心连心公司ERP实施之路

壹佰农业

    一、实施背景


    2005年随着公司规模的扩大，和新生产线的开工投建，财务的工作量越来越大。而我们的目标不是单单局限在财务做帐上。我们的终极目标是用三年时间实现被动核算型向主动管理型转变。而如何使财务人员从日常大量的核算中摆脱出来，有更大的精力致力于公司企业管理中来。将是我们能否实现成功转型的根本。而当时国内的ERP市场，刚刚从萧条期中爬出来，企业应用ERP系统的矛盾心理还依然存在。我们也有过失败的教训，当时在河南化肥行业乃至全国鲜有实施成功的先例。ERP的实施是要投入较大的人力、物力、财力。同时实施会涉及公司各个部门。一旦不能成功各方面的压力会使我们陷入及其尴尬的境地。作为ERP的主导部门心连心财务系统人考虑更多的是企业的发展，而不是部门和个人的得失。


    财务作为ERP的核心，化压力为动力从走访ERP使用的先进企业到最终选定软件商，在项目论证的初期积极参与其中。通过走访先进企业的做法对实施中细节和注意思项预先进行把握。在实施ERP过程中我们引进了项目管理的思想。要求财务人员充分参与各功能点的前期调研和后期实施，提高了会计在项目后期运行中处理问题的能力。该工作方法也为我们后期配合公司海外上市审计提供了宝贵的工作模型。


    二、实施过程


    软件使用不难，难在“初始化”和“试运行”。系统上线时要切换几十万条数据，更是紧张。2005年10月25日晚上6点，所有业务停止，数据开始上线，次日上班前必须结束。数据上线要保证安全和零差错率，与业务部门充分沟通，没有遗漏，保证各业务模块和财务模块实现无缝衔接。终于，在26日凌晨六七点钟数据倒入顺利结束了。


    成功上线后，新旧系统并行，以确保不会出问题。同样的工作，按照新旧系统不同流程各做一遍，两倍的业务量，同时还要解决运行中出现的问题。我们时刻关注ERP数据的准确性。“人拉肩扛、严防死守”，熬了三个月，终于甩掉了老系统。


    ERP项目顺利上线运行实践，让我们深深认识到了它是会计核算方式的一次革命。经历了旧系统的演变，也经历了“除旧迎新”的艰苦，财务核算的能力提高了，核算的速度更是明显加快了；从数据的角度看，所有财务凭证都是在业务最前端生成，财务数据采集可以延伸得更长、更深；从控制的角度，业务人员必须按照流程规范，否则根本无法进行业务，控制检查工作融入到整个业务流程的每个环节、每个岗位、每个人……使用新系统后，财务管理范围更宽了，管理的层面也更高了。通过项目实施使我们受益匪浅，集中体现在以下几个方面：


    1、通过项目实施潜移默化中提高了人员素质


    人员素质是项目实施的根本，特别是思想素质。通过ERP的实施会计具备了特别能吃苦，特别能战斗的思想素质。为以后公司取得更加艰巨的上市审计工作全面胜利。进行了足够的思想储备。会计不仅熟练掌握业务流程在系统中的运作，还懂得上下游关联业务走向。在系统运作中，潜移默化的培养了整体观念和协作能力、沟通能力。


    2、整合、优化了业务流程，强化内部控制，提高业务运作效率
    ⑴、  计划、采购、质检、仓库业务一体化




    通过ERP系统各车间所报计划经设备科汇总、审批后，采购、质检、仓库可以直接引用该单据，避免二次输入或人为错误。


    ⑵、  采购与财务业务一体化


    采购发票结算后在应付系统过帐，财务总帐系统自动生成会计凭证。


    ⑶、  销售与财务业务一体化


    销售发票在应收系统过帐后，财务总帐系统自动生成会计凭证；销售发票自动生成的会计凭证，在财务总帐系统可以调用凭证对应的销售发票。
    ⑷、  库存、生产与财务业务一体化


    生产领料单、产品入库单传递到存货核算系统生成生产领料单、产品入库单，在财务总帐系统自动生成会计凭证；


    ⑸、  原料煤计量、验质、计价、现付一体化


    “地磅及煤炭验质计价”程序的应用效果十分显著，做到了每车（煤）自动“计量－验质－计价－现付”集成流水作业，解决了人工想到而很难做到的大量繁琐计算、条件判断、综合汇总等难题，使公司主要原材料的采购、资金管理工作再上新台阶。


    ⑹、  统一物料编码，使全公司的信息共享基于“共同语言”


    统一物料编码之前，由于物料名称的不一致，造成采购人员采购回来的物料规格型号不能满足要求。ERP系统运行后，物料编码和名称由物资部门统一管理，杜绝了名称不一致导致的供非所需的情况。


    ⑺、  准确计算成本


    ERP系统成本计算提供每个成本对象，每个车间，每个部门等等由细到粗的成本报表，提供多种成本分析功能，使财务部门能够准确的分析出某个会计期间内成本偏差的影响因素。


    ⑻、  应收应付帐龄分析和坏帐预防


    应收应付的上线，加强对帐龄的分析和坏帐的预防，而帐龄分析是编制和实施帐款催帐计划的基础。上线前由于做帐复杂，并没有对帐龄进行分析，而上了ERP后这些数据本身就存在系统中，要看帐龄分析表只需点一下按钮即可。


    3、实现了“三流合一”及信息共享性、真实性和实时性，增强了企业的经营决策和指挥能力


    物流、资金流、信息流的三流合一，这是ERP的最大特点，目前ERP系统已基本取代了原来各自独立的财务润嘉系统、销售开票系统和人力资源管理系统，取代了仓库多年来繁重的手工划价业务，消除信息孤岛，实现了信息的共享，解决长期困扰企业经营管理信息不对称的矛盾；实现了信息自动采集和业务在线操作，简化了核算程序。财务和经营及资源、库存信息能够真实、实时反映，从而为高层管理者提供及时、真实、有效的信息，提高了内部响应速度，为经营决策和指挥提供有力支撑。


    三、结束语


    ERP的成功实施并没有使我们沾沾自喜。我们清醒的认识到如果企业ERP的核算适应不了自己改革的步伐，最终结果还会是失败。我们已经把目标锁定在集团财务模型和MES与ERP的衔接。