合约管理

xiaoerp

一、合约管理的应用背景
随着供销超市公司各类业务费用、年终返利商品的增加，批发业务的开展，且各项费用又多而杂，为此需要对各类商品、各种利润点准确计算。我们在实施合同合约管理前，由于缺乏系统支持，不确定因素较多，业务处理上存在较大问题和管理漏洞。之后，我们在海鼎的帮助下，启用了比较完善的合约管理系统来进行业务管理。以实现：
1、有效管理企业种类繁多的费用科目；
2、监控费用的上缴情况；
3、有效控制各种漏洞，为企业创造利润空间；
4、经营与供应商良好的合作关系；
5、了解各业务人员在非营业性收入方面的谈判能力，作为员工业绩考核的依据之一；
6、有效核定门店日常销售活动中产生的各项费用、商品返利等各种利润点，准确核定各个销售点所产生的利润。
二、合约管理的实施过程
合约管理是对零售商和供应商之间签订的合同合约，和这些合同合约所产生的相关费用进行管理。用科学规范的合约管理来约束，解决管理流程中不断出现的新情况，提升现代企业内部管理水平，将直接影响公司方针政策的制订和企业的经济效益。此项工作涉及总部财务、审计、采购、业务、营销等各大主要部门；合约管理的使用将改变原有供应商货款结算、各项费用管理、门店加盟、门店返利补差费用的结算及合同管理等各项的业务流程。
（一）首先需进行流程讨论确定工作
合约管理实施前需要进行艰巨的前期调整、部分试点及流程确定工作。我们初期就进行了10多次全体会议和小组讨论会议。全体和单独培训辅导也累计达20多次，参训人次涉及总部各个科室部门人员。特别是对业务、财务、审计等各部门操作人员更需进行培训和单独辅导，形成培训文档和流程文档达近万字。
超市在部门内部进行了多次的培训和结合本公司实际的讨论和调整，由于其功能应用和流程的调整涉及到公司总部业务和结算体系的重大变革，真正的运作还需财务、审计、业务、采购、营销等各部门的联动。确定了合约操作流程后，则需分配好各个部门在合约操作时的职责和权限。设置相关人员的具体权限，付款流程和职责。
（二）其次，做好合约管理项目的内容整理工作
1、设定帐款项目
统计需要收取的费用类型，根据费用类型、与财务进行沟通，设定帐款项目。对所有供应商的往来帐款、费用项目进行详细的整理，并最终规范了供销超市的帐款项目，计五个大项，35个小项。
2、准备供应商合同
与供应商的合同中，里面需明确费用的名称、收取方式及金额，返利形式与收取形式，结算形式，结算时间，结算内容。
3、供应商付款方式的整理
对供应商的供货方式、付款情况、费用的收取方式及金额、供应商压库金额进行整理，便于合约的电脑录入。因供应商有现结、月结等等多种结款方式，需将有业务往来的供应商结算方式进行一次清理。
有部分供应商费用交款方式比较乱，同一供应商有多种费用上缴方式：有时是现金交款，有时又抵扣帐款，且交款的主体又时常在发生变化（如在交费用时可能是由与企业未发生业务关系的上级厂家或品牌经销商来支付），造成每次在费用扣除时变化较大，这就要求业务和营销两部门在与相关单位进行谈判时将其进行规范，对有业务往来的供应商的各项费用上缴统一使用帐扣的方式，同时与供应商做一个每次扣款比例的约定，这样便于系统每月足额进行扣款，同时也有利于费用的及时收缴，将各种不规范的费用收取方式交由供应商去处理，同时减少在费用扣除时的人为因素，规范费用的收缴。对于在业务上与我们无业务往来的一些品牌办事处建议统一使用现金、转帐等立即交款方式收缴费用，同时要求将所交费用按月分摊，要求各品牌办事处按月足额地上缴费用，同时系统将按月根据费用上缴情况和事先合约约定情况对费用的收取实行按月监控，这样可以及时发现呆帐坏帐，避免企业造成不必要的损失。
4、清理前帐、结算单
