网上报销，节约的不仅是纸

onesoftok

进入新世纪以来，手工财务报销方式已经难以适应各大中小公司的管理要求。深圳市协拓科技有限公司（http://www.hetop.com/）网上报销软件系统的上线，彻底告别了纸质报销。网络报销软件系统，是利用协拓（http://www.hetop.com/）先进的软件和网络技术，完全有效约束和规范财务制度的强大软件系统；它能使所有费用的发生改变传统的审批方式，通过专有的软件执行，优化财务流程和制度，能够大大提高资金利用效率，减少开支，降低费用成本，提高工作效率等。简单的网络报销应用只需满足费用远程填写远程提交和异地审批统计等功能，实现各地办事处分子公司财务的集中管理和控制，协拓网络报销系统也是国内唯一能完全嵌入全面预算管理实现预算控制的软件，目前协拓网络报销软件系统有数千家客户应用，系统功能的强大和稳定得到众多客户的肯定。免费试用地址：www.hetop.com/test

安全透明快捷

非电子化财务报销是一件很繁琐的事情。财务人员的工作效率即使再高，每个财务报销的审批签字过程也必须走一遍。遇到有些环节出现了问题——花费超出财务预算、财务标准计算有误、单据填写不规范、审批流程变更等，就可能要重新走一次财务流程。这对于报销人员和财务人员来说，都是一件不轻松的事情。

据了解，协拓科技开通的网上报销系统以电子化、信息化、自动化为手段，实现单据填写的规范化、业务审批的流程化、财务审批的透明化，以全面提升财务信息管理，使得财务信息准确、完整，并能够及时进行管理。报销系统同时与预算管理系统、财务核算系统、网络银行等系统互联互通，构建了一个新的财务服务平台。

总部网上报销系统的功能主要体现在预算管理与控制、报销业务处理、部门查询、个人事务查询和公共交流平台等八方面。

为了确保网上报销系统的安全，该系统采用物理数字证书认证的方式对用户登陆进行控制，使得系统的安全性能够得到充分的保障。网上报销系统实现与总部网上办公系统的安全兼容，并通过其扩展模块实现和多个财务账套、网络银行系统的对接，为网上报销系统与其他财务应用系统保留了接口，具备充分的可扩展性。

据了解，网上报销系统可以将每个单据的流程清晰地进行展示，使得从员工到领导以及财务部门均可以透明清晰地看到单据的处理状态。各部门可以查询所有预算项目执行情况，包括各预算项目的初始额度、已完成额度、占用额度以及预算执行率；还可以灵活设置权限，让不同的人只能对权限内的预算项目进行查询。个人可以查询个人借款情况、个人报销单据情况、个人报销入卡金额以及工资；个人对单据的查询不仅能够看到报销事由、金额等常规信息，还能掌握单据在整个流程节点中的位置和状态。

全程财务预警

“这套系统不仅简便，而且对财务的控制也更加到位。”员工填写单据更为简捷和轻松，最大程度地减少了员工填写的内容。各级领导通过网络审批单据及时主动，而且可以根据各部门的管理需求，灵活定义审批工作流程，使会计审核环节不需要再投入过多的精力检查审批流程是否规范。

由于设置了全程预算预警的管理模式，使经费预算从业务发生时就得到了控制。系统可以按预设的多种模式进行查询，同时，财务部门从审核、结算到付款的各个流程均透明地展现在员工面前。

网上报销系统可以通过接口将账务数据传送到账务核算系统中，自动生成记账凭证，确保了财务信息的及时性和完整性，同时也大大地减轻财务人员的工作量。财务报销人员还可以登录系统获取准确的付款信息。通过对这些信息的批量处理可以轻松地生成网络银行所需要的接口文件，传递到网络银行中去，使员工及时取得报销款，提高员工的满意度。

网上报销系统还具有预算管理与控制的功能，包括预算项目的增减、预算指标初始值的设定、预算指标值的调整、与预算项目对应的经费审批流程的设定、预算执行情况预警、预算项目超支流程自动不予通过等预算控制设置。

繁琐将不复返

“这个系统实施后，最大的改变就是让我们告别了纸质报销的繁琐。”在实施网上报销之前，报销业务的流程是：业务部门填写纸质单据，经部门领导审批后将单据传递到财务部门，经会计审核、登记相关预算经费后，由出纳完成支付。这种财务报销的模式看似流程很清晰，管理很到位，但是遇到业务量猛增、预算管理趋向复杂的时候，非电子化的财务报销缺陷就凸现无疑。

各业务部门内部审批流程难以固化，给财务部门的审批带来难度，同时也不利于业务部门的经费管理。通常情况下，总部的每个部门都有归口管理的预算项目经费，不同的项目经费往往具有不同的审批流程，对一项具体业务而言，业务部门首先要明确这个业务的费用对应哪个预算项目，然后按照预算项目的审批流程完成相关的业务审批。采用纸质审批方式，需要每一个员工熟知该审批单据需要审批到哪一个层面。如果没有系统的流程管理，那财务人员在审核时必须花大量的精力对流程进行核对，但依然会存在出现错误的可能性。

单据填写不规范，使得信息质量成本巨大且难以保证预算管理和会计核算的准确性。在手工方式下，由于在报销单据中存在大量的管理信息，以及计算过程，这些信息会涉及很多专业数据，不同的单据对同一预算项目也会有不同的写法，因此错误率很高，并需要财务人员耗费大量的时间去核实数据并更正。这样会导致很多财务人员不能把精力集中。

审核和记账脱节，财务信息的时效性差，不能满足管理要求。如果报销业务量大，单据审核工作量繁重，经审核后的财务信息一般很难及时反映到账务系统，日常预算执行控制是通过定期手工统计来实现的，而不能从账务系统中随时得到。这种审核和记账脱节且相对滞后的预算控制手段难以适应预算管理的要求。

网上报销模式和传统报销模式相比，最为重要的变化是实现了整个报销流程的“E”化，并打通了集团总部财务信息传递过程中的断档，通过对员工提单、领导审批和财务审批三个环节的“E”化，达到全面提升了财务运作效率的目的。

“这个系统的建立，不仅仅是实现了无纸化报销，而且把大量的人力从琐碎的事务中解放了出来，优化了人力资源。”该系统开发组一位负责人表示。