促进中小企业信息化建设优化ERP系统

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随着中小企业竞争的国际化和企业的本身信息化建设的不断完善，ERP已经成为中小企业现代化管理的必需品。但是当企业实施ERP一段时间以后，其局限性已逐渐显示出来。本文对此问题进行研究，设计了优化后的ERP系统，为中小企业信息化管理的发展方向提出建议。

    信息技术的不断更新造就了企业目前所处的环境——信息化。企业应对这一快速变化必须依赖于企业资源计划，中小企业也不例外。企业资源计划是企业应对速度挑战、升级为智能企业的基础。很多中小企业正在追求成为智能企业，结合具有发展前景的信息技术构建适合自己企业运作的企业资源计划系统。

    ERP是当前企业管理中最为前沿的实践应用系统，该系统的内涵和外延都相当丰富，蕴含着众多的管理思想和信息技术运用成果，是有史以来最复杂的信息管理系统，其功能覆盖了企业运营和管理的方方面面。它经过十几年的发展，ERP被国内外众多企业广泛采用，并成为中小企业信息整合与业务流程重组的主要驱动力之一。但是，目前ERP系统并不足以帮助企业获得市场竞争的优势，大多中小企业认为现有的ERP系统已无法为用户提供强有力的决策支持。尤其是面对日益快速变化的市场状况，ERP系统的反应速度逐渐显得有些迟缓，其局限性已逐渐显示出来。如何优化ERP系统，以适应中小企业信息化的需要。是本文所要探讨的主要问题。

一、传统ERP的局限性

    传统的ERP系统属于典型的联机事务处理系统，系统强调的是密集的数据更新处理性能和系统的可靠性，其业务数据的模式是针对事务处理系统而设计的，所以数据的格式和描述方式并不适合非计算机专业的管理决策层进行业务上的查询、分析和决策。经过一段时间的应用后，用户便发现单靠所拥有的传统ERP系统并不足以获得市场竞争的优势，因此用户不再满足于计算机系统帮助他们迅速地处理具体业务，他们还要求从大量业务数据中探索业务活动的规律性以及市场的运作趋势，并据此为他们参与市场竞争做出重要的决策。这种决策需要对大量的业务数据(包括历史业务数据)进行多维分析或数据挖掘才能得到，然而传统的ERP系统是面向应用建立的，系统支持日常的操作。只具有传统的查询及统计报表功能，无法为用户提供强有力的决策支持。传统ERP系统在管理决策支持方面的局限性体现在以下方面：

    1.ERP软件是“联机事务处理”系统。一个典型的联机事务处理系统南多个事务处理(transaction)应用构成，每个应用使部门的一个过程或功能自动化，同时每个事务和每一分钟的业务细节都记录在与事务应用关联的数据库中。而对于公司高层管理者来说，从规模庞大、数据完整、但“事无巨细”的ERP系统中直接获取进行宏观决策时所需的数据是很困难的。

    2.受ERP思想提出时的需求所限，ERP系统的数据无法上升到信息层面，决策所需的支持信息需要从ERP系统和其他事务处理系统中提取出来进行二次加工得到。要求进行更深层次的分析和挖掘，才能提炼出对当前决策问题真正有意义的、有价值的信息来。

    3.传统的ERP系统，虽然将企业内部的信息做了很好的整理。但对信息的利用非常有限，大量企业有用的信息资源被闲置浪费。事实上。根据IBM的调查，一般企业对于储存资料的使用率只有2%~4%。

    过去，终端使用者想要存取信息系统内的数据，必须事先通过系统管理员的授权，对于终端使用者非事先安排好的数据存取。大部分是不被允许的。然而，过去有关分析的信息系统，大部分是由信息部门设计或管理。因此缺乏对终端使用者特定需求的了解。此外，传统的分析工具缺乏让使用者连接到不同信息来源的功能。因此对于非技术人员来说。这一类的工具无法提供整合性的分析功能，使用者仅能利用独立的、非整合在一起的应用程序来从事自己的分析工作，这就使得企业为取得及时可靠的信息而疲于奔命。

    4.ERP中跨地域业务往往存放在异构的环境中。不易进行统一的查询，同时由于地域和时间的变化和统计口径的不同，造成ERP数据的一致性存在严重的偏差，因而影响到决策过程。

    5.ERP系统是经常更新的，当数据经常改变时，就难以对企业的问题做出一致的回答，而回答的经常性改变往往会混淆决策过程。

    6.ERP系统的设计主要是考虑将事务处理所需的细节信息有效地载入系统，要求应用开发者实现数据高度规范化，以及在数据存档之前就必须决定作为应用的一部分有多少数据可存储。虽然运作系统对日常事务处理的支持是非常有效的，但对于运用常规的软件技术支持报表制作、决策和行政信息系统并不是很好。因为其侧重点在于数据的存储，而很少提供访问数据和将数据变为有用决策信息的工具。

