HDINTRA在企业人力资源管理中的应用实例分析

xiaoerp

HDINTRA致力于对企业信息资源进行有效开发和利用，实现基于WEB的文件交换共享、协同工作以及业务流程管理，包括信息发布、知识共享、员工薪资管理、人事管理、财务审批等各种功能；调整企业组织和业务模式，服务企业发展目标等。
HDINTRA的用户对于交流、共享这些基本功能可能不陌生。但是对于在内部建设中如何使用HDINTRA，可能关注不多。本文我们主要对HDINTRA在内部建设中的一些典型实例进行分析。
一、考勤管理
　　对公司人员的考勤是每个公司都不可或缺的部分。下面这个实例，使用系统对考勤过程中瓶颈的部分进行分析处理。
【需求背景】
人事部每月在发放工资前，会根据考勤管理系统中的各种有效数据，统计出每位员工每天的出勤时间，加上本月的考评结果，核算员工工资进行发放。
客户之前使用的考勤管理系统，是由以下三套系统组成的。如图1：
我们看一下人事部是如何使用这三套系统统计每位员工每人的每天的出勤时间的，具体的计算步骤如下图：
　　从考勤机中取出本月每天上下班的出勤记录，根据迟到，早退规则，如果该天有假单，还需要与假单的请假时间进行比对，以计算其迟到、早退或者旷工的时间（AbsentHours）
　　从办公室OA中取出本月员工的有效假单。根据其假类的属性（加班，病假等）计算出其请假的时间（LeaveHours）
　　根据办公室OA中每位员工每天的排班，统计每位员工的应出勤时间（DutyHours）计算员工的实际出勤时间＝DutyHours－AbsentHours－LeaveHours
　　绩效考评系统：根据实际出勤时间以及考评结果进行工资的计算。

