中青旅旅游信息化应用案例

壹佰旅游酒店

　1989年，中青旅开始想搞信息化。刚刚从北京师范大学研究生毕业的杨寅立通过老师的推荐来到中青旅。一开始做了业务的信息化，做了两三年以后，非常费劲。当时中青旅的电脑都还很少，没有条件来实现，无论硬件、软件、员工的素质、旅游业的环境，都不能支持系统的正常事实，后来这个业务信息化最终不了了之。


　　当信息化已成必须


　　根据对行业政策走向和竞争形势的判断，以及对自身资源优势的分析，中青旅总部将发展战略调整为“以资本运营为核心，以高科技为动力，构建以旅游为支柱的控股型现代企业”，由效益引导型向战略推进型转变，掌控资源，调整结构，创新模式，确立优势，迅速提升企业核心竞争能力。


　　从2000年起，公司经营模式由“被动坐等客户旅游”模式向“主动寻找客户旅游”模式转变。2000年6月电子商务网站“青旅在线”开通，同年8月十几家连锁店在北京城区开业，中青旅走上了“电子商务+连锁店”的销售模式。


　　在公司高层正确战略的指导下，公司的业务量升幅巨大，同时也带来了一个问题——业务量快速增长的同时，人力成本也飞速增加而且巨大的业务量会导致业务处理人员异常繁忙甚至出错。业务规模的迅速扩张和销售模式的转变需要信息技术的强有力支持。尤其是2000年8月后，连锁店建立以后，异地销售必须要业务系统来支持。


　　公司领导层高瞻远瞩，从战略上确立了信息化对公司未来发展的重要性。当时，公司内部也正在运行的一些小系统，但都是独立的信息孤岛，难以满足业务规模快速增长和销售模式转变的需求。2000年底，公司开始了信息化的整体规划和选型工作。


　　2000年11月，信息化项目开始正式对外招标，当时共有6家ERP厂商参加竞标，经过第一轮筛选后剩下了浪潮通软和一家专门做旅游业务系统的上海金棕榈。金棕榈是一家专门为旅游行业业务系统提供信息化的厂商，其前身是上海中旅电脑部，优势集中体现在旅游业务系统上，但是整体的技术力量较弱，这并不是我们想要的，中青旅需要一个整体解决方案。经过深思熟虑和综合考察评标，我们最终选择了在企业信息化领域具有丰富经验的ERP软件供应商——山东浪潮通用软件有限公司，作为其长期的战略合作伙伴。2001年4月，公司ERP一期项目正式启动，中青旅成为国内第一家全面引入ERP的旅行社。


　　杨寅立告诉记者，他们之所以在选择供应商的时候会强调技术上的优势，是因为整个旅游行业的管理还不很规范，即使是有现成的模块，也不能直接套用在中青旅的系统上。能够按照需求进行定制，对中青旅来说相当重要。同时，浪潮集与济南铁路局合作开发实现的铁路旅游网络，已经积累了一些旅游行业的经验。


　　整体规划 分步实施


　　中青旅和浪潮通软合作，根据业务的发展需要，对系统做了一个整体的规划。项目共分三期规划：第一期项目主要实现旅游业务处理和财务处理功能，主要包括连锁销售系统、国内团操作系统、出境团操作系统、单团核算系统、财务系统等，从而实现旅游业务从开团、销售、单团核算、到财务的集成处理。另外，还要实现ERP系统与青旅在线网站系统、酒店和机票预订中心系统的对接。第二期项目主要实现入境游子系统、导游和车队管理、以及CRM系统，以期把客户资源整合起来，更为主动的为客户提供专业的服务。第三期主要实现办公自动化、人力资源管理以及各分子公司的财务和业务管理系统。


　　ERP系统是一项综合性系统工程，工程目标高，技术性强，既要从宏观上把握需求，又要从具体实施上考虑周密。浪潮通软在系统方案的确定、设计和实施过程中，经过缜密的前期需求调研，结合旅行社先进的管理思想，本着整体规划，分步实施的原则，充分考虑到中青旅的现实需求和将来的扩展性。


　　考虑到和整个旅游行业一样，中青旅的信息化程度还比较低，一期工程主要是规范业务操作流程。业务流程规范应用软件系统集成、ERP的实施、数据仓库建设与辅助决策支持系统运作的必要条件，也是青旅信息系统由初级阶段向中级阶段过渡的必要保障。浪潮通软在开始需求调研的时候，考虑到咨询和BRP(业务流程重组)对公司的重要性，投入了大量精力帮助客户整理操作规范、进行业务流程的优化。BPR重在“优化”，通过清除、简化、整合、自动化业务流程中的非增值环节，来提高流程效率，使得流程更加合理与容易操作。通过对中青旅目前业务流程的整理和分析，发现了几方面的问题。例如，部门之间条块分割，信息共享机制不健全，没有形成统一的公司意志；部门人员责、权、利不完全匹配；业务流程控制点不明确，有些地方环节繁杂，而有些地方存在空白；缺少科学的决策机制，决策主观性强。针对这些问题，浪潮通软项目组同企业IT人员一起，提出了BPR的思路和原则，辅助各业务部门进行业务流程的优化。经过全体人员近一个多月的努力和数次大会的讨论，公司的业务流程逐渐明晰和优化，从而为后面的信息化打好了基础。


