Sage ERPX3助力河套酒业管理升级——河套酒业信息化建设报告

壹佰酒业

　河套酒业简介

　　内蒙古河套酒业集团股份有限公司始建于1952年，在半个多世纪的发展历程中，企业由小到大，由弱到强，在同行业竞争中异军突起，由一个县级国营制酒厂，逐渐成长为内蒙古20户重点大企业集团之一，全区酿酒行业的龙头企业。2010年，集团公司实现销售额24亿元，同比增长33%；实现利税8.5亿元，同比增长60%；上缴税金4.4亿元，同比增长42%。

　　到目前，河套酒业集团拥有总资产31亿元，员工6,600多人，占地面积180万平方米，优质原酒生产能力达到5万千升，储存能力12万千升，成品酒生产能力12万千升，主导产品有“河套王”、“河套老窖”系列为代表的浓香型白酒，以“金马酒”为代表的复合香型白酒，以“河套陈藏”为代表的清香型白酒，和以“御膳春”保健酒、“百吉纳”奶酒为代表的营养滋补型等四大系列多个花色品种。产品选用优质高粱、小麦、玉米、稻米、糯米为原料，以独特生产工艺和现代先进科技精工酿制，酒界专家称河套系列酒具有“窖香幽雅、绵甜醇厚、谐调甘爽、味净香长”的独特风格，是北方浓香型酒的典型代表。

　　河套酒业集团不断推进和完善企业内部管理并使之落到实处，已经形成了一个科学高效的管理体系，公司“以人为本，目标成本、质量为本”的三本管理模式，曾被巴盟盟委和行署作为典型经验在全盟的工业企业中推广。同时，公司还积极引入先进的现代化管理手段和设施，在生产车间推行定置管理，引入海尔OEC管理模式、ERP企业资源计划系统、OA协同办公平台，使企业的管理水平不断提升，河套酒业信息化被评为“2008年度中国企业信息化500强”。

　　河套酒业信息化应用历程

　　河套酒业信息化发展经历了三个阶段，第一阶段是1995~2000年。1995年起，公司先后引进国内知名厂商提供的DOS版进销存系统、工资系统和财务管理系统，三套系统相互独立，数据的交换需要通过软盘实现。伴随互联网时代的到来，河套酒业信息化发展进入了第二阶段。该阶段是2000~2009年，主要实施的项目有公司网站、视频监控系统、邮件系统、OA系统和ERP（企业资源计划）系统。ERP系统先是由北京某企业提供，由于该系统不成熟、问题多，加上河套酒业内部管理人员和员工对ERP的认识和专业素质不高，经过两年的艰难实施，最终放弃与该公司的合作。经过这次失败，河套酒业认真总结经验，2003年和国内某知名软件厂商建立合作关系。经过双方一年多努力，成功实施了ERP系统，应用范围涉及财务、销售、采购、库存、质量、人力资源和生产。经过此次实施，公司的业务管理水平得到了极大提升，公司领导和员工对ERP系统有了更深的认识，为推进河套酒业的信息化进程奠定了技术基础。在随后的几年，公司先后给下属企业和办事处实施了该ERP系统。

　　然而，河套酒业的发展速度远远超过了该ERP系统架构所能够支持的企业规模。随着河套酒业规模不断扩大，新的管理需求不断产生，河套酒业对集团化管理的需求迫在眉睫，原有的ERP系统已不再适合快速成长的河套酒业。河套酒业不得不放弃原有的ERP系统，转而寻求能够支持集团化管理的ERP解决方案。

　　2009年，河套酒业根据其发展规划，制定了新的信息化战略以支撑企业的快速发展和腾飞。要求打破现有集团内企业间的信息孤岛，建立统一的信息管理平台；深化分销管理，跟踪终端市场动态，为快速响应市场提供及时准确的信息；建设集团运营监管平台，帮助企业快速准确发现问题、解决问题提供决策依据；打造企业自身专业的ERP应用、开发和管理团队，不断规范、优化和提升企业的管理水平，实现信息化推动工业化发展的目标。

