中小企业（OA）办公系统方案

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中小企业（OA）办公系统方案

                       黄 艾  著  [V&A]


1．1课题的背景及意义

1．1．1中小企业面临的机遇与挑战

面对电子商务大潮和日益激烈的市场竞争环境，中小企业迎来了新的机遇和挑战。强化企业信息基础建设，提高企业经营管理效率是中小企业获得持久竞争力的最佳途径。

1．1．2中小企业（OA）的历史及现状

作为提高企业办公管理效率的基础平台，办公自动化系统受到各企业高度重视，他们纷纷构建起适合于自身应用特色的办公自动化系统，从而逐步提高中小企业的工作效率并提升管理质量。现在有一种较普遍的偏见：认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。其实，今天看来，OA应有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。办公自动化发展到现在已经是第三代了。

第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统。它的最大特点是，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是，这种方式缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度是有限的。
　　第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。伴随网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。
　　与第一代办公自动化相比，第二代系统有三个显著特点：以网络为基础，以工作流自动化为主要的技术手段，缺少对知识管理的能力。第三代办公自动化系统建立在企业Internet平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会。
　　事实上，现在的办公已不再是简单的文件处理，也不再是单纯的行政事务了，其任务是要提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识，定位拥有专门知识的人，从而传递知识，有效利用知识。
　　第三代基于Lotus Domino/Notes平台的中小企业OA系统的核心是知识。与第二代相比，第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。第三代OA系统具有几个突出的特点：实时通信，员工与专家可以网上实时交流，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都是知识管理的要素。因此，第三代办公自动化系统的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。

1．1．3建立基于知识管理的中小企业（OA）的需要

    传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术发展的潮流，自然成为业界追求的目标。  然而传统的OA系统以政府办公模式为背景，系统功能以收文、发文、档案管理为中心展开，功能比较单一，与其他计算机应用系统几乎没有关联，不太适合企业应用。随着企业信息化程度的提高，企业的计算机应用系统不断增加，这种OA系统越来越不能满足需要。当前，广大企业最需要的是一种面向企业的业务流程、能连接相关的应用系统、并且能提供跨应用系统服务的工作流应用系统，希望通过这种办公自动化系统来提高企业的运营效率和管理效率，规范企业的业务处理流程。

另一方面，在企业的经营过程中，知识往往仅存在于相关人员的头脑中，长期以来，一直难以与他人共享，难以凝聚为整个企业的知识资源。我们的工作，就是要借助于信息技术的支持，发现、记录和保存人们在工作中不断形成和积累的知识(也包括经验)，将其转化为企业的知识资源，并且加以组织、利用，从而为企业创造财富，这就是“知识管理”。面向企业的办公自动化系统，应该具备知识管理的基本功能。

通过营造高效率的协作办公环境，建立与企业业务流程紧密结合的工作流应用系统，实现切实可行的知识管理，并在此基础上拓展和深化企业信息系统(MIS、ERP)的功效，必定能使企业在新的市场经济环境下有效地提高自身的快速响应能力和创新能力，从而保持其竞争优势和可持续发展的能力。这就是基于知识管理的新一代办公自动化系统所需要解决的问题。

1．2课题的主要工作及安排

本次毕业设计的所要做的主要工作是对目前市场中出现的办公自动化（0A）

系统的种类及应用有初步的认识，针对中小企业信息知识化管理方案的举例，设计出以Lotus Domino/Notes为开发平台，为企业构建基于知识管理的第三代办公自动化系统。对（OA）系统的三个层面，主要集中于应用平台实现的探讨，着重于OA系统工作流模块及WEB应用方面的设计。为中小企业构建高效实用的企业办公系统，使企业内外实现高效信息沟通联络；建立一体化的企业信息沟通平台，创建信息共享的企业管理模式。帮助企业最终实现规范管理、信息资源高效传递。

