中，您可以選取要從其中備存的資料夾及視界子集；而且您可能擁有多個基準集，來備存不同的資料夾及視界。
如果您變更了資料夾的名稱或刪除了資料夾，則下次備存時，備存資料庫中的資料夾將變更或將刪除。假設您具有稱為 Sales 2001 的資料夾，您想要備存其中四份文件。下一年，您將資料夾的名稱變更為 Sales 2002，並且再次從其中備存四份文件。如果您使用相同的備存資料庫，則資料庫將稱為 Sales 2002，但是它其中將具有全部的 8 份文件，包括那些來自 Sales 2001 的文件。如果您計劃在多年中備存，請在每一年的原始資料庫中建立多個資料夾，或在「備存設定」對話方塊，指定每一年的新備存資料庫檔案。
如果沒有開啟「備存文件選擇」對話方塊，請開啟您要備存的資料庫，選擇 [檔案][資料庫][屬性]，再按一下「備存設定」。按一下「設定」，新增或編輯基準集，再按一下「選取的文件」。
  1.        選取「在這些視界或資料夾：」
  2.        在清單中選取資料夾及視界，再按一下「確定」。若要選取非連續項目，請按 CTRL 鍵。
秘訣  如果建立多個對不同的資料夾及視界起作用的基準集，請考慮命名資料夾或視界的每一個基準集，以便您可以分辦每一個在做什麼。例如，您可能具有稱為 "InBox" 的基準集、一個稱為 "Sent and Drafts" 的基準集，以及一個稱為 "Salesand Marketing"，如果您具有含這些名稱的個人資料夾的話。

