上海新华医院药库物流信息化管理实践及体会

壹佰卫生医疗

    随着现代医学观念的转变，人口增长与变化、医学技术、医疗装备的开拓发展等因素都在影响并推动现代医疗卫生保障的不断成长与进步。医院作为医疗卫生保健的主要机构，其内容与构成也不断发生变化。我国医疗机构目前还都比较重视医院门诊、急诊、医技与住院部门的规划与设计，而对于医院内的后勤保障系统，在许多规划与设计中还未充分意识到物流信息化的重要性，尤其是药库系统，还停留在采用简易的库房设施、粗笨简陋的运输工具、低成本的劳力来完成物品仓储与运输的阶段。这一方面是由于以往较低的经济能力所限；另一方面则是由于观念陈旧。新华医院是上海市三级甲等综合性医院，目前每日门诊处方量已达8 000多张，2007年药库购药金额已达4．5亿元人民币。作为整个医院药品保障部门的药库，不仅承担着繁重的日常工作，同时还是保证医院用药安全的第一道关口。在没有实施药库物流信息化管理时，大量的单据靠人工录入，药品摆放位置靠人工记忆，常常出现入库信息错误、账物不符、药品查找困难、效期药品管理困难以及库存积压等现象，药师大部分的精力都花在取药、找药、发药以及纠错上，在一定程度上限制了药师应有的药学服务工作的开展。

    从1998年起，我院药库本着提高效率、降低成本、更好地为临床一线服务的根本目的，结合本院药库管理的实际情况，实施了医院内部信息化的物流管理系统，2008年在供应链管理平台上建立了新华医院社区。将“药品仓位管理系统”、“发票核销系统”、“条形码药品验收系统”以及“药品效期批号追踪系统”应用于日常药库物流管理中，在实现与业务交易伙伴的信息和数据实时交互的同时，确保入库药品信息的准确以及入库药品的质量，保障了医院用药安全，提高了药库工作效率，并使我院药库物流管理水平在同行中处于领先地位。

1  药库物流信息化管理系统构架

    新华医院药库物流信息化管理系统是由供应商ERP系统、第三方供应链运营商平台和医院信息系统(Hospital information system，HIS)所组成的三位一体的综合系统，它将先进的信息技术应用于医院的药品管理工作，支持医院药库管理信息的数字化采集、处理、存储、传输、共享，实现采购订单批量导出、条码枪自动收货、发票批量导入、药品批号效期追踪等。使供应商能够接收采购订单、生成电子发票、贷记通知单或发货通知；双方在供应链管理社区中对订单执行全过程管理，从预测、订单、确认、发货、收货、发票、结算、退货各环节全程可视。其总体构架见图1。

医疗机构        医疗机构

计划采购单→→→社区→→→→→信息→→导入PC

   ↑           ↓ ↑条码信息         ↓

   ↑           ↓ ↑发票信息        条码验收

     ↑         药品供应商                  ↓

     ↑                                     确认

    　↑                                    ↓

  医疗机构HIS←←←←←←←←←←←确认后的发票

    图1  药库物流信息化管理系统总体构架示意图

    在这个管理系统中，我们把药库管理流程分解成5个关键部分：(1)采购。药库根据医院某一时间区间的需求向供应商发出采购订单。供应商将药品按合同要求准时配送到医院。(2)条码验收。对供应商配送到医院的药品进行条形码扫描验收入库。(3)发票核销。通过供应链管理社区将电子发票直接下载到药库。(4)仓位和库存管理。将电子发票信息与医院药品仓位信息直接进行仓位匹配。由医院药库对全院药品实施一体化管理，建立起高度集成的网络协作模式。(5)分发与供应。是医院物流的末端，其物流活动主要表现为药剂科各部门药品的网上申领、取货送货，药品效期批号的出入库追踪等。

1．1  药品条形码扫描验收

    实现药品条形码扫描验收，手持条形码终端，可在不同区域(卸货平台、验收区等)进行药品验收，操作简单，使用方便，降低了收货过程的劳动强度。各种不同验收方法的效率比较见表1。