第二章 目前中小企业（AO）办公系统方案与对比分析

2．1Linux（OA）办公系统

办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版、及输出工作，用电脑进行人事、财务等进行管理。 LINUX(Linux是一套免费使用和自由传播的类Unix操作系统，它主要用于基于Intel x8 6系列CPU的计算机上。这个系统是由全世界各地的成千上万的程序员设计和实现的。其目的是建立不受任何商品化软件的版权制约的、全世界都能自由使用的Unix兼容产品。)

其实，Linux下办公软件也随着桌面Linux悄然崛起了，很多厂商都努力推出自己的Linux OA产品，例如StarOffice （Sun Microsystems）、OpenOffice（Sun Microsystems）、Hancom Office（韩国汉杰有限公司）、KOffice（KDE）、RedOffice（中文2000软件公司）、ThizOffice（ThizLinux Laboratory Ltd.）、Word Perfect Office 2000（Corel Corporation）等等数以十记，用以适应日益增多、繁忙的企业办公。Linux操作系统具有多任务、低占用、抗病毒等先天的优势，这种优良的作业环境，作为桌面办公的基础可以说是十分优秀的。StarSuite 6.0 Early Access 3在业内比较具有代表性的。作为Linux办公软件，其占有率和用户群并不庞大，而且大多数Linux办公软件也只提供与其兼容的格式支持。

    模板功能是体现一款（OA）系统软件成熟读和人性化的设计思路重点：StarSuite 6.0 ea3提供模板包含传真、信函、会议记录、备忘录，和一些基本文档格式，数量多达近20种。其中"自动文件助理"功能格外引人注目，作为一项单独的菜单项，改功能将各类文档统一管理，用户可以随时选择任何一款模板向导进行编辑，方便实用，确实能节省不少操作步骤，更可以省去新建文档再进行选择操作，浪费机器资源。

对于编辑排版功能来说，文稿演示类软件本身灵活度就较大，主要采用文本框方式进行操作，版式多变。StarSuite 6.0 Early Access 3对于边框底纹设计、表格、对象插入等功能都支持完好。在同类产品中内容显得更加丰富实用。

在兼容性方面通过对打开Microsoft Office 文档样本以及保存为Microsoft Office 文档样本的软件格式，兼容性测试打开MS office文档时支持能力较好，但是在保存文档上还存在一些问题，甚至某些软件并不提供此类文件格式的存取功能。能够提供与MS Office的兼容能力，说明Linux下的办公软件积极将Office用户融合发展，互通的兼容性可以使MS Office用户放心大胆的尝试、使用Linux OA产品，同时也可以为Linux OA用户做好与外界文档的融会贯通打下基础，这样，不用大家都保存成格式单一的txt文本来为进行办公交流了。

    作为Linux平台下的办公软件，表现出的问题还是存在的，能够做到格式丰富、兼容广泛，虽然在实际表现上还存在一些弊病，但是体现了Linux OA软件正向着普及、多元化、多功能发展的趋势。 这便是第一代办公自动化系统的典型代表，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算，处理和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是，这种方式缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度是有限的。

2．2 Lotus知识管理成功案例——深圳三九医贸

一．背景

    深圳三九医药贸易公司（以下简称三九医贸）是深圳三九医药股份有限公司（三九集团的核心企业）基于销售工作的重要性而专门成立的，早在1996年三九医贸就开始实施信息化建设，先后实施了ERP、HRM等业务管理系统，在此过程中三九医贸越发意识到建立一个基于知识管理和电子协为整个企业办公信作的办公信息系统的必要性和紧迫性。因此，三九医贸决定把知识管理作息系统今后改进发展的方向。

二．需求

    随着企业规模的日益庞大, 信息技术的应用在三九医药中不断提升，信息技术部门在公司中所扮演的角色也需要由刚成立时的只是电脑简单维护功能转变成为与业务部门紧密合作的职能部门。2001年，三九医贸的ERP已经建成，企业拥有了一个功能强大的业务平台，这样，企业对另一平台——内部事务平台——的需求就更加迫切，办公系统的建设势在必行。三九医药需要一个可靠的知识管理平台来协调业务运作，通过共享知识和经验灵活机动地应对市场变化，不断提高企业的竞争能力。经过反复论证测评，三九医贸最终选择了Lotus知识管理解决方案。

