佳软进销存管理软件操作方法之八(初始化)

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初始化操作

初始数据录入就是把账套启用期间的企业结存数据录入到软件系统中，比如账套是第8期启用的，那初始数据就是第7期的期末结存数据。（注：国内企业一般都是按自然月来划分期间的，第8期也是8月份，初始数据也就是7月份的月底结存数据）。
初始数据是指账套启用前一期的结存数据，在这里根据准备好的资料数据，把相关物料的初始数据录入、保存，检查确认无误后，就可以结束初始化，进入日常业务处理工作了。
初始化操作包括：仓库初始数据录入、暂估入库单录入、未核销出库单录入与结束初始化。

温馨提醒： 1. 初始数据的录入与日常单据的录入可同步进行。 2. 系统未结束初始化，则不能进行“期末结账”操作。

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仓库（存货）初始数据的录入

    在佳软进销存软件的操作主界面，于顶部菜单中选择【初始化】→【仓库初始数据录入】，出现初始数据录入界面：

图表 1

温馨提醒： 1、仓库、物料代码、计量单位、仓位、批次都可以按“F7”进行选择，也可以用工具栏中的“查看”进行选择。 2、仓位是指物料在仓库中所在的位置，用户可以把仓库划分仓位进行管理。 3、批次：物料采用的计价方法为分批认定法、先进先出法、后进先出法要使用到该字段；物料要进行业务批次管理也要使用到该字段。

如初始数据如下：（依据仓库录入初始数据）
清华同方台式机3100
10台(成品仓库)
录入方法如下：
将光标移到物料代码列的空白行，系统会提示如下信息：

图表 2

    在录入初始数据时，物料代码和计量单位可以通过按“功能键F7”或单击工具栏中的“查看”按钮来进行选择，如输入“清华同方台式机”，软件为了提高输入的效率，特提供了按“代码”或“名称”来快速输入的功能，按“代码”或“名称”来实现模糊输入，可以通过“系统设置”中的“账套信息设置”来进行设置。
如选择用“代码”来快速输入，在“物料代码”列输入 jsj ，此时按功能键“F7”，会弹出如下窗体：

图表 3

    在窗体右边选择“清华同方台式机”，然后双击，即完成了选择，物料代码输入后，按回车键，系统会带出物料默认的计量单位，可以通过按功能键“F7”或点击工具栏的“查看”按钮来改变，完成后，按回车，依次输入其它数据， 输入完成后，点“保存”按钮，提示“保存成功”。
通过选择“仓库”来输入其它仓库的初始物料，见下图：

图表 4

输入完成后，点“保存”按钮，

仓库初始数据查询

在软件的主界面, 于顶部菜单中选择【初始化】→【仓库初始数据查询】，弹出如下窗体:

图表 5

可以通过输入组合条件来进行部分查询，如果不输入则查询到全部信息，点确定后弹出如下窗体：

图表 6

在初始数据序时簿界面，可以对初始数据进行新增、修改、删除、审核、作废、导出到EXCEL等操作。

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2009/5/15 15:54 上传

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结束初始化前的单据处理

    在佳软进销存软件中，启用期前的单据包括两种单据：暂估入库单、未核销出库单。在软件的操作主界面，于顶部菜单中选择【初始化】→【暂估入库单】或【初始化】→【未核销出库单】。

    当选择【暂估入库单】时，系统调出结束初始化前的未核销的暂估入库单的条件查询界面。在该界面中只能选择结束初始化前的暂估入库单，默认进入的条件是：期间 < 启用期间

图表 1

    确定筛选条件后，系统进入“结束初始化前暂估入库单”的序时簿界面。该界面的显示和提供功能与正常的采购入库单界面基本一致，唯一的区别是不显示结束初始化后的单据。

图表 2

    用户可以在该序时簿上对暂估入库单进行新增、修改、删除、审核、作废、拆分、还原、核销、关联单据查看等一系列操作。
    在单据录入中，该界面中只能录入“期间<启用期间”范围内的单据，否则，系统会给予如下提示：“只能保存以前期间以前的单据”。
    对于选择〖未核销出库单〗的使用方法与其相近，请参照操作。

单据查询

    在初始化阶段，结束初始化前的两类单据查询有两种方法：
1、在主界面下选择〖初始化〗→〖暂估入库单〗，或者选择〖初始化〗→〖未核销出库单〗，可以分别查询启用期前对应单据。
2、在日常的单据序时簿查询界面只要录入相应的筛选条件，也可以查询到启用期前的两类单据。

单据审核

    佳软进销存系统规定，在日常处理的期间内，是不可以对以前期间的库存单据进行审核的，只能对已审核的暂估入库单进行冲回处理、以及对已审核但尚未核销的销售出库单进行拆单、核销操作。故在初始化设置中，必须对启用期前的单据进行审核操作。

启用期前的两类单据的审核可以在两个位置进行，即

1、在结束初始化前的单据新增界面，保存后直接审核；

2、在系统的主界面下选择〖初始化〗→〖暂估入库单〗，或者选择〖初始化〗→〖未核销出库单〗，在显示的序时簿上可以分别审核启
用期前的暂估入库单、启用期前的未核销销售出库单；

    单据审核的方法与日常操作阶段的单据审核一致，请参见本指南业务单据功能的相关介绍。
    在执行结束初始化操作时，系统要对上述结束初始化前的暂估入库单、结束初始化前未核销的销售出库单的状态进行检测，以保证单据已审核，如果未审核，系统会给予如下提示：“暂估入库单或未核销出库单存在未审核的单据”，待其完成这些单据的审核后，再进行结束初始化操作。

温馨提醒： 1、暂估入库单与未核销出库单的数据都已经包括在仓库初始数据余额中，所以不参与即时库存的运算。 2、暂估入库单与未核销出库单的操作与日常业务操作基本相近，所以请参考本指南的业务操作与核算。

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结束初始化

系统初始化完成后，需要执行结束初始化，将初始化设置状态转为日常操作状态。
到目前为止，一个新账套的初始化设置工作已基本完成，经过了设置准备、系统设置、资料维护、结束初始化前的业务处理、日常业务并行操作等设置过程，用户可以开始进行日常工作处理了。
初始化的最后一项工作就是结束初始化，结束初始化就是将初始化工作中所输入的业务和管理信息进行处理和转化，将其转变为业务日常处理所需的格式,为日常处理提供基础信息、初始数据及管理信息来源。这里必须注意的是，一旦结束初始化后，就意味着关闭初始化界面。初始化设置的数据很多都不能再修改，因此在完成初始化工作之后，应该再仔细检查一下初始化数据，确保无误后再执行结束初始化操作。

在佳软进销存软件（标准版）的操作主界面，于顶部菜单中选择【初始化】→【结束初始化】，如果有〖暂估入库单〗或者〖未核销出库单〗未审核，则出现如图1所示：

图表 1

如果有〖仓库初始数据单〗未审核，则出现如图2所示：

期间 < 启用期间

图表 2

找到相关单据全部审核完毕，再执行选择【初始化】→【结束初始化】，则出现如图3所示的成功提示：

图表 3

反初始化

反初始化是结束初始化的逆向操作，在顶部菜单中选择【初始化】→【反初始化】，会出现如图4所示提示：

图表 4

温馨提醒： 1、 结束初始化要求所有的初始工作都完成了，并且启用期前的单据已全部审核。 2、 反初始化操作前请注意备份账套，并且反初始化操作只能在启用期才能操作，以后期间是不能操作的。

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2009/5/15 16:27 上传

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