异常商品管理—商品管理的战术

xiaoerp

由于景气不好，大家面临到营业额减少及毛利降低的问题，而且为了加快资金回转，必须更有效的降低库存及增加商品回转率。所以我一直呼吁企业要放下过多的战略讨论，回归到商品管理的基本面上。

而大家都知道商品回转率是创造商品销售重要的指标，但是很多人都把商品回转的重心，放在品类管理、行销、陈列的管理上面，或者透过畅销品、滞销品来做商品回转的管理。

事实上更多的国际连锁企业把商品回转的提升，更多的回归到日常的异常商品的管理及问题解决上。透过营运及采购人员合作，定期从商品异常的核心问题实施检核，才能发现造成商品从厂商、采购部门、门店订货、陈列、库存管理、顾客销售的销售环节中，到底是哪个环节，影响了商品销售，也才能由营运、采购两方面同时采取行动，改善商品回转率。而且透过异常商品管理，发现门店或者采购部门管理缺失，并且更有效的提升商品效益的管理手段。如果我们把品类管理看做是商品管理的战略，那么异常商品管理就是商品管理的战术问题了。

异常商品可分为负库存、未销售商品、畅销缺货、即将删除或季节性商品、负毛利、应销未订、高库存七种管理。

一、负库存：指采购设定该商品状态为可销售商品，但门店当日库存量<0的商品。

检核目的：
1、确保公司之电脑库存之正确性，使电脑订单作业运行更为准确。

2、发现人为疏失或者舞弊现象。

检核时间：每日

检核工具：建立电脑系统之负库存商品明细表

检核部门：营运部门

产生原因：

1、商品已进入门店并产生销售，但收货之商品订单未输入电脑系统，形成库存数据。

解决方法：
A、收货或物流系统应日清日结，当日收货必须当日输入，并有单据复核动作，数据输入正确。

B、每日发现负库存商品后，立即检查订单输入状况，并改正之。

2、顾客结账时，收银员货号或条形码输入错误，造成销售A商品结果输入B商品。

解决方法：
A、由收银员改正调整销售货号，并确认是否为收银员无意或故意缺失。

B、对包装相似或相同，但进、售价不同的商品对收银员进行再训练。

3、人为故意舞弊，冒用货号销售。

解决方法：检核为外部盗窃偷换条码，或者营运、收银故意舞弊。

4、采购部门为降低进价，与厂商协议之搭赠商品订单未输入电脑。

解决方法：
A、将搭赠商品补输入电脑。

B、重新检核收货作业流程缺失。

二、未销售：指商品依据商品品类销售特性，设定一个合理销售天数，而商品未销售天数大于合理销售天数。

检核目的：及时检讨回转率差之商品,以便汰旧换新，增加卖场坪效,并降低库存积压。

检核时间：每周

检核工具：建立电脑系统之未销售商品明细表

检核部门：营运、采购部门

产生原因：营运部门：1、因盘点错误，造成电脑库存错误，实际有库存，但门店未陈列。

解决方法：将库存更正，并将商品陈列。

2、商品陈列位置不合宜。

解决方法：调整商品陈列位置。

3、商品缺价格卡，造成顾客无法购买。

解决方法：补价格卡，并检讨改善门店日常管理作业。

4、商品在架上之品质、包装不良，造成顾客不愿购买。

解决方法：
A、将商品下架并办理退货。

B、检讨改善门店日常管理作业。

5、商品贩售规格不合适，过小或过大包装，非顾客需求。

解决方法：通知采购部门，提出改善建议。

采购部门：1、商品售价不合适，造成普遍顾客不购买。

解决方法：
A、对商品实施市调，与厂商重新谈判并调整售价。

B、对各门店皆有共同问题时，检查该品类价格带，检讨该商品是否

有存在之必要。

2、商品过季或退流行。

解决方法：将商品锁档，进入即将删除商品状态，开始清理库存措施（出清或退

货）。

3、为满足商品丰富化之必需品。

解决方法：继续陈列，并提出品类促销方案及销售模式推荐方案。

三、即将缺货：依据商品平均销售及厂商送货状况，计算并设定可销天数+安全库存天数，依此当商品库存

小于此库存天数即列入即将缺货。

检核目的：随时掌握回转率较高商品之库存状况,以防因卖场缺货而造成业绩及顾客流失，并可借此报

表追踪厂商短、缺交之畅销品。

检核时间：每日

检核工具：建立电脑系统之即将缺货商品明细表

检核部门：营运、采购部门

产生原因：营运部门：1、已下订单但厂商未送货。

解决方法：A、催促厂商送货

B、若该商品经常发生即将缺货，应修改该商品安全库存天数。

2、未下订单

解决方法：
A、补下订单，并至其他门店转货。

B、检讨未下订单原因，并改善之（电脑或人为问题）

3、厂商迟交或缺交

解决方法：
A、催促厂商交货或补送

B、若该厂商经常发生迟交或缺交，通知采购部门与厂商谈判，了解

原因并改善。

采购部门：1、电脑商品档案数据设定问题

解决方法：检查是否应商品送货周期、订货倍数及安全库存天数造成订货问题

，而后与厂商协调并修改电脑商品档案。

2、厂商停止生产或长期缺货

解决方法：修改商品状态为停止订货或即将删除。

3、厂商迟交或缺交。

解决方法：于采购合同内规范厂商罚则，并执行之。

四、即将删除或季节性商品：当商品产生下列原因需要下架时，对下架商品库存进行追踪的管理。

1、商品销售问题，持续低销售或未销售。

2、与厂商发生合作问题，停止交易。