　　伴随着河套酒业新的信息化战略，其信息化发展进入了第三阶段。该阶段实施的主要项目有安保系统、智能办公大楼、集团ERP系统、防伪防窜系统及集团ERP系统与OA系统、网站、防伪防窜系统四者的集成。该阶段最重要的是集团ERP系统的建设，经过前期对国内外多家厂商的考察和深入交流，河套酒业最终决定和全球知名管理软件供应商赛捷软件合作，进行基于其ERP产品X3的集团ERP系统的建设。

　　河套酒业ERP（企业资源计划）系统介绍

　　集团架构，支持河套酒业内部多公司间交易的业务模式

　　河套酒业原ERP系统对集团下属公司都需要建立单独的帐套，虽然单个公司内部的产、供、销、人、财、物等业务能有效集成和综合利用，但对于整个集团来说，每个公司都是一个信息孤岛，数据无法集中和共享，不利于集团统一管理，也不能形成销售公司、股份公司和生产公司之间完整的供应链流程。伴随河套酒业不断的发展壮大，越来越多的分子公司都需要一个统一的信息化平台，因此统一的集团ERP管理平台成为河套酒业迫切的需求。

　　Sage ERPX3，可以根据河套酒业的需要，建立任意多个二级集团，在每一个二级集团下面，可以根据组织机构的变化和发展不断扩展和调整，增加任意数量独立运作的实体公司。这些独立的实体，根据需要，可以进行分拆或合并，如业务需要，可以随时合并到其他公司，统一进行财务核算，而业务运作仍然独立进行，以便需要时，可以再次独立财务运作。

　　集团架构的Sage ERPX3平台帮助河套酒业搭建了集团的销售、物流平台，并且能够支撑河套酒业特有的多级销售网络，实现销售的快速响应，物流的共享，极大提高了物流速度，减少了成品资金的物流环节占用。

　　费用管控，实现对销售费用从预算产生-审批-使用的全过程管理

　　食品行业的管理，重点在于销售与分销、资金及各项费用的管理和控制，尤其是白酒企业。河套酒业现有的销售模式，大多属于传统的分销、物流方式，所以利用先进的信息技术对现有的销售、物流系统进行改造，加强销售策略管理，提供销售过程管理工具，确保销售费用能够为企业创造更大的价值，成为其首要目标。

　　赛捷软件的行业顾问团队根据河套酒业的费用动因，对销售过程产生的所有费用细化为六大类型：业务费用、管理费用、广告费用、经销商折扣、经销商返利、终端费用。细分后的费用，绝大多数能够建立与实际业务的关联关系，从而在此基础上建立了与业务挂钩的弹性费用额度制度。对少部分与业务无关的固定费用（如电话费）等按照预算进行控制，从而实现业务产生费用、预算产生费用的自动费用额度生成处理。同时，系统可以根据不同的费用分别进行管理，为费用的使用、审批提供了快捷、有效的支撑平台。

　　从费用允许产生的源头开始管理，设置费用的控制环节，要求批准的费用按照指定方式进行使用。对费用的使用进行严格的审批和授权，确保费用的合理使用。对折让形式的费用统一进行考核，根据业务及事先制定的规则自动计算，并按照客户进行归集和使用，考核客户盈利贡献率。对于少量的销售管理费用，同样纳入有效的过程管理，并结合不同的品系分别设定，从而鼓励销售团队全力进行不同市场的开拓，确保新品尽快进入市场。市场费用考核与业务关联，重点考核其应用效果，为市场投入提供市场活动群体、环节、季节等方面的详细数据，从而提高市场费用的应用效果。

　　三大订单，将销售计划、采购计划、生产计划协调统一

　　从上图可以看出，河套酒业包括股份公司、生产公司、销售公司、办事处等独立核算的实体或分子公司，但是实际上整个供应链是完全集成在一起的。孤立解决上述问题，只能带来工作量重复、公司间同一业务不一致，以及信息滞后、市场反应不及时等问题。因此跨越公司实体，实现销售、生产、采购等三大计划的集成，是河套酒业供应链信息化应用的关键。

