林产企业SAP采购模块中的货源关系管理（货源清单）

纵横四海

　　1 引 言
　　
　　我国是一个林产品生产和消费大国,林业是我国国民经济的重要产业之一,与人民生活密切相关。而随着市场日新月异的变化,林产企业内部的管理问题、效率问题、信息传递等问题慢慢凸显出来。因此,在林产企业中加强信息管理系统的建设势在必行。通过管理信息系统,可以对林产企业各部门工作进行不断的改进,增加计划性和协调性,节约生产成本,提高生产效率[1]。
　　SAP是一个企业资源规划(ERP)软件产品,它包括了多个不同模块和商务应用程序的复杂集成,每个应用程序代表了一个特定的商务领域,每个模块代表了一种基本模块处理[2]。其中物料管理是以工作流程为导向的处理功能,它可以对所有采购处理最佳化,可以自动评估供应商,通过精确的库存和仓储管理降低采购和仓储成本。本文提出在林产企业中使用SAP来实现林产品的货源关系管理。
　　物料和供应商是SAP物料管理中两个重要的概念,也是业务操作关键的主数据。物料主数据是将具有同一基本属性的物料集合起来并归纳为同一物料类型,可以分为产成品、半成品、原材料、辅助材料、包装材料、低值易耗品等,具体可以根据行业特点来划分,如林产品制作加工行业中,大家熟知的产成品手抓纹强化复合地板,原材料有天然木材、红蓝宝石体(Al2O3),辅助材料溶液有三聚氰氨。每一种物料包含两大类信息:一类是自然属性,如名称、规格、单位等;另一类是不同组织层级控制的各部门信息,如销售信息、采购信息、库存信息、财务信息等。供应商主数据包含企业所有供应商的信息,主要应用于采购部门和财务部门[3],一般分为采购性供应商、一次性供应商、员工性供应商、财务性供应商等。供应商主数据包含3部分信息:一是通用信息,如供应商名称、联系方式等,二是采购信息,如货币订单、付款条款、合作伙伴等;三是财务信息,如银行信息、统驭科目(应付款科目)等[4]。物料和供应商在SAP系统中创建时为独立的两个主数据,而系统提供了货源关系管理的相关功能,将两者间的关系从独立存在转化为密不可分。货源可以来自内部,例如林产企业自己的工厂,也可以来自外部供应商,货源为物料采购提供了选择,林产企业中SAP系统的货源关系包括信息记录、框架协议、货源清单和配额协议,采购部门可以使用货源关系选择合适的供应商和物料,并跟踪内外部货源。
　　
　　2信息记录
　　
　　信息记录(Information Record)包含关于林产品供应商和从该供应商采购的物料或服务的简明信息,因而信息记录建立了供应商和物料、服务之间的关系,是有关采购的重要信息来源。创建采购订单项时,系统会检查是否存在相关的信息记录,如果存在,输入组织架构、供应商和物料后,净价和价格条件等数据(例如有效的条件)会从采购信息记录中复制过来。信息记录中除净价和价格条件外,还包括有效期、订单单位、税代码、采购组织数据、计划交货时间等。
　　一般信息记录的创建,是基于工厂的物料和基于采购组织的供应商的,同一个信息记录号可以扩充到该物料的不同工厂和该供应商的不同采购组织。系统有两种林产品的采购信息记录:
　　(1)指定物料主数据,建立物料与林产品供应商的联系。此种情况下,如果不指定具体的林产工厂,则该采购组织下的供应商对应的物料对所有工厂有效。
　　(2)不指定物料主数据,建立非物料与林产品供应商的联系。此种情况下,如果创建时不指定物料和工厂,则该采购组织下的供应商不只针对单一物料,可以是对物料组,与一种或多种物料相关的属于一个物料组,如复合地板;如果不指定采购组织、物料和工厂,则该供应商针对所有采购组织有效,并对指定物料组有效。
　　除标准的信息记录外,针对不同的采购模式,还可以创建不同的信息类别,如林产品外协加工、管道资源、寄售等信息记录。
　　信息记录分为通用数据和组织数据。通用数据用于信息记录的所有组织级别(例如订单单位),组织数据用于各个林产品采购部门或工厂,这种结构允许不同的采购部门维护不同的条件。它可以维护采购单位和基本计量单位的关系,虽然物料主数据中也可以维护采购订单和基本计量单位的关系,但信息记录的优先权高于物料主数据,不仅如此,信息记录提供了订单单位是否可变的功能,选择转换激活功能,使采购订单中的单位可以修改。
