四班ERP系统在欧莱雅(中国)的应用案例分析

纵横四海

欧莱雅中国分销中心经理杨勤奋 欧莱雅公司在中国有一家工厂，一家销售公司和一家仓储基地，能够把不同的三家公司管好，欧莱雅有什么“绝招”？
欧莱雅（中国）是法国最大的化妆品公司——欧莱雅集团在中国的独资企业，主要生产和销售美宝莲、欧莱雅、兰蔻等品牌的化妆、护肤、美发用品。欧莱雅在苏州设有生产工厂，1997年在上海设立销售公司，后又在外高桥设立仓储基地。几年来，欧莱雅在中国的市场迅速扩展，分销商遍布大江南北，月销售量达百万件，业务量非常大。如此骄人的业绩，与欧莱雅注重信息交流和投入是分不开的，为了建立适应公司快速发展的业务，欧莱雅不惜重金建立起一个相对比较完整的信息管理系统。欧莱雅（中国）先后在苏州工厂、上海销售分公司和上海外高桥的贸易公司实施了四班软件系统。

实施三部曲
从整体角度看欧莱雅四班系统的实施，可分为三个步骤：工厂生产与财务集成，上海销售分公司和上海外高桥的贸易公司后勤与财务集成，系统的改进和发展。

在系统建设方面，工厂方面的主要工作是完成生产成本在总部的财务报表集成，上海销售分公司主要的任务是在销售订单处理和销售分析。由于有两个注册公司在同时运转，所以两套四班系统的数据汇总是该系统的一个显著的特点。
苏州的美宝莲工厂(以下简称工厂)作为第一个使用四班软件的欧莱雅集团的经济实体，在系统管理、项目实施和组织管理上都积累了丰富的经验，并为欧莱雅中国实施四班系统奠定了系统、人才等多方面的经验。化妆品生产的产品结构并不复杂，主要在于过程的控制，由于过程中不会因为温度的影响而产生不同的产品，因此，工厂采取PICK领料的方法以加强在线的管理，减少在生产过程中的原材料损耗。在原材料管理上，检验和批号跟踪是库存管理的主要特色，由于工厂产品品种齐全，仓库面积庞大，货架纵横跨度大，给仓库的物理环境管理带来了很大的困难，故采取四班的库存管理模块和批号跟踪模块。关于系统管理方面，工厂方面也加入了不少投资，如采用了高级的企业级服务器，采用光缆专线连接以完成工厂与分厂之间的系统信息远程登录。而在人力资源方面工厂也配备了有系统管理和实施经验的人员，从而保证了系统的实施计划顺利完成。
基于美宝莲工厂的经验，上海销售分公司成立之初就采用四班管理系统软件，并从苏州工厂输送了较有经验的系统管理人员。随后上海外高桥的贸易公司也引进了四班的系统。
实施重点
上海的这两套系统在实施阶段就比较简洁快速，在四班顾问的帮助下以及各个部门的协助下，系统在半年内实施完成，并进入正常运行。系统采取了财务和后勤同时启动的方法，确立了一整套基础数据和基本操作。
欧莱雅上海两家公司的信息系统业务主要分为财务和后勤两大部分，在系统方面主要有几大项目：订单流程改进，销售定价处理，管理报告系统，系统的文档管理等
1．订单流程改进项目随着欧莱雅业务的不断扩大，销售订单数量成倍增长，订单种类日益繁多，原有的订单处理流程已远远不能满足公司的实际需求。客户的信用控制，一向是销售公司的重要管理流程，而原来的订单模块（Order Entry）不能有效地解决这一问题。鉴于这些原因，在1998年下半年，欧莱雅开始采取四班开发的销售订单助理模块。实施该项目的难度不在于运行，而在于旧的订单模式已为操作者所接受，而一些新的步骤反而没有以前简洁，如订单的PICK过程相对而言较为复杂，所以，一开始并没有得到大家的一致赞同。在这种情况下，该公司IT部门采取培训和实施相结合的方法，先将操作流程建立起来，使各部门的操作人员明确目的，改进的优势就显现出来了。职业化的培训不但让操作者了解他们的工作，更让他们通过培训增进彼此的合作。因此，经过一个多月的重新调整，使行将中断的项目又走上了正轨，并在短时期内投入日常运行，期间公司也得到了四班用户协会的大力支持，使项目得以迅速完成。

2．销售定价项目当时，财务除了总账，应收、应付等基本操作，费用的操作和控制也是相当复杂的工作，因为是消费品销售公司，促销的需求多而且频繁，这给财务的销售分析带来很大的困难。而销售订单处理模块的顺利实施，为以后的项目奠定了基础。基于软件本身的安全性问题，销售定价模块的主要操作者应该是具有一定经验的系统管理人员，但这个项目的难度在于改变了以往无序的促销流程。因此，该公司首先在财务方面建立起了完整的促销科目管理，然后通过定价表建立起定价人、批准人和实施者之间明确的责任和分工。目前定价表已成为日常工作中频繁使用的工具。而定价模块的实施不仅保证了订单操作的准确性，也使该公司的财务报表反映出了分类的促销信息，并满足了总公司的财务报表需求。
3．系统操作文档欧莱雅的快速增长，也给系统实施带来不利的影响。该公司的主要目标是销售，结果忽略了许多基础的工作，如运作准则和规程。所以，欧莱雅公司实施了四班的系统之后，在较长一段时间内没有操作规程，没有责任手册，而公司的人员流动非常快，结果系统如同沙雕，经不起时间的考验，并不断处于重建、改进和再重建的恶性循环中。在1998年底，该公司的IT部门开始在财务和后勤部建立了完整的操作流程和文档，通过明确责任，理清操作步骤，建立必要的参考文件，使工作有章可循，而许多培训档案给系统操作新手带来了方便。目前，该项工作随着系统的不断改进和完善，也在不断更新和发展中。
1998年的下半年，随着欧莱雅在中国业务和规模的快速发展，公司增加了对信息系统的投资，为了加强对公司固定资产的控制，公司又增加了固定资产模块。通过专线的连接，利用Citrix公司的软件实现了外高桥贸易公司和销售分公司的远程系统登录和共享。这一强有力的通信工具为进行仓库管理提供了可行的方案。公司出于控制费用的目的，对于内部流程进行了改进，并也纳入四班应付款模块的管理之中。
关于欧莱雅四班ERP应用的主要成果，可用以下一些数据来说明：系统的建立和改进为财务部减少了30%的工作量，为客户服务部提高40%的效率，IT的月底结账日缩短了一半的时间，库存准确率提高了近80%，IT部门的备份工作量减少了一倍，整个管理报告系统的准确性、及时性和规范性提高了50%;而四班系统的功能扩大了20%，系统在公司的业务占有率提高了20%，系统的用户数提高了30%。这一切都表明四班系统作为公司的主要信息数据库在日趋完善，数据的集中程度在不断提高。
欧莱雅（中国）运用四班ERP系统至今，如果说有什么经验的话，那就是：一需要管理层的支持和投资；二是需要有一支有责任心的、稳定的IT队伍；三是拥有一批训练有素的用户；四是保持了一条与其他四班用户良好的沟通渠道。这些基础共同构筑了一个稳定和发展的系统。




该贴已经同步到 纵横四海的微博