效率为王——善用电子表单与签核做管理

执行力研究者

关键字：【效率  电子表单  电子签核  管理】

      要落实企业管理，除了要有确切的管理办法外，最重要的工具就是“单据化”，各式各样的单据充斥着企业八大循环。例如：部门间沟通需要一张“内部联络单”；要跟信息部门申请系统权限需要填写一张“系统权限申请单”；订单合约要用印，业务单位需要填写一张“用印申请单”，相关的案例不胜枚举。除了单据的申请内容填写外，另外一项重要的行为就是：需要有相关人员来签核。在管理办法也会明确规定，依申请内容差异判断该由哪些人员来签核，以便明确监督、管理的责任。例如：人员填写请购单，管理办法就会明确规定：请购金额小于10,000元者，由部门经理签准即可；请购金额10,000 ~ 100,000，将签至协理(副总经理)；若请购金额大于100,000元者，须由总经理签核才行。

      企业内所有的讯息沟通一清二楚，所有决策层层关卡负责，这是“窗体制度化”的理想情况。但是实际上却有可能出现以下的情况：

·        需要签核的主管出差，无法及时决策，执行效率低落 !

·        请购单内容填写不合乎管理办法，造成最后采购单位无法进行采购 !

·        填单人员不清楚窗体签核的规范，乱送签呈，使得签核监督产生风险缺口

       这些景况，经常出现在企业端，降低了企业运作的效率。“电子表单”与“电子签核”，就会大幅提升“表单制度化”施行效率的最佳利器。上述提到的情景将会大大改变：

·        填单人员窗体填妥后在线送审，出门在外的主管即可使用笔记本电脑、手机等设备上网进行在线核决。核决不卡关，在外也能决策。

·        透过电子表单的设计，系统自动帮你检查、控管窗体属性是否出现不合规范的内容 !

·        电子签核已经事先设计好核单的送审路径，不须人员判断。