　　信息记录可以对不同林产品采购部门维护不同的价格条件,针对同一采购部门,可以在不同的有效期内设置不同的价格,如在系统中维护2010-04-10至2010-12-31单价为10 CNY,2011-01-01至2011-12-31单价为12 CNY,则当前下达的订单取的价格为10 CNY,到了2011-01-01,下达订单时,价格自动取12 CNY,无须人为干预。与此同时,还提供了价格等级功能,并可设计不同的等级规模,可以是数量等级、体积等级、距离等级、毛重等级等。假设采购一批杨树原木,采用体积等级,1~100立方米是600 CNY,101~500立方米是550 CNY,500以上是500 CNY,创建采购订单时,根据不同的体积等级,系统自动取的价格会做相应的变化,如采购90立方米,则价格自动取600 CNY;采购1 000立方米,价格自动取500 CNY,相当灵活。
　　信息记录还支持条件类型的创建,如林产品的运费、关税、消费税等,不同的条件类型可以根据不同的业务指定不同的计算规则,如可以按林产品的总金额的百分比来定义,也可按固定金额来定义,甚至还可按单位数量的价格来定义,功能很强大。
　　信息记录除手动创建外,也可以在维护报价单、采购订单和框架协议时由系统自动生成,其中由采购订单自动生成最为常见。创建采购订单中勾选“信息更新”字段对信息记录的采购组织信息产生的影响如下:
　　(1)如果没有创建信息记录,系统将自动创建一条信息记录,且净价为零。
　　(2)如果已存在信息记录,则对采购组织信息产生以下4种影响:系统增加一条记录并且录到“订单价格历史记录”中,可在信息记录中查看;将信息记录中的“采购组织数据2”屏幕中的“采购凭证”栏位修改为当前采购凭证编码;不会修改信息记录中的价格条件;创建下一个PO时,自动调用上一个PO中的价格。
　　信息记录的附加信息[5]:当前和未来的价格和条件;最新一次的采购订单的编号;物料的描述,即在采购订单中的描述;某种物料的订单统计(例如,到目前为止在某个林产品供应商订购物料的总数);不同供应商提供物料价格的历史情况;供应商的评估系统。
　　采购人员可用事务码ME1L对比不同的供应商对某个物料或某组物料提供的价格和条件,得到供应商提供的所有物料的价格概况,净价仿真功能可做假定价格情况分析。进一步讲,采购人员可仿真与任何订单数量和订单数据有关的林产品供应商的净价,根据数量和日期,系统确定提供最佳价格的林产品供应商。在生成仿真价格时,净价仿真功能可考虑任何附带的交货费用和现金折扣(立即付款),也可考虑任何基于价格/数量和条件的有效期内的价格变化。　　3框架协议
　　
　　框架协议(Outline Agreement)是一个与林产品供应商的长期约定,依据预先确定的条款和条件提供物料或服务。框架协议又分为“合同”和“计划协议”。
　　合同(Contract)可以当作一个供应源来看待,在采购申请分配林产品供应源的时候,可以把这个合同分配给采购申请,然后再转成采购订单。或者在建立订单的时候可以参照合同建立订单。实际中,还有多种说法,如“一揽子订单”、“一揽子合同”、“主协议合同”等。合同可以使用两种基本形式:金额合同和数量合同。在金额合同中,按总金额采购货物或服务;在数量合同中,按总数量采购货物或服务。下达采购订单时,系统会自动计算已发生的金额和数量,如果超出总金额或总数量,则会有消息提示。
　　计划协议(Schedule Agreement)是一种林产品供货商和林产品用户之间的长期采购协议,其中包括对协议中每个项目所说明的交货进度的后续生成和定期更新。协议说明在协议有效期内的交货总数。
　　当采购按照计划协议进行时,林产品用户不需要给供货商发出另外的采购订单,而是提供定期更新的交货进度。交货进度的每一行都表示一种交货方式,说明交货的数量、日期,如果是JIT交货,则为交货的时间。这些行相当于采购订单,根据交货进度行是否在确认、交换或计划区内来说明采购订单已确认、部分确认或计划。
　　以计划协议为基础的采购方式有以下优点:
　　(1)缩短操作时间,减少文件传送,交货计划可以代替大量的采购订单。
　　(2)做到林产品零库存或接近零库存采购,精确交货时间功能使订货能以JIT原则交付。
　　(3)缩短林产品供货商的交货周期。供货商不必一次备齐总的订货数量,可以在一定时期内根据计划逐批发送,使供货商能更好地计划货源。
　　
　　4货源清单的结构、维护和作用
　　
　　货源清单(Source List)规定了在给定的一段时间内物料可能的、合格的林产品供货来源,它显示了物料从给定的林产品供应商或根据一个长期合同可以进行订货的时间,综合了基于时间的货源分配功能,货源可由系统确定或人工输入,如果没有合适的货源,可以通过RFQ处理功能寻求行情报价以选择合适的林产品供货商。货源清单的数据结构、创建、控制作用如图1所示。