  　系统应用效益初显


　　到记者采访时为止，中青旅的一期工程已经初步进入尾声。财务系统已经基本完成，还有核算系统在建设中。但是在这个时候，信息系统的效益已经凸显出来了。如果没有信息系统，连锁店的异地销售业务就没法进行。同时，系统对业务管理的帮助主要体现在以下几个方面：


　　1.全面支持公司战略发展需求。从战略层面来看，ERP系统为中青旅向集团化迈进提供了强有力的支持，使得并购、战略联盟的运作没有仅仅停留在战略层面上，更从实际运行上得到了技术保证。


　　2.业务流程规范化。从业务层面上来讲，中青旅ERP的实施对业务流程规范化起到了很好的促进作用。中青旅“连锁销售+网上预订+后台支持+财务监控”的业务模式，已经形成了一个规范化的业务流程。同时，ERP系统实现了信息资源的一致性、共享性，使企业信息资源得到有效利用；提高了业务人员的工作效率和业务操作水平，提高了对客户需求的反应能力。


　　3.管理上台阶。实施ERP之后，公司在管理、监督、决策等活动方面得到了很大加强。各部门人员责权利相匹配；纠正了可能的黑箱操作，财务对业务的全面监督成为可能；业务流程控制点明确，简化了决策环节；及时、快速、准确、全面的信息流为企业决策提供了有力支持，领导决策数字化，规避了企业经营风险。


　　杨寅立介绍，如果财务系统切换成功，中青旅的管理将上一个档次。会计人员将摆脱以往一天到晚忙碌记帐的局面，数据从业务部分直接转入财会部门。这时，会计人员将不再是一个单纯的会计，还是一个能够通观各个业务部门的管理会计。


　　旅游业信息化正在起步


　　中青旅股份有限公司的信息化案例已经说明，在大型的旅行社，信息化建设已经成了必须。除了中青旅，还有广东的广之旅、上海的春秋旅行社，都在信息化建设过程中取得了不俗的成绩。


　　虽然现在国内小旅行社居多，但是可以看到，随着企业见的购并重组，很快就会有很多大旅行社将浮出水面。北京旅游协会副会长刘德谦认为：“虽然从目前国内市场的竞争看，企业有无市场竞争力，关键不在于规模大小，而在于企业的运营机制和管理机制，但中国旅游企业不能总是长不大，否则就只能在浅水湾里游游，无法参与国际竞争。所以，并购重组将是下一步中国的旅行社必须要走的路子。


　　大旅行社的出现，将衍生对旅游信息系统的需求。过去由于需求不足的原因，只有一些比较少的软件公司在做这个市场。浪潮软件公司专门成立了旅游事业部，充分显示了他们对旅游信息化市场野心。


　　中青旅一期工程的功能模块


　　1.国内游操作系统


　　实现线路产品的设计、维护；实现团队信息的录入、行程信息维护、各种类型价格维护、附加费的维护等等。实现导游和其他资源的安排；随时跟踪连锁店的报名情况，处理部门、门市所下国内旅游订单，并将处理结果信息反馈到有关数据库。


　　2.出境游操作系统


　　除了完成类似国内游操作系统的基本功能之外，提供了针对出境游操作特殊功能。如办照办签、银行换汇等。


　　3.连锁门市预订系统


　　辅助业务员受理客户咨询，预订、购买、退订旅游产品。实现对团队信息查询、客户预订、客户下单、收退款操作、退转团处理、暂存款、押金、保险、银行存款、客户信息、统计查询等功能。


　　4.联盟/同业销售系统


　　联盟/同业组织是各大型旅游集团或者旅行社为了应对激烈的市场竞争，联系国内旅游行业其它旅行社、销售代理商，自发组成的联盟性组织。为了支持集团化管理和业务规模扩张的需求，联盟/同业销售系统为联盟组织、同业组织提供了业务往来的支持。


　　5.单团核算系统


　　实现业务结算流程处理的计算机化，实现业务系统的相关业务在财务系统中生成相关的记帐凭证，提供单团辅助核算的功能，实现对单团收支情况的综合查询。


　　6.普通财务系统


　　通用账务模块的主要功能应由以下部分组成：凭证制作、凭证复核、自动记账、凭证汇总记总账、月底结账等数据处理功能等。



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