3、质量发生问题而厂商无法改善。

4、针对商圈、消费者需求变化，或者商品战略调整，所做的商品结构调

整。

5、一次性采购之商品，销售即将结束。

6、针对季节性引进的商品，而商品已经过季。

检核目的：1、尽快清理已决定下架的品项，并追踪确保库存清理完毕，以更有效的利用有限的卖场空

间（仓库、卖场）或降低库存积压。

2、避免下架厂商帐款结清后，仍留有库存在我方，导致采供双方帐务问题。

3、避免过季商品滞留卖场时间过久，造成更多为处理库存时的毛利损失。

检核时间：每周

检核工具：建立将商品电脑资料转入即将删除或季节性商品的商品明细表。

检核部门：营运、采购部门。

解决方法：营运部门：1、出清：依据采购部门设定为出清时，给予陈列及销售人员的销售辅助。

2、退货：依据采购部门设定为退货时，立刻检查所有库存，办理退货动作。

采购部门：1、依据与厂商之合同，对下架商品作出出清或退货之指示，设定入报表内。

2、退货时注意厂商的应付帐款是否足够，以免退货后无货款可扣。

3、退货日期与厂商联系好，并追踪门店执行，不要造成厂商因为多次退货，

而增加的物流成本。

五、负毛利：当日有销售商品之未税售价低于未税平均成本

检核目的：1、为确保卖场应获得之利润，避免因库存掌控及进货不当造成毛利损失

2、检核采购设定售价错误或有无店内异常改价行为

检核时间：每日

检核工具：建立电脑系统之负毛利商品明细表

检核部门：营运、采购部门。

产生原因：营运部门：1、出清、折扣或市调跟价

解决方法：检查是否为经过核准之行为。

2、促销进货时间不当，库存为非促销时间进货，或促销期未进货，使用原

库存。

解决方法：通知采购部门与厂商协商。

3、厂商为降低进价之搭赠商品未输入或厂商未搭赠。

解决方法：通知厂商补送搭赠并输入搭赠订单。

采购部门：1、出清、市调跟价或促销未或厂商支持降低进价。

解决方法：1、设定负毛利时，采购主管要求采购毛利回补方案并追踪执行结

果。

2、采购对负毛利设定品项促销之销售数量控管及追踪。

2、营运部门在非促销进价时进货。

解决方法：与厂商协调做进价扣补或要求门店退货重新进货。

六、应销未订：指商品状态为可销售，而七天以上未销售，并且库存为0的商品。

检核目的：对采购部门所议进之商品全力支持并订货陈列，以达到卖场商品之丰富性，满足顾客一次

购足，并对厂商合同执行诚信的表现。

检核时间：每日

检核工具：建立电脑系统之应销未订商品明细表

检核部门：营运、采购部门。

产生原因：营运部门：

1、采购因新商品、重新开档或厂商多次未交货而锁档之商品，未通知门店。

解决方法：与采购部门联系，并发出订单。

2、分店应滞销、商品结构、陈列面积或特殊问题暂不销售。

解决方法：通知采购部门核定后，对分店实施商品锁档。

3、疏忽未订货

解决方法：立即补订货并检讨订货流程管理。

采购部门：1、因新商品、重新开档或厂商多次未交货而锁档商品，未通知门店或物

流。

解决方法：1、对有重新开档之商品，应由电脑系统自动跑出报表，门店每日核

对。

2、无电脑系统报表，采购应对物流或门店下发订货通知。

3、检讨采购开档作业是否与订货作业同时执行。

2、对分店之提出应滞销、商品结构、陈列面积或特殊原因停止销售申请。

解决方法：1、行分店竞争者市调及该品类分析，决定是否对该商品锁档。

2、采购对各店陈列应做掌握，并遵行商品一进一出原则。

七、高库存：将商品属于购销合同，透过电脑计算其库存天数大于品类设定的标准天数+XX天（例如30天），或库存量大于订货倍数的X倍（例如4倍），或库存金额大于XX元（例如500元），且已30天未进货，列入高库存商品管理。

检核目的：1、及时检讨回转率差之商品，或商品未达预期销售。

2、订货不当之商品及时退货或出清，减少库存压力。

检核时间：每日

检核工具：建立电脑系统依据设定高库存的条件产生的高库存商品明细表。

检核部门：营运、采购部门。

产生原因：营运部门：1、商品未上架销售，或陈列不当，造成未销售而积压库存。

解决方法：立即上架销售或调整陈列位置。

2、因销售不佳或加上库存包装、质量等问题造成未销售之库存积压。

解决方法：立即退换货或采取销售措施增加销售量。

3、因为订货不当，超过销售周期。

解决方法：适当办理退货

4、因为采购设定商品订货参考系数之订货倍数过大，不符合销售周期。

解决方法：通知采购与厂商重新协商，修改订货倍数或物流。

采购部门：

1、因销售未达预期，或售价过高。

解决方法：与厂商协商，降低进价、增加促销方案提升销售。

2、因过季或过流行商品。

解决方法：退货或出清。

透过经验的总结，希望提出对异常商品管理的方法，能够使现在的药店电脑系统没有此类管理系统的，能够进行增加，并提高营运主管、采购主管知道如何解决商品异常的问题，有效的提高商品回转率，并且能够使一些门店碰到的管理疏失或舞弊现象，从报表中提早发现并找到问题的所在。


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