    7.ERP系统的维护和客户化开发成本无法控制。由于决策层无法直接获取决策所需要的信息资源，造成ERP供应商和企业信息部门增加了大量的客户化开发工作。同时由于决策需求的不断变化，也使得开发维护工作量不断增大。企业信息成本不断提高。呈不可控状态，严重影响企业对信息化的信心。

    8.商务过程中ERP对决策支持的不足。首先，ERP是面向事务处理的，由于不同层次的管理人员对数据的要求是不同的，因而处理决策相关问题时，ERP系统要面向不同的用户提供不同的数据，这常常要在日常事务级别上进行。耗费大量的系统资源并且性能低下。其次，这些决策支持功能大多在各个模块当中，不能成为一个统一的整体。对于需要集成数据的决策应用来说，必须由企业编程人员编写专门的程序消除这些信息孤立情况以使这些数据集成起来。可是，数据集成是一项十分烦琐的工作，都交给应用程序完成势必会大大增加编程人员的负担，而且会导致极低的处理效率，也不利于系统的维护。此外，由于ERP系统处理的大多是细节数据，它能提供的统计数据量和决策功能都十分有限，提供的查询比较简单，因此很难满足企业日益增长的决策需要。

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二、优化ERP系统的必要性
    以上讨论了传统ERP系统管理决策支持方面的局限性，可见，优化ERP系统迫在眉睫。其一，各ERP厂商迫切需要扩展ERP的商业智能功能。传统ERP市场已趋饱和。经过10多年的扩展，传统ERP系统的需求已经渐渐趋缓，各ERP厂商都需要开发新的产品以弥补传统ERP系统的绩效下降，需要延伸ERP系统的功能。其二，企业对ERP系统的要求改变。企业提升价值的办法从改善企业内部流程以提高效率变成满足客户需求以超越竞争对手，对企业发展的战略性信息的需求增强，进一步推动ERP软件功能的大幅度拓展。
    随着ERP的应用，企业从过去的信息难以集成、信息匮乏的时代，进入到信息爆炸以及决策支持需求日益迫切的时代。首先由于ERP系统每天产生大量的作业信息记录，使得数据量快速膨胀，进而影响数据库访问效率及ERP系统运行效率，因此必须思考如何再提高系统效率。其次，由于ERP的导人。大量过去零散的难以集成、保存和汇总的信息都能在ERP系统中加以保留，管理者希望从这些大量累积的完整的营运信息中，进行分析和探索，以满足决策支持需要。
    在改善效率方面，一般情况下，ERP系统只保留日常运行所需的最近2~3年的信息，以提升整体系统运行的效率。然而当进行趋势分析或策略分析时，又要求以大量的历史数据为基础，供分析、判断和归纳所用。此时的企业需要一个既能完整保留大量历史记录，又能提供快速查询分析功能的数据环境。因此，从ERP中移出过期的数据是不可放弃的。但同时决策分析所需的大量数据库运算、访问操作，如果直接针对ERP使用的数据库操作。又会直接影响到ERP的维护运行效率，甚至干扰运行。
    鉴于ERP与决策分析在信息处理上的需求冲突，客观上要求中小企业应用优化后的ERP系统。
三、优化ERP系统的关键点
    目前，几种广泛的趋势影响着社会生活的方方面面。这些趋势包括：全球化、快速的感知与反应型经营模式、超大能量与共同改组、虚拟机构的崛起以及加速进行的产品革新。ERP在其中充当着平台的角色，中小企业能从中探求到未来商业价值的源泉，但要想真正使这些业务能力成为可能，ERP还必须自身获得新的功能。
    (一)ERP全球化
    在中小企业信息化建设中，最为明显的发展趋势便是：企业全球化、市场全球化以及竞争全球化。随着电子商务的不断发展，政策屏障已经在过去几年内相继消失，企业电子商务已经在中小企业存在了相当长的一段时间，经营的范围已逐渐扩大到全球。因此，随着中小企业信息化建没的不断加强。势必要求优化ERP系统功能，为全球化的企业提供服务。
    ERP已经支持了企业信息化明显的、相对容易做到的功能，比如允许交易和电报使用多种货币单位、按国别申报经营成果。但是。其他功能，比如适用于当地政策结构或当地文化期望值，就会在ERP系统中设计得很复杂，而且利用编程来实现的难度较大。因此。使ERP全球化首先应该从ERP流程标准化着手，把相关地区的生产力、生产与运输成本、关税以及需求等全球数据结合在一起。
    随着市场全球化，中小企业公司间也倾向于进行合并，以更好地应对市场中生产能力过剩的情况。另外，信息环境与流程环境的相似性也会引起业务上的结合。合并与收购的不断增长带来了另一种需求——把原来相互分隔的ERP整合在一起。因此，在优化ERP系统的时候，必须考虑到企业在原有ERP系统中倾注的精力，使企业在原有ERP系统环境下，稍作升级便可满足目前经济情况下中小企业信息化建设的需要。
    (二)ERP快速化
    在竞争激烈的经营环境中，中小企业为了维持生存、发展，必须迅速了解到单个客户在某一特定时间想要得到什么，并通过ERP软件来做出反应。因此，要求ERP软件具有快速感知与快速反应能力。优化后的ERP必须在技术方面满足中小企业信息化建设的需要。提高企业回应客户的速度和灵活性。
(三)ERP重组化
    经济全球化促进了企业间的合并，但是，由于企业及管理机构要求降低管理的成本，因此会促使各企业在本行业内进行重新组合。重组之后的公司也应该能够在优化后的ERP软件的帮助下，进行ERP重组，使得ERP软件可以适应目前企业重组后的要求。
    (四)ERP虚拟化
    由于虚拟组织是企业为了实现共赢而进行的联合协作。关系范围非常广泛。优化后的ERP软件为了涵盖这样的范围，技术上需要支持不同级别的数据与流程的联合，从简单的组织机构间的市场交易，到完全联合与共享，各种级别的联合必须要适合构成虚拟组织的两家(或多家)机构之间的关系种类。要使ERP软件虚拟化。方法之一是扩大价值链，把多个数据系统中的信息整合在一起。

