ERP实施中的异常情况之控制供应商交货期

wanghao

做过ERP实施的顾问或者用过ERP软件的人都知道，若企业的没个动作都按规矩来，没什么意外的情况，那么，ERP实施项目是非常简单的事情。但是，事与愿违，在ERP实施过程中，往往会出现一些不如人意的事情。
　　笔者会对此，收集了一些比较共性的问题，拿出来供大家研究。
　　供应商交货时间比应交货时间早，那不是更好，有必要进行控制吗?其实不然，过早也有过早的坏处。
　　1、可能会影响付款周期。
　　如企业跟供应商确定的付款期为交货后下月25号付款。则当9月29日交货时，付款日期为10月25日;9月30日交货时，付款日期也为10月25日;但是，当10月1日交货时，付款日期为11月25日。若我们规定供应商交货日期为10月3日，则预计付款日期为11月25日;但是，供应商为了能尽早拿到货款，赶在9月30日，送货到企业，则根据协议，企业要在10月25日付款。付款周期整整提早了一个月。若该笔货金额比较小，对企业影响还不是很大。若金额多的话，影响会很大。
　　2、风险的转移问题。
　　如据气象部门预报，2007年第13号台风“韦帕”可能于18日后半夜到19日白天在浙江沿海登陆。受其影响，浙江台州沿海海面风力增强到8-10级。企业本来要求供应商的货应交日期为22日，但是，供应商担心台风可能会对货物有损坏，就在17日把货送到了公司。只要公司收货，则风险就转嫁给了公司。
　　随着货物的交付，企业会产生很多义务，承担很多风险。所以，并不是货物越早到越好。
　　企业针对这一问题，一般的处理方式有如下几种：
　　1、严格按照交货期交货。
　　在系统中进行设置，必须严格按照交货期交货，迟交不行，早交更不行。这种控制方式要求企业跟供应商之间，配合非常默契。如此操作的话，基本可以实现零库存生产，可以最大限度的减少库存。
　　但是，一般企业很难做到这一点。这只是个工作的目标，而真正能严格按照交货期交货，不提早，也不提前的，大概所占的比例只有10%的定单。
　　2、对不按交货期交货的单据需要上级批准。
　　由于第一种方式比较死，就有了这种比较宽松的方式。当供应商的交货日期与采购单的应交日期不一致的时候，一般人员没有审核收货单的权限，系统可以设置此种情况下的审核人员，如物流经理、总经理等等。
　　这种处理方式比第一种处理方式灵活一点，但是，时间久了，物流经理也不耐烦了，因为90%的物料收货都跟应交日期不一致，有的只差一天。这导致的结果是90%的收货单都要他来审核，他当然会觉得比较烦。
　　这就有了第三种处理方式。
　　3、对不按交货期交货的单据对用户产生警告，有用户自己判断是否入库。
　　当遇到交货日期与应交日期不一致的情况，收货单在审核时，会产生一警告信息，告诉用户该笔货应交日期是什么时候，实际交货日期是什么时候。他只是提醒用户注意，并不会剥夺 用户的审核权限。当用户觉得迟交一天或者早交一天外关紧要的时候，可以正常审核。当差异天数大的时候，就要向相关人员报告，寻求处理的方式。
　　此种处理方式，对管理上的要求比较高，要求操作用户有比较大的责任心和判断能力，能够独立的判断。
　　当然，也可以要求顾问对此进行一些二次开发的改进，如当交货日期与应交日期差异达到5天的时候，单据必须交由上级主管审核。
　　4、只对特殊日期的交货期进行审核，如月末的进货情况。
　　有些企业对交货日期控制的没有这么严格，在不影响付款周期或者生产周期的情况下，提早几天交货，是允许的。也就是说，他们只要对本应月初交货，实际月末送货的情况进行控制即可。
　　针对这种情况，一般有二种处理方式，各有优缺点。因笔者遇到多家采取此种处理方式的企业，再这里，就多花点笔墨，进行比较详细的介绍。
　　(1)当交货期不一致时，用户在系统中，指定收货日期，为应交日期。
　　如本应10月3日交的货，供应商9月30日交货时，仓库操作用户在输入“供应商进货单”时，把进货日期改为10月3日，而不是9月30日。则，在根据“供应商进货单”生成应付帐款的时候，应付日期仍然为11月25日，而不会是10月25日。因为其根据进货日期推算。
　　但是，这一种处理方式，有一个非常严重的缺陷，就是会造成一定时间内库存的不准确。如做如上处理后，我在9月30查询库存时，查不到该笔物料的进货库存，而实际上，该笔库存是存在的。在查询时，当输入10月3日的日期，查询该日的库存时，该物料的数量就会显示。
　　也就是说，ERP的库存数据有时效性。若企业能够接受这一缺陷，则可以接受此种处理方式。
　　(2)当交货期不一致时，收货日期仍然为实际日期，只是，每月仓库会生成一份交期差异表，给财务。由财务调整应付款日期。
　　这种处理方式避免了上面的处理方式的库存查询不准确的缺陷，能够反映实际的交易情况。
　　不过，这也有不利之处。
　　一是，财务的应付凭证付款日期要进行手工更改，导致记帐凭证与原始凭证之间，不一致的情况。
　　二是，这容易导致错误。无论是报表的产生，还是在修改应付凭证的环节，都缺乏强制的控制，操作员一粗心，就可能会发生错误。也就是说，此种处理方式对员工的要求，比第一种处理方式，要求要高，要求更加具有责任心。

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学习了。在ERP实施中若能将交货期管理到这种程度，应该是相当不错了。

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都是我们希望达到的理想状态。