From OA To MA

steven_chang

From OA To MA

近年来，企业在面临经济环境的快速转变及全球企业的竞争下，开始为了强化企业体质而做多方面的努力，「自动化」是其中极为重要的一项重点。自动化的项目涵盖了农业自动化、工业自动化、商业自动化、生产自动化、办公室自动化OA(Office Automation)等等。所谓办公室自动化是指企业采用一些新式机器设备，将平日的手工作业交由这些设备加以辅助运作，来协助各式办公室的作业。

OA到底达到了什么样的效果？提高办公室作业的效率、质量。最具体的展现是让办公室的间接人员、知识工作者提升他个人的效率，例如使用Word、Excel，让我们很容易处理文字与试算，而Email让人们可以加深彼此的沟通，每一个个人的生产力因为OA而有所提升。然而OA也有极大的缺点，它的格式太自由化，让公司的沟通系统充满了杂音，也干扰了管理层的时间与心力。

举例来说，我们经常发现办公室中Email相当泛滥，在企业中常有人会将邮件传送给相关或不相关的所有人，好像mail发的愈多就表示他愈努力，其实这是对办公室内沟通线的干扰。个人很容易将自己的怀疑与负面情绪藉email散布，除了对其他人干扰外，特别针对高阶主管更造成了许多不必要的时间的浪费。以Acer内部规定为例，员工发email的对象最多只能到高于自己两层的位阶，倘若一个小小的职员任意的发email给董事长、总经理，高阶被干扰的不仅仅只有时间，还包括了注意力（Attention）。Email会破坏注意力，但email又不敢禁绝使用，怕沟通不良。到底该如何利用OA的优势而避免缺点呢？益模所提的解决方案如下：

1.          订好格式：

格式固定可以省却当事人许多的时间，不仅容易沟通，也可以降低因人员更迭所造成的问题。将报表的格式制定好，大家照做就可以了。

2.          定好资料来源，

报表的数据来源要直接从数据库产出，手动输入的可靠度将会受到质疑，因此，必须禁止手动作业。

3.          透过流程机制发送

制作好的报表要如何发送，透过email有泄密的可能，同时也容易制造出推诿的理由，到底谁有资格可以看到，应该透过流程机制的派送，来落实执行。

传统的管理是靠管理制度的制定，由政策与流程来落实，俱备「有效性」的考虑。 ERP解决了效率的问题，管理制度的优劣，决定了有效性的问题，而管理制度能否落实，这牵涉到非常复杂的人性与能力的考虑。任何高明的人都有时间与精力上的限制，更不用提许多企业干部还有Know-How不足的问题。针对OA的缺失，益模所提出的解决方案如何落实执行？在管理上，有没有一种工具，可以让管理变得很容易？

良好的管理工具应该将管理上的要求装载进来，事前管理与控制，让时效性或有效性的问题迎刃而解。益模管理技术将这样的机制称为管理自动化系统（MAS，Management Automation System），而将这样的应用工具称为管理建构器（MA Builder），也就是融合WF、BI、EP等IT工具，并将MA Builder加上益模所整理出的产业、管理知识以及Know-How的应用，建构出管理自动化应用（MAA：Management Automation Application）的服务内容。。

管理自动化的应用，包括但不局限于以下范围：

1.          预算体系自动化：将预算表格采「挖洞式」设计，将相关数字从数据库直接筛选并带入表格中，除非必要，不准手工修改，确保数字的及时性、完整性与可信度。

2.          组织体系自动化：将企业组织体系、职位、职务，以人力资源的观点架构起来，当人员\组织有异动时，可直接在组织体系中更新，透过体系中所建构的组织图，轻易的了解组织目前有多少职位、多少人；并在每个职位上装载职务内容，甚至可包括每个职位在ISO的审、核、决权限及相关的作业规定，这也等于是企业知识库的应用与表达。

