有利软件三管齐下提高领料的准确率

悟虚

企业库存的准确率主要跟原材料与半成品发料、原材料入库、成本入库三大作业有关。如果要提高库存的准确率，那么就要从这三方面出发，携手并进，才能够提起到好的效果。这三方面任务重，原材料与半成品发料作业尤其难以管制。这主要是由两个方面的原因造成的：

　　一是原材料与半成品发料主要是企业内部的操作。企业可以通过制度来规范供应商的送货行为，但是要对内部员工进行控制，则难度会比较大。因为在手工操作模式下，即使有比较完善的管理制度，也会因为人情等因素落实不下去。

　　二是因为原材料数量比较多。不像成品，只有少数的一些。而且对于接单生产的企业来说，可能还很少有库存成品。所以，从工作量来说，原材料发料管理要比成品入库管理多的多。若没有自动化作业工具的帮助，发料作业是企业日常工作中最耗费劳动力的一项工作。

　　为此，在上海有利软件公司的ERP系统中，就提供了不少的管理措施来降低发料管理中的重复劳动，从而提高发料的准确率。这些措施中最具有代表性的有三种：

    措施一：根据生产订单自动生成领料单，简化领料工作。

　　大部分企业虽然他们的产品并不是很复杂，但是其物料清单中原材料的数量确是很多。据了解，企业每个成品物料清单中，原材料的数量普遍在20个到30个之间。我们这里取一个平均值，就算25个。那么企业每开始一张订单的生产，在领料单上就需要填写25个物料。若同时开工十个产品，则其就要开立250个物料的领料单。如果这些产品的生产周期比较短，那么必须要配备比较多的领料人员才能够完成这项工作。而他们的任务就是填写单子，然后去领料。再也抽不出时间去做更加具有价值的工作了。

　　而且，这还会带来一系列的连锁反应。如作为物料主管，就需要对他们领的物料进行核对。这个核对的工作量也很庞大。在订单结案后，还需要对这个产品的订单进行成本分析。此时，成本会计需要知道这个产品实际消耗的原材料。这项工作也非常的庞大。所以，如果靠手工来管理发料作业的话，不仅浪费体力，而且其准确性也很难保障。

　　为此，上海有利软件公司在其ERP系统中设计了一个简单易行的解决方案。在有利系统中，可以根据生产订单自动转化生成领料单。用户只需要鼠标点点，系统就可以自动完成很多复杂的工作。包括可以根据生产订单的数量以及对应的产品物料清单自动计算所需要的原材料以及数量；用户还可以通过指定生产数量来进行领料，以实现分批生产、分批领料；某张生产订单总共耗用了多少原材料，在生产订单中都会有反应。这些工作，不仅减化了企业领料人员的工作量，而且还可以省去很多审核的工作。在有些企业中，甚至让领料单自动审核。因为有利ERP系统中的领料单都是根据一定的规则自动生成的，所以除非你人为的破坏，否则的话，基本上不会产生错误。

　　措施二：生产订单审核时，自动核对领料数量。

　　那么如何来保证领料的准确性呢？不要慌，在领料单审核、生产订单结案审核时，系统都会帮助企业用户去核对这个领料的准确性。

　　在领料单审核的时候，系统首先会判断领料单中所填写的物料是否准确。因为根据产品的物料清单，系统就会知道某个产品需要用到哪些物料。如此的话，系统就可以把领料单跟对应产品可能需要用到的物料进行对比，来判断其领料是否准确。如发现某项物料，在领料单中有但是在该产品的物料清单中则没有，系统就会认为这张领料单中有错误。就会以警告、拒绝审核等措施来提醒用户。这就保障了领料人员发料品种的准确性。除了该发什么料就发什么料之外，接下去的就是对数量的控制。如某张生产订单，因为其生产周期比较长，所以需要进行分批领料。如总共需要1000千克PVC料，第一次领取了500千克。如果在第二次领的时候领了1000千克，此时，系统就会怀疑为什么需要领这么多的材料。即使算上损耗，也不用超领500千克。系统会根据用户的设置提醒用户或者拒绝操作。相关责任人就可以根据提示的信息，去排查错误，查明原因。然后再进行审核。

　　其次，在生产订单审核的时候，也会进行相关的判断。如果某张生产订单正常情况下需要用到500千克PVC料。但是在系统中显示，这张生产订单只领了400千克的PVC料。那么系统就会认为这种情况不正常。要么是有领料单没有审核库存，账没有减少；要么就是挪用了其他订单的材料等等。系统会根据用户的设置提醒用户或者拒绝操作。相关责任人就可以根据提示的信息，去排查错误，查明原因。然后再进行审核。

　　简单的说，在有利软件公司的ERP系统中有一份产品的标准用量表，需要用什么东西、单位产品的需用量是多少等等都有明确的标示。然后系统会根据这份资料跟用户的领料进行对比，看看是否存在异常情况。若发现异常的话，就会马上提示用户，让其注意。通过这种警告，就可以在很大程度上提高领料的准确率。

措施三：领料异常情况报表，帮助管理员进行数据分析。

　　在领料管理中，除了要最好日常领料的准确性、及时性之外，还需要注意日后的分析。从历史领料作业的数据统计中，我们可以发现领料中的薄弱环节。具体的说，用户可能需要以下数据来帮助管理员提出改善的办法。

　　一是超领率。如根据物料清单已经生产数量，系统可以计算出标准的材料用量。而在领料单审核时，又会通过累计的方式实现对生产订单中发料数量的更新。如此的话，系统标准用量与用户实际领用量之间就有了一个明显的对比。有了这份数据，企业管理人员就可以去分析，为什么会有这么多的超领现象？是因为生产损耗率比预设的要高，还是生产车间的原材料存在失窃现象。

　　二是成本的统计。要归集某张订单的成本或者某个产品的单位成本，则原材料的实际耗用量是少不了的。在上海有利软件的ERP系统中，只要根据生产订单来进行领料，那么系统就会自动统计这张生产订单原材料的实际耗用量。如此的话，成本会计在统计生产成本的时候，就会简便许多。在系统中有生产订单原材料耗用报表，通过这份资料，成本会计在统计生产成本的时候，将不会再有什么困难。而且，在报表中还有实际领料与标准用量的数据，这可以帮助成本会计进行成本差异分析。本来这些数据成本会计往常可能需要花费一个星期甚至更多的时间去收集内容，而现在一分钟不到的时间，系统就会帮助用户收集好这些信息。最重要的是，准确率会有很大的提高。

　　通过这三个基本的措施，就可以三管齐下，提高领料的准确性与便利性。并且为上层领导的决策提供数据支持。