表1  各种药品验收方法的效率比较

药品验收方法	验收效率（箱/小时）	涉及药品金额所占比例/%
发票	14	10
入库验收单	169	63
条形码	292	27

    验收效率与批次、箱数成正相关，相同箱数情况下，批次越多，验收时间越长；拼箱越多，验收时间越长。表1结果显示，验收方法不同，验收效率有明显的差异，条形码验收比入库验收单验收效率可提高73％。

    药品条形码扫描，入库药品的仓位可预先和HIS进行匹配，使药品摆放效率极大提高。此外，扫描条形码后，可定点显示当前药品的信息，故验收迅速；不同供应商条码验收可同时进行，由计算机分类统计实际确认结果，故操作简便。

1．2  发票自动核销

    发票自动核销可提高药品信息的准确性，改变以往手工输入发票的模式，并利用供应商生成的发票信息直接导入HIS，可最大限度地避免手工操作以及主观判断可能导致的误差，保证药品信息的准确性，确保药库管理系统有效运行。从采购单导出到发票信息的生成，实现了系统和系统的对接，生成信息准确，避免出错的可能。

    药品验收后的条形码发票信息和纸质发票号码核对无误后，由账务管理员直接进行发票数据的导入，缩短发票入库时间，且保证入库信息准确，从而可提高工作效率，减轻发票录入的工作量。手工录入发票平均用时38秒，运用“药品采购计划单及发票自动核销系统”后每张发票平均用时20秒，效率可提高47％。药库能在最短的时间内将入库药品发票批量导入，有效保障了医院药库实库存管理的进行。传统的手工录入和利用供应链管理社区生成的发票信息批量导入发票所需时间比较见表2。

表2  手工录入与批量导入发票所需时间比较

录入方法	平均月发票数量/张	所需时间/小时
手工录入	145	1.53
批量导入	1053	5.85
总量	1198	7.38

    采用发票自动核销系统之前，月平均发票数1198张，每张发票入库时间按38秒计算共需12.64小时。实行发票核销后，批量导入平均每张发票需时20秒，手工录入和批量导入共需时间7.38小时，可节约时间5.26小时。而批量导入与手工录入相比效率可提高47％。

1．3  仓位管理

    仓位管理改定位存放为随机存放，以英文字母和数字表示具体仓位，药品大量入库的时候，随机摆放，只要正确记录下仓位、效期、批号即可。当药品再次人库时计算机会默认生成以往仓位，只需根据打印的发票信息单上的仓位即可做到有序存放，提高药库管理水平。

1．4  药品效期和批号出入库追踪

    药库执行条码、批号、效期管理。所有入库药品的效期、批号由供应商通过供应链管理社区传输到中央药库，条码验收后的信息存人系统；出库时，按仓位打印出库单，对于不同仓位的同一药品出库，计算机依据批号、效期来决定出库顺序。

出库至药房二级库也附上条码并关联仓位信息，药库发药时用扫描枪扫描一遍实物条形码，保证药品、批号、效期一致。这样出库药品与药库计算机出库记录吻合，达到药库药品效期和批次自动管理，随时查询药品效期信息。

2  药库物流信息化管理系统接口和信息安全方案

2．1  系统接口

    物流信息化管理系统的医院社区连接的是上游的供应商ERP以及医院的HIS系统，通过其实现数据和文件格式的转换。由于医院通常出于安全性的考虑会让医院的内网和外网物理隔离开，在物流信息化管理系统中通过在医院端暴露于外网的一台计算机终端上安装数字药库系统，用于对下游HIS接收导出的订单文件、付款文件，从上游接收医院社区转出的发货文件、包装文件、发票文件等。所有接口文件的名称、类型、格式标准等都可以医院HIS为准。

2．2信息安全方案

    信息安全方面我们选用的方案有4种：

    2．2．1  采用先将HIS系统产生的数据文件存储在连接内网计算机的U盘或软盘上，然后插入外网计算机，通过客户端程序发送至供应商；反之亦然。此种方式目前得到应用，因为通过USB，成本比较低，只需要制度上管理专岗负责使用U盘，定期扫描病毒等就可以保证安全性。

