[分享知识 原创连载]“我来管管看”系列：采购误差缘何而来？

tangzhiming

开篇语：国家鼓励企业调结构、转型发展，中国制造的未来是先进制造。先进制造，单是机器设备等硬件先进是不行的，更需要企业打造软实力，向管理要效益。一个业务，如果“我来管管看”，那会怎样？说说业务中的怪现象，谈谈业务中难问题，看看哪些因素受到人的影响？延展整理在先进制造研究中的点点滴滴，从一线出发，一线视角，由点及面，通过谈具体现象，分析管理者与被管理者的言行，探讨改善建议方案，分享企业运营、业务管理的方法和经验，形成一个“我来管管看”系列文章以馈读者。延展咨询资深顾问王晓东在下文中提到的现象，您在企业也曾遇到？又是如何面对和解决的呢？


在生产型企业，采购误差时有发生，可谓生产成本中最冤枉的一部分，占比时大时小，但又屡禁不止。

比如我曾经工作过的一家大型船厂，有一次接到一艘船的维修订单。船上工作人员提出缺少船用航行灯和救生圈的拉线，通知我们公司的生产部门代为采购，生产部受理后将需求转给了采购部，采购部接到消息后开始询价并决定供应商。耗时3天，采购物料到达船厂，居然是50W的白炽灯与Φ12的尼龙绳！这些民用物品怎么会是船用物资，让生产部和船员们全都哭笑不得！但这又该怪谁呢？生产部门这才想起来应该派专人找船员了解具体所需的物料规格、尺寸以及生产该产品的常见企业与品牌，然后转告采购部：需要的是船用加保护罩100W的航行灯和橘黄色Φ8救生圈专用拉线，一般为10米/根。待采购部采购完成加上物品到货，又耗时5天，这时离船的出发日期只剩1天，工人只有通宵安装船用航行灯以确保船能够准时出航。一个原本可以提前几天完成的任务，由于代理采购缺乏经验，加之公司内外部交流、反馈信息不及时、不准确，白白造成了工期拖延和资源浪费。这里所指的资源浪费还不只是物料的浪费，每拖延一天工期，船就得在码头多停靠一天，也就多占用一个位置，而船坞的位置正是船厂的生命线。

后来为装备制造业中的石油矿产开发及成套设备生产型企业提供管理咨询与信息化实施服务，在现场看到了更多采购误差。主要原因这类大型装备制造企业执行的多是按单制造（MTO II）生产模式，产品定制化不重样，技术工艺不稳定，生产过程中的工艺变更和返工维修时有发生，而采购部门却应变滞后，于是常常造成以下三种情况：（1）原有采购物料不足，需要临时增补采购，但采购需求提出过于紧急且物料信息不够完善，导致误采；（2）生产部门已经提前获知了工艺图纸变更导致的物料使用变更，但与采购部门沟通不及时，不需要的物料已经入库，急需的物料还未采购；（3）定制物料不具备通用性，且采购周期较长，一旦采购难以退货，造成永久库存。

所有参与讨论的朋友，在本文后面回帖均可以查看解决方案内容；对于深度分析并回复本帖的可以获得100努力值奖励。
解决方案已经被隐藏，只有回帖的会员才可以看到解决方案；

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

@yooooppc

majest77

曾经做过一个项目，通过开发物料明细模板来规范化物料需求信息，通过需求部门->设计部门->采购部门完整流程来保障信息正确性，通过制度规范明确相应时间来保障效率。

纵横四海

归根到底是一个信息沟通不畅的问题，多一个二次确认应该可以解决；我想文中提及的采购肯定是个新手吧，如果是老手肯定不会犯这样的问题；

gzq01

读过楼主的文章有以下几点的感悟:
对应企业的采购部门来说采购误差是评估部门绩效的指标之一，大型的生产制造业和装配制造业往往更是这样，采买少了，产线发料发不出，采买多了会形成库存呆滞，如果平衡此矛盾是重点，首先我们来分析采购误差从什么地方来：
首先：楼主提到的库存单位和采购单位不一致
其次：每个采购料件的补货策略是哪种？（再订购点、MRP/MPS、FAS、按订单生产、期间采购等等）
再次:BOM中的组成用量是否正确（工艺发生变化是否及时更新到bom，是否采用了工艺BOM）
再次：各个工单之间挪料的管理
再次：料件的取替代的管理方式
再次：倒扣料的管理
最后要说的是，如果是ERP系统来管理的话，企业要想达到采购误差率最小，是通过系统的不同阶段、方式的管理逐步达到的，
比如说：对应采购料件来说肯定是分为主材和辅材和其他几部分，不同的料应该根据企业实际情况来采取不同的补货策略；
比如说对于辅材的部分要不要做取替代的管理等等
还有一点楼主也提到了，由于生产模式，产品定制化不重样，技术工艺不成熟，工艺变更频繁如果是这种情况是否可以采购订单选配的方式管理：
比如说BOM采用一机一BOM，或者采用超级BOM的方式搭建，等等
另外还有提到的对应急料采购的方式，等等提到的这些都是导致采购误差。
其实我想说的是，企业上线ERP系统过程中这些问题都应该详细的和顾问沟通，上线前制定出明确蓝图规格和方案。
当然，企业的前期选型要选一家可支撑的系统。
最后能否实际解决问题还需要企业的执行和管理水平到位。
以上仅是个人观点，

tangzhiming

gzq01 发表于 2013/8/20 14:39
读过楼主的文章有以下几点的感悟:
对应企业的采购部门来说采购误差是评估部门绩效的指标之一，大型的生产 ...

关于采购误差，除了上述存在的问题之外，还有一些事需要考虑的，由于许多企业按单生产的特性，很多物料采购不易，造成了某些供应商强势的局面。供货数量难以保障，很多情况下，企业会过量采购造成呆滞库存，以保障生产。采购部门除了应对生产上的采购需求之外，也应该把这一部分考虑在内，合理利用库存，减少资金的积压，这也是我们希望通过ERP系统提升客户采购管理的一个愿景。

melodyzlw

部门间的信息沟通很重要，原来也会出现此问题，使用系统管理后，这种情况逐步减弱，申请部门提交单据申请，经过使用部门会签，确认需求后，再行购买。