|
|

楼主 |
发表于 2010/5/27 16:42:29
|
显示全部楼层
最近三天都在指导一家拟改制企业进行存货盘点。本次盘点除了为改制企业设立摸清家底之外,另一个更重要的任务是被拉去救火了,公司现在财收银软件务核算陷于停滞的僵局,急需我们帮忙理清,经过三天的紧急处理,大致上给了企业一个思路和处理方法。这里简单记录当时的一些情况,供大家阅读讨论.
人人喊打的ERP系统
该公司以前一直采用某简单的财务软件进行核算,三个月生产管理软件前(8月份)公司开始采用用友ERP软件,且只上了采购、仓储和销售的物流模块,核心的生产系统还没有启用。即使如此,公司新核算仍未能理顺,结果是采用新系统之后的财务数据到现在连启用当收银软件月的账都未能结出,公司董事长震怒,“不用ERP报表能出,有了ERP竟然不能出了,那花几十万买软件的钱不是白花了?”
财务经理向我诉苦,公司自从搞了ERP,但大家不按照流程执行,仓库里还没入库的东西,就被销售给领走了,导致存货成本在系统里结算紊乱,根本没办法算出准确的成本数,所以现在8月份系统里一些存货数量为负数;另外,仓库的出入库数据输单错误,收银软件复核人员形同虚设,导致错误的采购单信息进入了系统,也就导致了错误的成本数据跑出来,“进去的是垃圾,出来的当然也是垃圾”。
向成本会计了解情况,问“既然企业以前仓库也如此乱,那么之前如何又能出报表呢”?成本会计回答是,以前公司不设半成品,每月领用的原料全部都进入生产成本的直接材料,月末按照产品品种定额成本结转产成品,部分留下为在产品;其他人工和制造费用全部分摊到本月完工产成品中。即使有错,反正都一锅兜在里头了。又问“现在有何不同?”,回答是现在要核算几种半成品,半成品又要核算成产成品,并且现在核算都要按照定单来做,入库是仓库输的单,出收银软件库完全按照BOM清单来走料,不象以前量入为出,可人工调节,因此系统数据就出现了紊乱,系统一乱,按这些数据得出结果就实在太离谱了。
去销售部门了解情况是,大家都反映“用了ERP之后,明明仓库有货,怎么就发不出来”,难道这就是ERP的目的,早知如此还不如不用系统了,完全没有考虑灵活性要求。
最后向仓库得到的解释是,生产都是按照定单批次来下单生产和入库的,有时候某个客户要得急,以前没有ERP来控制,能发就先发出去了;但现在用了ERP之后,仓库的货都和定单挂钩的,想串货就没那么容易了,要走系统更正流程,需要时间来处理。还有仓收银软件库本来只有1000千伏的,客户要2000千伏产品要的急,以前是把两个1000千伏的串装一起就可以运走,现在这些都是跟定单挂钩,再去变通的话,流程也不好走了。
整个一圈了解下来,听到的基本都是抱怨的声音,就没有哪个部门觉得上这个系统是个好东西,完全是把系统当成了累赘和束缚。因此,我决定静下来把生产管理软件整个问题想的更清楚些。
问题到底出在哪里
首先我了解到,这家公司生产比较简单,就是外购化工原料生产出电阻片,外购硅胶生产出硅胶桶,然后将电阻片和硅胶桶一起组装成避雷器产品。物料品种不多,全部物料在一千种左右。我分析了造成这个局面的几个主要因素:
1 公司内控基础太差,ERP的终端录入数据没有保障,也就是财务经理所说的输入的是垃圾,出来的也就是垃圾;
2 ERP的软件供应商对公司的调研不足,没有考虑到公司产品在销售中的特殊性,事实上项目实施调研主要就是针对企业的特殊要求而来的,软件企业的实施人员估计水平和经验所都不足;
3 财务部对仓储和生产管控不力,每月连正常的盘收银软件点和现场台帐设立都没有监控到位,如何能发现其数据录入是否有错,而这种状况的形成一方面与财务部人员素质和人力不足有关,另一方面也与公司对财务重视程度有关。
总的来说,就是软件执行者、软件提供商、公司高管都有责任。典型的拍脑袋上系统的,没有充分调研,充分评估,没有培训,盲目上马,匆忙启用。
审计人员给予的建议
情况了解清楚了,根据企业目前状况,我立即给出自生产管理软件己的方案,并在我们的要求下进行执行,具体包括:
1 鉴于董事长和股改小组的要求,必须立即结出最近三个月的帐,我决定不再指望仓库和生产车间能将最近三个月的出入库单据核对清晰了,而是立即进行盘点,盘出截止2009年11月13日的全部原材料\半成品\在产品\产成品;然后将11月1日至盘点日的存货收发统计准确,包括原材料\半成品\产成品的统计;更重要的是在产品的生产线领用的原材料\生产入库耗用原材料\月末结存在产品分解出的原材料,倒退出10月31日的原材料\半成品\在产品\产成品;最后根据10月31日的存货和7月31日存货,总体测算出最近三个月的产品销售成本\产品生产成本的总额;并根据最近三个月生产收银软件和销售量估算每月应分配的金额,与系统自动跑出的生产和销售额对比,做人为差异调整,使得报表数据趋进合理。最终若系统结存的10月31日数据与盘点数据还有差异,直接在系统里做盘盈和盘亏处理,截准10月31日的数量!
2 召集公司高管和各部门负责人以及ERP顾问人员进行会议,集中讨论如何解决在销售中的异常情形,决定是修改系统设置还是坚决禁止异常销售,结论是由用友实施人员回去研究,若技术上无法解决,则领导决定是停止使用ERP还是停止非流程业务行为。
3 提议公司在生产部门增设两名生产文员,负责记录生产管理软件材料和产品的出入库信息,并事务所为其制定了统计报表的模板;
4 要求财务人员每月对仓库和生产车间的主要存货进行盘点,对其他非主要材料进行每季轮盘;
5 建议企业立即高薪招聘一名财务总监,统管公司财务运营,最重要的是能代表财务部门与其他部门主管(公司副总)进行平等对话。
对于项目的感受
说民营企业老板不重视财务也不完全对,更多的是不了解财务。以为财务就是记账出报表,换了价值高功能强大的软件就应该更好更快的出报表,不仅不需要增加人,最好还能少两个人。
对于小企业,业务流程简单,材料品种不多,实在是收银软件用不上什么ERP来搞生产系统管理。只要生产部门配好核算文员,财务每月定点盘点,实际上成本核算就不会有什么问题。如果贸然去上ERP,人员素质跟不上可能到时候一环出错,环环都错。
作为财务人员,如果不能顺利地与其他部门进行沟通,不能了解对方的需求,并从技术上为其解决问题,只从本部门的角度来看待问题,就不可能成为企业真正意生产管理软件义的财务信息管理者,因此高级财务人员在如何将技术和服务的双向提高就显得意义重大了。
|
|