浅谈ERP系统上线前的基础数据整理

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数据对ERP系统有着极其重要的作用。如果输入系统的是垃圾，输出的也必然是垃圾。数据如人体的血液，是系统运行的支撑和前提，基础数据则是系统信息的根源，由此构筑统一的信息共享平台。
一、 什么是基础数据
ERP系统的基础数据量大，涉及面广，从不同角度可以有不同的分类，如静态数据和动态数据，显性数据和隐性数据，主数据和辅助数据。静态数据是不随时间或其它数据变化而变化的数据，是企业公用的数据，同时又是动态数据的基础。静态数据包括系统设置所用到的数据和系统运行实际业务所用到的数据，对于同盛唐服装/箱包ERP而言，静态数据具体有面辅料档案、供应商档案、客户档案、各种比率参数等。动态数据是每笔具体业务发生时产生的数据，它随时间点不同而变动。动态数据按照时点来分，又可以分为期初数据和日常数据。期初数据包括系统上线切换时点的总账余额、库存余额数量（可用库存、不用库存）、未结订单。
从另一角度来说，面辅料档案、供应商档案、客户档案等属于显性数据，而系统配置的各种参数则是隐性数据，这些数据在业务中虽不可见，但却能影响到系统运算的结果。对另一种划分方式而言，显性数据面辅料档案、供应商档案、客户档案等又被称为主数据，而出库设置、入库设置、币别设置、单位设定，单位换算，车间设置、付款方式、结算方式等数据称之为辅助数据。
ERP系统就是根据这些基础数据，按照内部逻辑经过运算形成各种报告报表，供人来掌握经营生产状况，从而进行分析和决策的。
二、 如何整理基础数据
基础数据整理是实施过程头绪最多、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易出错的部分，是一项艰苦细致的工作。
第一步：确定工作范围
首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备，然后确定参与部门和人员配备，进而确定工作计划，切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做，必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议，以方便工作人员之间沟通。
第二步：建立必要的命名原则
建立一个命名的规格可以贯穿以后的查询和应用，也为庞杂的数据库确定了可以识别的唯一标识方法，所谓磨刀不误砍柴工，切不可急于求成，忽略这项重要的工作。同盛唐ERP所提倡的数据分类命名规则，具备操作灵活性，不再局限于只能用数字编码。按照这种分类方式，不但使基础数据在企业内部统一化、标准化，便于后期使用过程中的方便性，查询使用的快速和准确性。避免了因编码的复杂性而引起出错。
　完整地建立企业标准业务基础数据，可能是一个相当长的过程，在这个过程中所产生的各种制度、规范最终也会在企业管理活动着发挥巨大的作用，这其实也是ERP系统除共享数据、提高数据处理效率之外最大的效益。
第三步：把好数据录入关。
各部门报来的数据不是孤立无关的，数据小组在拿齐基层相关人员报来的数据后，必须做好各部门人员的沟通与协调工作，综合平衡后再进行统计汇总。然后，备份电子文档和纸制文档，并注明整理人员、完成时间和最后版本，再由专人根据分类方式，档案命名规则将数据录入系统。为保障数据录入的质量，可以建立相应奖惩制度，一方面可以提高录入人员的积极性，同时也督促其在录入的同时进行认真的检查复查。
三、基础资料的后续维护
数据质量是数据的生命，错误的数据不但没有任何意义，而且干扰生产。外界环境和生产情况在不断变化，数据准确度是个相对的概念，目前数据准确并不代表一直都准确。所以对于静态数据和动态数据都要不断调整和优化，这是长期的、无止境的。这时候，之前建立的命名规则便可派上用场，我们可以输入命名的字母快速查询所需要的数据。
及时录入是保证数据质量的前提。数据延迟录入，造成系统数与实际数不一致，系统可信度和实用度降低。为了防止这种问题的发生，要教育系统操作人员做到日事日毕，业务处理与数据录入同步进行，单据录入不过夜，不搞积压突击录入。
持续维护是提高数据质量的保证。不管如何努力，数据都不大可能百分百的准确，我们所谈的数据准确是指数据的错误率控制在可以接受的范围之内。所以，重要的是在具体工作中，通过系统运行结果与实际进行校验，不断修正数据和参数，使其逐步贴近生产、符合实际。
总之，基础数据整理是个艰苦细致的工作，数据质量的提高是个渐进和求精的过程。实施ERP的企业一定要高度重视基础数据的整理，如果基础数据达到了及时性、准确性和完整性的要求，系统切换上线只是水到渠成，ERP发挥效益也将近在咫尺。