CIO供应商管理策略：从分治到重点

xiangzhao

企业需要的IT产品或服务有些企业是由采购部门采购的，IT部门仅仅提供技术要求，或者仅仅参与技术交流或技术附件的谈判并对技术责任负责，并不承担采购的商务责任。但不管是否由IT部门直接操办采购事务，IT部门都需要逐步明确这类产品或服务的采购策略，并且对采购事务施加适度的影响，因为采购不当，无论是那个部门操办的，都既影响企业信息化建设的投资成本，也影响IT部门内部运作成本和对企业内部提供的IT服务质量和效率，甚至影响到企业IT应用的转移成本。此类责任IT部门脱不了干系，CIO更应该负起相应的责任;而IT技术出身的CIO们由于比较缺乏商业经验，采购也不是其核心业务，要做好并不容易。　　分而治之
　　如果将CIO交往的IT供应商按采购内容分类，不外乎产品和服务供应商两类或者是两者的组合，不管他们是软、硬件厂商或经销商、代理商还是各类咨询公司。但是这么区分供应商，很难明确有效的供应商选择和采购策略。对CIO而言，供应商还是按照常规采购和项目采购区分比较好明确采购策略。

　　常规采购指一般设备、耗材采购和一般性的维护外包服务，比如PC、打印机、楼层网络交换机等设备，以及打印机墨盒、色带、硒鼓、U盘、光盘等常规耗材，还有桌面电脑单机维护外包、打印机维护外包、UPS租赁、零星网络布线等维护外包服务。
　　常规采购的设备供应商，应选择知名的、美誉度较好的品牌厂商，同时选择其主流商用产品，如果企业本身是全国性的，最好选择有全国性网点的品牌厂商，方便集中采购后全国性配送和享受其当地的分支机构提供的后续服务。大企业采购PC最好预装正版操作系统，OEM厂商预装价格总归比较便宜，再根据企业财务管理制度决定是否需要延长售后服务期限，比如根据企业应用经验，PC机的经济使用生命周期一般是四年，而企业固定资产PC类产品折旧年限如果规定三年提完折旧，采购时就最好加买到四年的售后服务，因为采购加保一年价格不高，而据了解PC厂商一般也将PC的设计寿命定为三年、比较“粗用”的PC往往第三年也就开始坏，折旧计提完并不影响可使用的PC继续使用或没有商业使用价值的PC及时处置或报废。
　　打印机类产品因为涉及应用系统的打印格式等，企业内部应该尽量统一品牌和型号、规格，这也方便后续耗材的供应管理。楼层网络交换机等一般性的网络设备属于根据PC数量增加需要时就要添置的，涉及应用系统应用和网络管理需要，最好也全公司统一品牌和型号、规格。
　　上述常规设备的供应商最好按照企业供应商评估管理规定选择两家以上，先签定长期采购协议，明确一些框架性的条款，如型号、价格优惠条件、支付条款、送货条款、服务条款等等，平时根据需要零星采购，定期做供应商评估或年检，这样运作简单。如果企业内部条件成熟，可以统一签定采购协议，但不一定要集中采购。耗材采购和一般性的维护外包也可以采用类似的原则，但是如果采购金额不大，可以定期结算，简化采购手续;只是外包必须充分重视服务质量的监控!
　　常规采购属于IT管理的日常工作，原则上应通过企业信息管理制度的完善来规范运作，只要能与供应商保持沟通顺畅，根据需要及时调整产品型号或服务品种、优化运作流程，包括定期更换采购人员，一般不会有什么问题。
　　重点突破
　　需要重点讨论的是项目采购，这才是考验CIO商业水平和战略眼光的时候，能否与供应商在博弈过程中找到双方在商业利益上的平衡点着实考验CIO的采购管理艺术。
　　这里说的项目采购，是指企业上ERP、CRM、SCM等大型应用系统，或者需要引进相应咨询服务，或者涉及计算机网络基础设施需要相应进行重大改造，需要采购小型机、核心交换机、防火墙、数据存储或备份设备等大型基础设施，或者干脆是建设新的IDC等等。
　　企业引进大型应用系统实施周期往往不是三两天的事，也不是软件、硬件安装+培训的简单事，况且还经常涉及到一年以上的后续维护服务问题，所以一定得慎重选择你的供应商，如果把这种选择比喻为寻找结婚对象或合伙人都不为过!
　　这类供应商的选择一般都需要经过前期交流和筛选、演示交流、招标或邀标、选型评估及其评审等过程，每家企业流程、步骤或过程可能不一，相应的制度或规定也可能不一，但是探讨基本的策略或原则还是有必要的，至少可以参考或借鉴，本人印象中，这类话题也是CIO们相聚时的常规话题之一。
　　着眼长远
　　本人的基本观点是：一定得持续寻找并选择愿意和你共同长期合作的厂商或服务供应商，和他们逐步建立起商业利益基本平衡、相互妥协基础上的合作关系，争取双赢，并最终建立起良好合作、协同运作的战略合作伙伴关系!
　　大型系统合作时间长，如果供应商没有立足于长远，仅仅为单一项目而非常在意项目的当期利益，是一种非常急功近利的短期行为，这一开头就埋下了合作隐患，CIO千万不能跟这种供应商合作!
　　项目供应商的选择需要评估供应商、产品或服务以及过往用户三大方面:
　　供应商方面：需要评估从业年限、规模实力、业界声誉、专业背景、业务发展、行业专注度、技术/服务/管理水平等方面;当然如果是知名品牌厂商，这方面工作可以适当简化。
　　产品及服务方面：产品功能及其完整性和成熟度、先进性、可用性和易用性、灵活性和可扩展性、兼容性和开放性/集成性、安全性等，软件产品还有可二次开发性、软件平台和开发语言、企业IT人员的现有能力、对硬件和网络资源的要求、产品实施周期等等，需要考虑或评估的问题众多，CIO需要根据企业自己的情况制定相应的选型评估制度。
　　这里需要注意的是，在产品功能和使用性方面，应该以内部用户评估为主，IT部门在这方面应该甘居人后，这是自我保护策略。
　　用户方面：用户满意度和应用成功率也是非常重要的评估因素，从用户方面可以了解到供应商的真实水平和服务态度、质量等情况，当然应该尽量自行联络供应商的过往用户而不仅仅去参观、了解供应商自己提供的用户，这个原因不言而喻。
　　长期从事IT管理的CIO们，都会跟众多的IT供应商打交道，厂商或经销商的代表如过眼烟云，国际大牌厂商的销售代表更是走马灯地换。CIO需要代表公司采购累计数百到数千万甚至上亿的产品或服务，相信只要始终坚持企业自身的利益至上的原则，严格执行公司的相关规章制度，保持清醒的头脑、把持好职业操守，具有专业的水平并在管理实践中逐步提高自身的采购管理艺术水平，定能在与供应商的“唇枪舌战”的博弈中建立起良好双赢的合作关系，进而持续提高企业信息化应用水平。