将每个供应商的前期帐款、结算单进行一次清理，由付款部门审计，提交有业务往来的每个供应商在电脑中的付款情况：已结、未结、已结多少。将每个供应商的结算单进行结算单整理，以前结的，将结算单时间提前。若为需记入当前/年费用返利的结算单，则根据清单，修改结算金额，以保证根据结算单生成的以返利形式计算的费用单的数据的准确性。
合约管理项目最终需要改变原有工作流程和工作方式的主体是在审计，在实施之初，新老结算体系并存，结算的审计部门既要按原来的结算方式进行对帐和结算工作，又要做好新的结算体系下的结算工作。
5、整理、录入商品资料
将所有供应商在做的商品资料的结款方式进行一次整理。有些供应商所供商品有二种以上的结款方式，如：现结、按销售结款。则需在商品资料中将这些结款方式填进去。供货的方式，是利用商品资料中的理货组这一字段，填写商品的结款方式。
同时，在填写前，需规范结款方式。如：现结，就统一填现结，不要有现结、结款等多种字样的出现。规范结款方式后，提交业务，在以后提交商品资料录入时，均需填写结款方式。
6、按销结结算单的公式确定
按销售结的供应商结算单的生成不要严格根据某段时间的销售情况来结款，而是按照以下公式来计算的：供应商结算金额=未结进货总金额-上期期未库存额-压库金额。
此外，还有几个原则：
1）如果按销结供应商设定了结算金额，且结算金额比按销结小的话，就按结算金额的结，否则，则按销结生成。
2）结算单中，先将所有未结的退货单均包含进去。
有些供应商结算单所跨期号较多，结算门店较多，则按门店与期号进行排序。
7、升级程序（海鼎合约费用管理程序）
（三）合约管理对相关科室的工作要求
1、业务与新品科必须对分管商品属性在合约上进行明确细化，如时间、扣点等；
2、审计对每份合约进行电脑化操作，做好查漏补缺工作，对每份进货单进行及时核对，以便生成供应商结算单。对合同内容需进行仔细的核对审核；
3、信息中心要做好流程的制定，合约操作的培训工作。
（四）合约管理的主要内容
1、供应商合约管理
2、货款结算管理（付款单、结算单）
3、费用管理
4、预付款管理
5、付款管理
6、交款管理
7、压库金额管理（供应商资料整理）
（五）供销超市目前在使用的合约管理帐款项目主要有
1、返利费用：年返利（按结算单金额，按付款单金额，按结算单商品箱数）、月返利、促销补差、降价补差、批发补差；
2、固定费用：广告宣传促销服务费用、年EC使用费；
3、发生时提成：结算时返利（供应商结算单）；
4、手工填写类：其他。
（六）合约管理实施初期工作内容
1、选取试点供应商
选取部分帐款往来与付款方式清晰、且使用了EC的供应商作为合约管理实施的试点单位。
2、推广HDEC
有部分供应商未上HDEC，这就为网上对帐带来一定难度，而已上EC的部分供应商网上主动查看性不够，需业务员与供应商多做沟通，并增加EC用户。供销是将年销售在10万以上的供应商全部纳入EC用户，这样便于网上对帐功能的全面展开。
3、加快推进速度
刚开始实施前，一年中已过去的几个月中的系统中的老帐需抓紧核对销帐，否则，随着时间的推移，手工与系统同步销帐工作将越积越多，直接影响到合约管理实施的成败。试点供应商流程走顺以后，要加大实施合约付款的供应商数目。这样才能尽快将大部分供应商实行系统化管理，推进合约实施进度的同时可大大减少审计部门的工作量。
4、程序升级
不仅需要进行合约程序的升级，还需对与其相关的一些单据的做单形式进行升级。如：因供应商存在2种以上的结款方式，而2种以上的结算方式不能并存于同一张结算单中，这就需要在做进货单时，同一个供应商按结算方式，分开做进货单。目前，我们系统中是在做定单时，根据结算方式进行自动拆单（前期已进行了商品资料的付款方式整理），保证了一张进货单只有一种付款方式。