货源清单使林产品采购部门能集中管理货源。货源清单是可采用的物料供应来源的清单,显示采购可行的时间段。货源清单使得在某一个时间点上有效货源的确定更加容易,这些货源包括林产品的外部供应商、内部工厂或一个采购框架协议项目。货源清单包括了在一段特定的时间段内针对某种物料首选的、允许的或不允许的货源。在货源清单中货源清单记录定义了每一种货源。
　　货源清单提供如下选择:
　　(1)定义某一林产品货源为固定货源(该货源会被作为某一特定时期内的首选货源)。
　　(2)冻结某一林产品货源,例如,由于质量低劣。
　　(3)确定有效林产品货源(指那些在某一时间点被认作是首选货源的)。
　　当货源清单变化很大或有新条目时,建议手工维护货源清单记录。增加新条目时可以参考现有的货源记录。当生成或改变一个框架协议时也可以维护货源记录,此时,协议中的项目拷贝到货源清单中。也可以从采购信息记录维护货源清单,当生成或修改采购信息记录时可以把林产品供货商加入到货源清单。
　　系统可以自动生成某种林产品的物料货源清单,此时,系统为定义成某种物料的每个信息记录生成一个货源清单,或给订购了某种物料的每个框架协议项目生成一个货源清单。
　　在物料主数据的采购视图中,可以维护是否激活货源清单的控制功能,如果激活,则只有维护货源清单才能下采购订单,也可通过配置按林产品生产工厂级别控制,维护了货源后,不需要再进行询报价和采购申请等一系列步骤。
　　在维护采购申请时,可选择“货源确定”,如已维护了一个货源和信息记录,输入林产品物料、工厂和数量后则会自动带出参考的信息记录号和供应商;如已维护两个以上货源,则不会自动带出货源,需要手动去选。
　　
　　5配额协议
　　
　　配额协议(Quota Arrangement)是在配额的基础上对林产品的物料供货来源进行分配的机制。它可以使用户在任何指定的时间都能够确定哪一个是列在采购申请中物料采购的有效来源。配额的设定允许在一个时期内,在不同林产品供应来源之间自动分配物料总需求的比例。
　　如果某一林产品材料要轮流从不同的货源处采购,则可以为每一个货源分配一个配额。配额显示了从每个货源处采购的份额。如果对某一材料存在配额安排,那么在货源决定的过程会考虑配额。配额管理一般适用于一定的有效期内为每个供应源创建配额管理项,配额管理允许根据时间把物料需求分配给不同的货源。
　　配额协议还可以设定货源的类型,如林产品内部自制或是外部采购,并设定每个货源的最大数量和最小数量。可以在物料主数据采购视图中的配额安排字段激活此功能,并可选择哪些需求包含在配额安排中,系统提供了采购订单、采购申请、计划协议、计划订单、物料需求计划(MRP)、生产订单。下面是一个计算配额比例的实例。
　　假设天然木料由原来仅有的供应商 A 和 B 的现存配额分配中增加了新的供应商 C。假设每个供应商的配额见表1,则下一次采购申请指定给哪一个供应商呢?。

　　通过系统菜单功能为供应商 C 设置配额基数 260,在货源中增加新货源时可能使用配额基数,主要是防止把所有的需求分配给新货源。根据系统自动设定的公式:配额比例=(配额基数+已分配配额数量)/配额。供应商 A、B 和 C 的配额比例如下:
　　A:(780+0)/3=260
　　B:(380+0)/2=190
　　C:(0+260)/1=260
　　因为供应商 B 的配额比例最低,所以下一次申请将指定给它。
　　
　　6总 结
　　
　　在林产企业中,使用SAP可以较好地进行货源关系管理。SAP提供的信息记录、框架协议、货源清单和配额协议功能都说明了林产品供应商—物料间的供货关系,实现货源分析,但每个功能的侧重点有所不同,信息记录主要提供了供应商—物料间的价格关系和价格仿真功能;框架协议主要体现了供应商—物料间的长期供应关系;货源清单维护了某个物料在一定时期内的合格供货源;配额协议反映的是不同供货源的比例和份额排列。

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niitallen

这么早就发帖，是一夜没睡么？