自訂備存設定、日誌及排程表  
「備存設定」對話方塊的「進階」畫面中的設定適用於您建立的所有備存。
如需這個頁面上的「排定的備存將在本區執行」的相關資訊，請參閱指定用戶端型備存的排程表。
如果沒有開啟「備存設定」對話方塊，請選擇 [檔案][資料庫][屬性]，再按一下「備存設定」。然後，按一下「進階」。
阻止孤項的回應文件
如果資料庫具有含「父項」及「子項」(回應) 文件的階層式視界，則允許備存父項文件可能使得回應變成孤項。未備存的回應將從階層式視界消失 (變成孤項)，但仍然存在，使得您正在備存的資料庫持續變大。若要阻止孤項的回應文件，請留下已選取的預設值「不要刪除有回應的文件」，或如果您取消選取它，請確定包括任何主文件的備存基準集也包括它的回應。具有階層式 (回應) 視界之資料庫的範例包括「討論」及「郵件」(具有「郵件執行緒」視界)。
附註  當您預先選取備存的文件時，這個選項並不適用。
設定備存日誌資料庫
備存日誌資料庫含有您的所有備存資料庫中所有備存作業的歷程。按預設值，Notes 會建立這個資料庫，但您可以選擇不建立資料庫。
  1.        如果未選取「在日誌資料庫中記載所有備存活動」，請選取它。
  2.        (選擇性) 按一下「日誌資料庫」，為資料庫指定不同於預設值的檔名及目錄。
  3.        (選擇性) 選取「併入文件連結到已備存的文件」。連結有助於尋找文件，因為不需瀏覽備存資料庫。
指定用戶端型備存的排程表  
當您的郵件設成透過您自行建立的基準來使用用戶端型備存時，您可以控制備存的排程表。如果管理政策已指定用戶端型備存給您的郵件，則您也可以控制排程表，取決於管理員如何建立政策而定。
您可以選取備存的日及時間，以及指定 Notes 將在哪一個位置執行備存排程表。例如，您可能只要備存在辦公室的桌上型電腦中，它比您在辦公室外使用的膝上型電腦有更多的記憶體。
當您的郵件設成使用伺服器型備存時，您無法控制排程表。備存是由 Domino 伺服器在夜間所執行的。您可以關閉電腦，因為它不會干擾備存。
附註  執行備存的位置與備存及儲存資料庫的位置無關。伺服器可以執行本區資料庫的備存，您電腦上的 Notes 則可以執行伺服器型資料庫的備存。
  1.        在您想要對其設定排程表的資料庫中，選擇 [檔案] [資料庫] [屬性]。
  2.        按一下「備存設定」按鈕，再按一下 [進階]。
  3.        選取「排定的備存將在本區執行」，再按一下「排程」按鈕。
附註  如果您看不到這些選項，這個資料庫的備存會設成伺服器型。如需相關資訊，請參閱備存郵件的管理政策。
  4.        從下拉清單中拖曳至您想要的時間，再按一下核取標記，來選取一個時間。
注意  確定您的電腦都在每一天的這個時間開啟。例如，如果在夜間會關閉電腦，則您可能想要設定在您吃中飯時或在每日會議時進行備存。
  5.        選取所有要執行備存的日期。
  6.        (選擇性) 留下選取的「任何位置」，或按一下「特殊位置：」，再選取要執行備存的位置。
  7.        (選擇性) 若要移除您的自訂，請按一下「重新設回到預設值」。
  8.        按兩次「確定」。
將文件標示為過期或未過期  
在某些資料庫中，如「郵件」、「討論」、「文件圖書館」及「會議室」資料庫，您可以標示文件在特定日期時過期，而且下次在該日期後發生備存，Notes 將備存這些文件。在您可以標示過期的文件之前，資料庫必須已啟用備存，且指定了備存基準集。
秘訣  若要將郵件草稿標示為過期，請使用「全部文件」視界。
將文件標示為過期，直到備存發生後，您隨時都可以將文件標示為未過期。標示為過期的文件會出現在「郵件」視界，而且有一個小的時鐘圖示。在其他資料庫中，如「討論」資料庫，標示的文件出現時，其標題前面會有一個「已過期」的字。
  1.        選取要示為過期的文件，或選取要取消過期的已過期文件。
  2.        執行下列其中一項：
在郵件資料庫中，選擇 [動作] [工具] [標示/未標示文件為過期]。
在「討論」、「文件圖書館」或「會議室」資料庫中，選擇 [動作] [標示/未標示文件為過期]。
附註  當未設定備存的資料庫時，如果您選擇了這個指令，您將看到一則訊息，指出 Notes 無法標示文件。從功能表選擇 [檔案] [資料庫] [屬性]、按一下「備存設定」，然後設定備存。
  3.        執行下列其中一項：
若要在下次備存時，將文件標示為過期，請選取「要將文件標示為過期？」
若要取消標示已設成過期的文件，請選取「要將具有過期日期的文件取消標示？」
  4.        如果您要標示過期，請從日曆選取一個過期日期。
  5.        按一下「確定」。
執行備存  
您可以對任何已啟用一個或多個之備存基準集的資料庫，執行備存程序。您可以備存整個資料庫，或您選取的文件。
請按下列主題之一：
備存資料庫中的所有文件
僅備存選取的文件
備存資料庫中的所有文件
當您想要的話，您可以在資料庫中起始備存，不管資料庫是否具有一個指定的排程表。
如需備存排程表的詳細資訊，請參閱指定用戶端型備存的排程表。
  1.        開啟您想要備存其文件，且啟用了備存基準集的資料庫。
  2.        選擇 [檔案] [資料庫] [備存]。
如果您看到一則訊息，指出資料庫沒有設定，請遵循建立、編輯及啟用備存基準集中的步驟。
  3.        當問您是否要從這個資料庫備存文件時，請按一下「是」。
  4.        關閉並重新開啟資料庫。
附註  如果備存資料庫不存在，Notes 就會建立一個。
移至頂端
僅備存選取的文件
  1.        開啟您想要備存其文件的資料庫。
  2.        執行下列其中一項：
若要僅從「郵件」中的某個視界或資料夾中備存，請開啟視界或資料夾、選取要備存的文件，然後選擇 [動作] [備存] [備存選取的文件]。
您也可以將文件拖曳至任何列示在「備存」之下的基準集。拖曳前，在瀏覽窗格中按一下「工具」，再按一下「備存」來展開在它之下的清單。

若要從任何資料夾中的多個視界或資料夾備存，請建立並啟用一個選取那些視界或資料夾的基準集、選擇 [檔案] [資料庫] [備存]，再按一下「是」。
附註  當您備存選取的文件時，「備存設定」對話方塊的「進階」頁面上的孤項回應文件並不適用。

回復備存的文件
您可以從備存資料庫回復完全 (未減少的) 文件。
如需減少的文件的詳細資訊，請參閱設定備存基準集的選項。
  1.        在瀏覽窗格中，依序按一下「工具」、「備存」、任何基準集。此集開啟的備存資料庫。
  2.        選取要擷取的文件。
  3.        從功能表選擇 [編輯] [複製] 或 [編輯] [剪下]。
  4.        開啟資料庫及視界或要回復備存的文件至其中的資料夾。
  5.        選擇 [編輯] [貼上] 以回復已經備存的文件。
刪除備存的文件
  1.        在瀏覽窗格中，按一下 [工具] [備存]，再按一下任何基準集。此集開啟的備存資料庫。
  2.        選取要刪除的文件。
  3.        按一下「刪除」。
附註  若要看到刪除生效，請選擇 [檢視] [重新顯示]。
秘訣  您可以設定備存，在您選取的間隔後刪除文件，方法為設定備存資料庫的備存基準集，然後在備存資料庫的備存基準中選取「只要清除此資料庫而不要備存」。