三．实施规划

以第一阶段为例，该平台主要以Lotus Domino、Domino.Doc、K-Station和Sametime等产品为基础，定制完成企业文档管理中心、知识门户系统和实时协作及交流系统的建设，并整合已有的Microsoft Exchange和Active Directory目录，提供AD目录单一的身份认证。用户使用不同的用户身份登录门户后，可以根据自己的身份查看相应的资源，并且透过门户可以访问到多种异构数据源和应用，包括Microsoft Exchange、ERP系统、企业文档管理系统、讨论组、工作流应用和网上培训等内容。用户不仅可以定制私人空间快速访问自己感兴趣的信息，而且还能方便地参与到部门工作空间实现实时和异步的协同工作及交流。

     三九医贸以知识管理为核心统领全公司整个办公信息系统今后发展的方向，逐步整合目前的各个应用系统，分期达到以知识管理和电子协作为基础的办公信息系统建设。

    三九知识管理系统建立在已有的Active Directory目录上，与现有的信息系统和管理系统在切换进入时有统一的身份认证，即只做一次身份认证就可以进入到各个管理系统和信息系统。它致力于建设规划完成文档管理、协作及交流管理，信息通报与发布管理，项目管理，工作流管理应用。能与现有的信息系统（如ERP、人力资源系统、财务管理系统等）进行信息数据交互。

五．三九知识管理系统的主要特点：

    主功能模块为文档管理、信息发布管理、情况通报管理、协调工作管理，它们完全满足了三九医贸的主要管理需求。

    主功能的辅助模块为信息新闻发布栏、问题征解栏、常用栏，这样在界面就能立即显示或引导进入信息发布。

    次功能模块为邮件、短信息、系统管理、进入其它系统等，它们可以独立于主功能模块进行操作，同时其功能又支持主功能模块的工作。

    以上这些功能模块都建立在IBM/Lotus的Domino，Domino.DOC , Sametime , K-Station, LEI等企业集成工具平台上。

    主功能模块的业务报表数据和对帐数据都通过Lotus企业集成工具从ERP、CRM、HRM和财务结构化数据库取得。而Domino数据库本身是非结构化数据库。功能模块及子模块之间有相当的独立性，可以添加或删除。该系统采用B/S结构，客户端使用标准IE浏览器。

六．实施效果

    基于Lotus Domino平台进行定制开发的三九知识管理系统，设置了企业知识门户等多个模块，为三九的管理带来了根本性的变革。

2．3医院采用知识管理来协作并充分利用其所有内部专业知识

   知识管理的支柱之一是专业知识可以集中、被访问、共享与利用。没有几种环境会比定位医疗专业知识更为重要。让我们选择麻萨诸塞州中心医院作为例子，这是一个位于波士顿西部的主要教学医院。一个76岁年龄的男性患者来到该医院，他表现出有点像感冒的症状，已经持续3天多了。在最初的检查中，医院的急救病房医生开始怀疑该患者可能携带West Nile Virus，这是根据症状的时间、患者的年龄及其居住地点 - 他居住在一个池塘的岸边，那里已经发现有鸟类感染此类病毒。

   知识管理使专业知识大显身手

   在检查之后，医生转而使用急救室的电脑并快速搜索医院的知识管理系统 - 该系统是基于Lotus Notes。该医生找到有关最新流感传染病的大量信息，包括West Nile Virus。他发现已经有几个病例与此类病毒有关，但是确认为流感的前期病症。他随后访问授权的临床信息以及程序指示，这些使他能够进行更为彻底的检查。

   在该项检查完成之后，该医生很快使用Sametime来确认相关流行病专家、内科医生、传染病专家以及医院其他在该领域具备专业知识的人员。虽然当天已经很晚了，Sametime很快就找到许多学科小组来检查相关的临床数据并处理不同的诊断和治疗选择。所有人都可以通过Lotus Domino.Doc提供