　　河套酒业经过充分论证，将原来的三大计划统一升级为三大订单，使计划做得更细、更具体、更具可行性。三大订单执行的好坏，将直接反映三大计划执行的准确程度。公司上下都以三大订单为中心，使目标更具体，更具有可操作性和考核性。

　　首先确认销售公司的销售订单控制方式，严格按照信用额度管理，没有超过信用额度的订单可以走绿色通道快速通过。仅对信用额度不足或价格异常的订单按照规定提请审批。严格控制付款提前期，将财务审核提前到业务控制之前。对没有按期提货造成积压的，根据积压周期进行信用额度或款项的扣减，提高发货准确率。由专人对销售订单通过Sage ERPX3平台进行跟踪，从而快速发现问题，解决问题，避免拖拉、推诿现象出现。

　　通过Sage ERPX3系统自动监管各环节成品酒库存，自动计算库存不足量，并下达生产计划。对已有订单但是没有发货日的进行库存占用，以防止该库存被其它销售订单占用，造成不能按期装运，影响客户满意度。对于紧急发货可以根据优先原则，取消不紧急订单的库存占用，优先考虑紧急重要的市场需求。

　　河套酒业三大订单执行情况的考核，提高了预测品种、数量、时间的准确度，反过来，也保证了三大订单的有效执行。

　　物流追踪，以Sage ERPX3为平台集成防伪防窜系统

　　河套酒业从前端销售到后台生产物流全过程的实现，为产品跟踪提供了强有力的保障。食品行业要求建立产品质量和流向的追溯跟踪体系，白酒企业更是要求对产品流向进行严格监管，从而确保企业的区域销售策略得到有效落实，防止窜货等现象扰乱市场，打击假冒伪劣产品。

　　河套酒业选用了全球先进的产品标识解决方案、产品跟踪解决方案的跟踪系统，并实现了与Sage ERPX3系统的集成。产品跟踪系统实现了从生产环节开始到终端环节的自动跟踪处理，为市场监管人员提供了有效的监管手段。

　　河套酒业通过Sage ERPX3与白酒生产线现场激光打码系统的集成，实现对单件产品的跟踪管理。为提高物流操作的实用性，适应现场的高效操作，由Sage ERPX3系统记录瓶码、箱码和栈板码的对应关系，在不同的环节可以分别通过瓶码、箱码以及栈板码进行快速的物流操作，提高物流操作效率。最终通过完整物流的集成为市场管理人员提供了一个方便的防窜货管理平台，同时也极大的提高了生产效率。

　　运营监管，对集团及下属各公司的业务进行监管及预警

　　随着河套酒业的发展壮大，跨区域、规模化对集团管理带来很大的挑战。河套酒业需要对集团总部、分子公司重点业务的异常情况进行及时有效的监控，对大笔业务交易集中授权控制。传统的人为报告制度容易造成遗忘未报、报告不及时，以及故意隐瞒不报等情况出现。河套酒业需要一个积极、主动的预警系统，从而减轻监管工作量，做到及时、准时、主动的预警提醒，确保做到重大业务发生有警示、重大经营状况变化有预警。并针对河套酒业集团的架构，建立不同层级的预警机制，最高可到集团决策机构，最低可以到具体的业务人员。这样，同样的业务，就可以根据问题的严重性分别向不同的监管人员进行主动预警。Sage ERPX3系统可以按照河套酒业现有的需要进行预警机制的定义，当预警机制发生变化时，IT部门只需要根据变化进行预警条件的调整即可。

　　通过Sage ERPX3自带的预警平台，河套酒业可以根据需要，监控任何环节，向相应管理者发布预警信息。可以针对同一个业务的各种操作分别监控，也可以集中监控。可以根据管理层的要求，对特定条件异常业务进行监管，在异常业务发生的同时，主动向监管人员进行提醒。

　　利用Sage ERPX3平台，河套酒业还定义了企业的经营监管门户，以便管理人员即时了解企业的经营情况和发展变化态势，并提供直观、实时、准确的跨越公司实体的经营分析报告，为高层生产经营决策提供数据支持。

                                                                            来源于：河套酒业信息中心