    2．2．2  采用专用的物理隔离部件实现两个网络的断开，同时在两个网络间可控、安全地实现电子数据交换。①防止已知或未知的针对网络层和操作系统层的攻击；②内网与外网物理隔断的同时，提供它们间安全的、实时的数据交换；③提供一个附加的安全层来保护网络的同时，不会降低速度和性能。

    2．2．3  采用串口通讯的方式。安装HIS和供应链服务平台的客户端并接入互联网的两台计算机以串口相连接。先将HIS系统产生的数据文件通过串口通讯的程序发送到对方机器的特定目录，HIS接收数据也是由串口通讯程序扫描特定的目录，接收文件。这种方式的优点在于相对来讲安全性稍高一些。但是缺点也很明显，数据传输速度比较慢，且计算机间的距离也有要求。

    2．2．4  采用二维码信息传输。二维条码是一种机器可以识读的条码，是一种便携式的数据文件，通过纸面传输可以方便地实现各个行业的业务联系，弥补网络建设的不足，实现了网络安全的需要，在税务、金融、海关、工商等领域的报表管理系统中，已得到了广泛的应用。有以下4种形式：①根据医院外网计算机系统的要求，编制相应的应用程序，提供医院使用；②医院药库在连接外网的计算机上运行该应用软件，利用软件中的二维条码生成按钮，将平台客户端上的需要交换的信息生成二维条码符号；③采用普通A4纸，将二维条码在打印机上输出；④医院将条码信息通过扫描枪再读入HIS系统中。

    根据我院安全和技术力量的情况，我们选用了第1种安全方案。

3  药库物流信息化管理系统硬件、软件投入

    硬件环境：普通计算机1台(奔腾Ⅳ处理器及以上CPU，1G以上内存，160G以上硬盘空间，以windows XP为开发平台)；手持无线条形码扫描PC 2台(Intermec730IF)；无线AP1台(采用NETGEAR 54 Mbps wireless Access point WG602v3，可根据实际库房面积大小以及区域隔断不同适当增减接收器，以满足仓库的地理位置需求)。软件环境：操作系统windows2000、0racle数据库、windows Mobile Service、Web Mo-bile。

4  药库物流信息化应用评估

    (1)提高监管与应对药品突发事件的效率，通过供应链管理社区，能够及时地查明进入本院各类药品的通用名、商品名、剂型、规格、生产单位、批准文号、批号、供货单位、购进数量、流向等基本信息，为药品公共事件的应急处置、不良药品的召回和假劣药品的追溯提供了有力的技术撑。  
    (2)通过电子信息交换和条码管理，提高了药库对药品效期和批号的管理能力。
    (3)促进供应商提高对于医院的服务水平，有利于形成服务差异化；实现对供应商关键业绩指标(Key performance indication，KPI)的建立，便于医疗机构对供货商考核和缺货数据的分析。
    (4)现代信息技术的发展和良好的物流体系的建立，把库存管理的成本问题转给供应商或顾客，从而做到最佳库存。对不同类别的药品设定不同的库存限量和采购模式，建立库存控制模型。通过药库物流信息化管理，大大提高了仓位利用率，加快了药品的周转速度，提高了对药品批号、效期的管理能力，降低库存，使医院药库提高了管理效率，降低了管理成本。

5  结语

    据有关部门统计，我国30％左右的城市人口使用了约95％的药品，其中约80％的药品从医院售出。我院药库物流信息化管理系统投入使用后，药库从内部管理到对外服务等方面都上了一个层次：不仅简化了工作流程，提高了药师工作效率和药库管理水平，而且有效控制了验收差错，提高了药品效期和批号管理水平，降低了药品损耗；保障用药安全的同时使药库布局更合理，减少了库存积压，降低了药师工作强度，使更多的药师可以更好地发挥专业知识，为患者提供合理用药指导及健康用药咨询；使药房工作逐步从单纯的药品供应保障向药学技术服务转型，进而提升医院的品牌效益和核心竞争力，值得在药库信息化管理中推广。