5、供应商合约录入、审核
目前，为了跟财务一致，年合约起始时间按上年12月27日至本年12月26日录入。
开始录入的合约只是按签定的帐款项目对号入座进行录入，后来考虑到为了以后系统查看方便，又将合约中约定的手书文字补录。
原先只考虑了录入供应商签订的合约帐款项目，没考虑到还有由电脑系统生成的降价补差、促销补差、便利公司特价补差，又将所有供应商的合约全部修改了一遍。
为了规范合约，将每份合约进行了编号，仔细核对合约录入是否有误，又是一个重头开始的工作……可以说在前期的合约项目实施过程中，经过了多次的调整，才理顺和规范了合约的电脑录入工作。 6、人员培训
对业务、财务、审计等各部门操作人员进行培训和单独辅导。前期，主要是信息中心人员与营销部、业务部人员共同录入、检查所填的电脑信息，同时也加强了科室人员合约的电脑操作能力，后期（一年以后）交由业务人员录入，信息中心人员指导。 7、报表更新
根据实际操作情况，有针对性地为审计、财务重新编写了相关报表，用于付款单查询、费用单查询、交款单、预付单等供应商帐款核对。
在合约实施的过程中，不断出现一些与标准流程不一致的特殊情况，通过各个部门之间的协商，大多都得到了完整解决。
三、浙江供销超市合约管理流程（略）
四、合约实施过程中的注意点
1、各科室人员的权限分配必须明确、清晰；
2、供应商合约组的录入，必须保证一个供应商一个合约组；
3、按销结商品通过查询导入、其余按供应商结算经销商品（按单据）生成结算的原则生成结算单，做到结算单不拆分结算，以便返利能正确计算。
4、各项应收费用需严格要求录入电脑，不要既有手工收取，又有电脑收取费用的情况，否则对业务员与供应商之间的费用收取情况还是无法掌握的；
5、合约实施初期是工作最困难、最缓慢、也是工作量最大的时期，需要坚持。若操作无法按设定的流程来进行，则合约管理是无法成功的。但等到流程理顺以后，则能极大地提高工作效率。实施合约之前，一定要有个心理准备。进行合约管理，切记勿拖
6、实施合约管理，供应商手工帐款不能丢掉，以便备查。
五、使用合约管理的效果
（一）明显解决的问题
1、增加费用管理透明性
以前与供应商往来的各项费用，各部门各有各的一套帐，启用合约费用管理后，规范了各项费用的收取情况。对供应商的已收、应收款十分清晰明了。特别是对每月都生成的一些促销补差、降价补差，以前一年多前的费用还没有收取，核对查帐比较麻烦，现在通过查询电脑的费用情况，即可清楚哪几个月有多少金额未结清，让供应商心服口服。
2、提高了工作效率
以前翻找手工合约浪费了大量的人力物力，而对供应商的应付帐款，以前既要找手工合约，又要计算年结算金额。启用合约管理后，与供应商签定的合约在电脑中一查即知，查询也非常快捷。尤其如一年一次的返利费用，只要每月的付款金额手工帐与系统帐一致，即可参照电脑中的年返利金额。
3、供应商使用EC的积极性增加
采用合约管理，实行网上对帐后，供应商对上EC的积极性增加，特别是对一些较远地区的供应商，能够在网上实现对帐功能，又能看到库存与销售，还节省了不少往来的费用。
（二）合约管理给企业带来的好处
通过2年多的努力，目前供销超市已基本做到签定手工合约后，即录入电脑系统的操作方式。供应商电脑付款管理和付款流程已比较顺畅。通过合约管理，目前各供应商的费用收取比较规范，不会再存在少收漏收的现象，往来货款和费用一目了然，通过查询在几秒钟内就可查清供应商已付货款额，已收费用额和未交金额，省去了大量的手工查询时间，工作效率得到明显提高，也为年终的各项统计工作带来极大的方便。
虽然名为合约管理，但其实也是一次系统和管理流程的整合，整合顺利，就又是企业管理和效率一次质的提高！

该贴已经同步到 xiaoerp的微博