我们可以来做个简单的计算题：
　　假设给一个员工计算30天的出勤时间。需要的时间如下：
　　1.查询考勤数据：2分钟；
　　2.计算迟到，早退时间：10分钟
（根据迟到、早退原则，比对，如果迟到，根据当天假单比对）；
　　3.计算当月的假单时间：10分钟；
　　4.根据排班数据，计算本月应出勤时间：5分钟；
　　5.计算员工的实际出勤时间：10分钟；
　　6.根据假单调整员工年休，调休额：10分钟；
　　7.统计本月绩效考评：10分钟；
　　合计：57分钟≈1小时。
　　假设公司有50人，不包含中间发现计算错误，校对的时间。那么理论时间是50/60人日。如果公司100人，500人呢？可以发现随着公司人数的增多，人工处理该问题的弊端就会逐渐显现。
　　下面看一下我们的设计思路。
【设计方案】
　　如果我们能够把人力采集，计算的过程，由系统代替人力采集，系统代替人力计算，那么，那么就会大大减少由于人工进行手工统计，操作导致的效率低下，错误率高等问题对该管理流程的影响。
　　1．功能、数据集成
　　办公室OA与绩效考评数据以及功能的集成比较简单：提供固定的考勤管理功能，对应的人事假单流程以及人事绩效考核功能。可是考勤机由于与其硬件设备关联较大，功能集成有困难。后期我们经过对考勤机系统的一个接触，最终采用了局域网内部访问考勤机，达到了对考勤机进行数据采集的目的。使之前独立的3个系统，在功能上，数据集成上达到了最大化。如图3
2.数据计算
　　我们根据客户人事部采用的计算规则，设计了一套考勤计算程序。本程序的数据来源是INTRA系统中采集的出勤记录，INTRA系统中各种假单以及考勤基础数据的集合。
具体计算过程：
　　A）出勤数据与迟到、早退规则以及假单时间进行综合对比，计算迟到、早退时间；
　　B）各种假单根据其假类性质计算其假单时间；
　　C）根据排班计算其应出勤时间。
　　将三个时间分别带入客户提供的公式，计算员工某天的实际出勤时间。
　　然后循环计算指定月期间每天，每个员工的实际出勤时间。
　　3.用户界面
　　人事部门的操作，只需要点击按钮，查看系统自动统计的报表即可。如图4：
公司人数的增加，只需要负责硬件部分的维护，而人工的计算时间不会随着增加。
　　4．系统辅助功能
　　该功能集合了客户的多系统，解决了数据计算难的问题，同时面向各层面用户提供了管理，查询，分析等的多功能操作。
　　对管理人员，可以在INTRA上进行人事各项数据的调整，管理。对薪资的发放，更得心应手。使用各项辅助的管理流程，对管理流程进行优化。
　　对考勤人员，可以直接在INTRA上进行排班，初始化人员的年休，调休等等的各项管理事务。
　　对普通员工，可以自由查看自己班次，实时查询自己出勤状况，方便的进行调班，请假，加班等的申请。
【总结】
　　1.该模块成功原因总结
　　分析到位，抓住了整个流程中的人工计算难这个瓶颈，对该瓶颈进行适当的由系统代工采集数据，计算数据的处理。得到了一个较好的结果。
　　2.模块使用前后效果对比
　　以上通过INTRA系统对功能、数据的集成收集，系统计算数据的处理后。有以下两个比较明显的效果：
　　省去了人事部在月末发放工资之前所需要耗费的大量人力物力。提高了工作效率以及数据准确性。把人力解放出来，更好地建设内部管理。
　　及时有效地提供了一个信息共享最大化的平台，面向公司各个层面。促进了企业的内部管理。
　　另一个更重要的因素在于，该客户的人事管理相对比较健全，在考勤方面有一套严格而又有序的计算方式。
　　3.小结
　　通过该模块可以借鉴：通常企业中，花费了大量的人力物力的部分，都可以在一定的管理基础上通过分析，找到问题的瓶颈，由系统对其进行优化，达到简化计算，操作优化等效果。
二、人力资源管理
【需求背景】
　　企业内部人员资料的管理主要依靠人事部门的工作来完成，人事部门在整个过程中承担着烦琐而又十分重要的作用，以下是一个人事引进企业员工的大致流程（以海鼎为例），图5
<只是列举了主要的操作步骤，但在实际过程，还有更多杂乱的事情需要进行处理，为了能让人事部门工作更有效率，人事管理系统便逐渐诞生了。
【设计方案】
　　此功能主要由员工信息库和多个有效的流程构成，
可以清晰看出模块管理着人力的所有信息，而流程将数据通过流程有条理的流转入人力资源信息库，以下分别介绍各个流程和模块在环节中起到的作用：
　　1．招聘信息管理：主要用于收集人才信息，以便补充已聘人员信息。
　　2．人力资源管理：主要是实现对员工资料的管理，包括员工资料查询，查看员工基本资料明细，新增员工资料，修改员工资料，导出员工资料。
　　3．人力资源权限管理：管理登录用户在人力资源模块下的操作权限，操作权限包括：新增用户权限，修改用户权限，删除用户权限。
　　4．招聘流程：主要帮助人事部门员工进行待聘人员信息库或招聘会收集的信息中筛选信息，安排面试，记录待聘人员的面试过程及结果，记录与其的签约信息。
　　5．入职流程：主要帮助已经签约的员工能快速了解公司环境及相关制度，辅助日常工作，同时配合其完成相应的一些人事手续等。
　　6．新增员工资料流程：由入职流程引发，主要将人员档案信息的汇总，文本资料进行备案，电子信息入库以便其正常使用内部网（INTRA）。
　　7．转正流程：用于改变员工资料状态，记录员工福利的转变过程，进行备案，便于查询。
　　从以上一套模块及流程相互结合的功能来看，已经囊括了人事在人员流动方面的大部分工作，大大提供了人事部门在人员流动工作上的办事效率，通过简单的对比，看看此功能主要在那些地方有所帮助，见下面表格：
当然如果配合更多更全面合理的流程，此功能必能在人事管理方面起到很好的效果。
【总结】
　　分析以上案例，主要在以下三点上对于企业人事工作起到了很好的辅助效果：
　　1.信息共享，多人配合，协同工作在此功能中完美体现，减少了以往信息获取不及时，相互配合不足的情况。
　　2.配合有效的流程体系，使得沟通更加及时，同时也为使用者提供及时提醒事务处理，改善了事务不及时处理的现象。
　　3.信息电子化，查询方便，维护简单，降低了以往人事资料查询繁琐，及人事资料再录入过程中重复劳动的现象。
　　人力资料管理在企业人事管理相对完善的情况下，比起以往单一依靠人力处理问题，更省事省力，提供效率，更好的辅助企业管理。
三、小结
　　以上2个在企业内部人事管理中实例分析，是INTRA系统在综合了网络的集成计算、数据有效积累、信息共享以及使用流程进行协同工作等特性的展现。此外，INTRA在处理基于WEB的文件交换共享、业务流程管理，包括信息发布、知识共享、员工薪资管理、人事管理、财务审批等其他方面也有比较到位的处理。
　　INTRA的目标是调整企业组织和业务模式，服务企业发展，它在企业内部管理的基础上针对企业内部已有的问题进行分析，处理，以达到优化企业内部管理规范和流程的目的。
         



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