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四、优化ERP系统的解决方案
    数据本身并不像数据处理后的信息那样有价值，只有将数据处理成信息才能使用户能够更好地理解市场。进而获取竞争的优势。那么如何将传统ERP系统中积累的大量数据转换成可靠的、商用的信息以便于决策支持呢?以数据仓库为代表的商业智能技术是最好的解决方案。商业智能系统的数据可以从ERP系统、异构的外部数据源、脱机的历史业务数据中提取、清理和转换，并按决策主题所需进行重新组织，从而构建一个作为决策支持系统和联机分析应用数据源的结构化数据环境，帮助用户发现ERP系统积累的数据的潜在价值。
    在优化后的ERP系统环境中，ERP系统为集成数据来源，通过ETL过程建立必要的数据仓库和数据集市。ERP系统、OLAP和DM组成集成环境的工具层。技术上，ERP系统的重点在于快速、准确、安全、可靠地将数据收集到数据库中，数据仓库用于信息的存储和组织。OLAP侧重于信息的决策分析，而DM则侧重于重要的、隐藏的知识发现，它们相辅相成，互相促进。集成的系统具有以下特点：
    1.ERP系统收集、处理、存储大量的基础数据，构成集成系统的数据来源。
    2.数据仓库对ERP系统数据进行统一综合。形成全局的数据视图，构成商业智能系统的信息基础。
    3.OLAP利用数据仓库中的信息。构建多维数据视图，采用多维分析方法进行数据分析。
    4.DM能有效地从大量数据中挖掘出决策所需的知识，做出预测性分析。优化后的ERP系统的价值可以体现在以下3个方面：
    决策支持方面的价值。数据仓库系统可以提供集成的、简洁的和一致性的数据。不但可以增加报表和信息查询效率及其可靠性，最主要是可以协助如趋势分析，跨年度比较、周期性分析等比较查询。而且在进行信息处理、分析处理、变异分析及数据挖掘等决策支持工作时，都可以通过数据仓库取得基于ERP系统的累积的实际数据的分析结果，更可以帮助管理者进行分析和提供可行方案的评估参考。
    重组应用系统方面的价值。由于将OLTP系统和商业智能系统的OLAP分开，可以适度地清除OLTP处理系统的历史数据，如此可以改进企业的系统结构，也可以让两方面的工作负荷互不干扰。更可以通过OLAP功能，提供与ERP截然不同的数据取用方式和处理方式。满足不同的数据需求。新的系统甚至可以在必要时连上ERP或数据库提供及时信息。
    企业再造方面的价值。商业智能系统事实上主要为企业管理者提供战略决策信息，而不是细节的战术信息。避免了商业智能所带来的信息过载问题。为决策者提供关联、聚合等分析为企业的发展提供良好的信息支持，也便于管理者利用企业再造(BPR)改进企业体制，增强企业的竞争力。
    目前，各种各样的应用已经离不开信息化软件的支持，ERP系统也已经成为辅助企业管理的重要工具。信息化管理的建设对企业发展将起着越来越重要的作用。可以这样认为，成功的信息化管理软件在很大程度上决定了中小企业是否能够不断推进信息化管理。因此，不断优化ERP系统，使中小企业信息化管理最大限度地发挥作用，是ERP研究者重要的工作任务。

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