3.          管理模式体系自动化

A、  政策制定流程：将现有的政策参数加以说明，整理为文件。经过政策制定流程，政策参数自动设定，不允许任何未经流程签核的人为手动修改，达到了「强制执行」的目的。

※    例如：授信政策有三种：一是接单时查核、二是出货时查核、三是不查核，企业如何选择？除了债信之外，还有哪些因素应该一并考虑？将种种相关考虑诉诸于文字，请客户确定，这就是政策制定的过程。

※    又例如：领料政策有三种是要「领」或「发」或「自动倒扣」，这也是一种政策制定。

B、   协议制定流程：

※    例如：签核流程自动化

C、   标准作业制定流程

4.          效益管理报送体系自动化：

例如：现场单位、财务单位、业务单位每周、每月、每季、每年各要报送哪些资料？比较预算目标与实绩的差异，差异部分说明原因，未来该如何变更控制？报送的数据直接从ERP筛选、统计，不准手动作业，层层上报到决策单位；而总经理每三个月需报送一次到董事会，以进行相关决策事项。

5.          人员能力培训与考核体系自动化

针对各级人员，规范出哪些是共同管理项目、哪些是专业特殊项目，每一年人员应参加又实际参加多少训练课程，订定出体系，并以窗体流程来控制培训计划的预算\费用、了解计划的实施。

6.          供应链管理自动化

无论是客户或公司内部都需要知道完整的订单管理（Order Management）包括核发、传送，状况（已进料、无验收、已验收、请款、开票等），把这样的作业以MAB来协助建置，变成是管理自动化的应用（MA Application）。例如：发PO，请客户在WEB上进入PO系统，确认并回答；当要出货时，事先通知相关部门备仓、品管；结算的应付帐款通知，包括已请款以及未请款；委外厂商与客户的通知都可以自动化，而将来扩大了更可以做到CPFR（协同规划管理机制）。

7.          远程办公室（Remote Office）的管理自动化

例如：例外管理、紧急采购、远程办公室监控的需求等等。

8.          车辆调度的管理自动化

9.          会议室管理自动化

简言之，ERP是操作层的执行系统，MAS（Management Automation System）是管理层的管理系统，这两大体系以窗体管理（Form Management）为划分点。客户上了ERP之后，整个管理面都靠窗体，因此窗体满天飞，若能将所有的窗体纳进一个系统中来做管理，自动派送，达到坚持执行的目的，企业将节省大量的人力与沟通成本，减少许多非附加价值的浪费，对于企业的整体效益有莫大的帮助。

    益模究竟要如何做出管理自动化体系（MAS）呢？利用工具（MA Builder）与Know-How（MKS）。简单举例：机械业有哪些管理知识？BOM应该怎么架？（BOM不应超过五阶，如果料领很多的就到制程领料去处理，如果有委外，在制程领料也可以转委外，阶层过多，会影响到重规划）。我们非但要发展出MA Builder，也要将相关的产业、管理的Know-How、公司的管理知识库、组织流程资产等等，全数装载于MA工具中加以应用，这就是益模的管理自动化的体系。

总结，益模要提供的产品是ERP与管理自动化建构器（MA Builder，单纯工具没有内容），甚至包含管理自动化体系（包含MA Builder与知识体系（MKS））。益模所要提供的服务是「执行力优化」（ERP的导入服务）与「管理自动化的应用」（MAA，如前述所提采购单自动化、组织体系、职能管理自动化、管理模式体系自动化等等）。客户不管用哪一家的ERP，都需要管理效益，都需要窗体报送体系，因此都可以利用MA Builder，展开管理自动化的应用，透过Word或Excel的窗体挖洞，将ERP的数据直接捞出，避免手动作业，以保证数据的及时、正确性与可靠度，但若企业想做到全系统整合自动化的派送，则MA Builder一定要与EMOS ERP搭配。

管理优化是一个持续不断精进的过程，采用MAS，将可加速企业决策化的能力，提高效能，不须受限于任何版本的ERP，可大幅降低企业营运成本，改善企业整体效益。从OA到MA，MAS绝对是企业面对未来内外快速环境变化，不可或缺的营运利器。

EMO is the MA Expert

                                         EMOS＝ERP + MAB

                                         EMO Service＝EXE + MAS（MAB+MAA）