R12应付款模块的费用报表(Expense Report)处理流程 .

纵横四海

目标
1．能设置应付款选项（Payable Options）的费用报表选项、应付款系统选项（Payables System Setup）的供应商相关选项
2．会创建费用报表
3．会使用Expense Report Export程序，生成费用报表的发票
4．为应付款菜单添加Export Results function, OIE_EXPORT_RESULTS_FN，用来查看导出结果
5．费用报表核销预付款（或者用生成的费用报表的发票核销预付款也可以）

费用报表概念
费用报表（Expense Report），是用于报销的！Oracle EBS有非常强大、灵活的功能去处理日常报销活动。不但可以在应付款模块处理报销活动，还可以使用Internet Expense，通过网络，实现任何时间、任何地点报销费用。可以将费用报表核销预付款，从而减少应付费用（如：员工出差前，公司先预支部分金额给员工。 员工出差回公司后，公司根据实际报销金额，利用AP的功能，将费用报表核销预付款。计算后，向员工支付或收回费用）

费用报表处理流程


在应付款模块创建费用报表
前提条件：

1. Enter employees and their locations, expense addresses, Supervisors, and default expense accounts.

2. Enter Human Resources Financials options and Expense Report Payables options.

3. Define expense report templates.

官方文档上的内容，看原版比翻译更清晰。

例子：


关于将员工创建为供应商
由于发票内容中有一项是供应商（Supplier），而且是必填的。但费用报表的来源者是员工，所以在生成费用报表的发票时，有必要将员工创建为供应商。
系统可以在运行Expense Report Export 程序时，自动创建Employee为供应商。但必须作以下的设置（这个步骤比较重要）：

1． 应付款选项（Payable Options）中的费用报表（Expense Report）设置区域中的“自动将员工创建为供应商”选中。

2． 财务选项（Financials Options）中的人力资源（Human Resource）设置区域中的“员工编号”为“自动编号”。

3． 应付款系统选项（Payables System Setup）中的供应商编号（Supplier Number）中的Entry设置为自动（Automatic），否则不能自动创建员工为供应商。

运行Expense Report Export 程序
运行Expense Report Export程序可以使在应付款模块输入的和在Internet Expense输入的费用报表生成类型为费用报表（Invoice Type : Expense Report）的发票。费用报表的发票是根据以下属性创建：

1. 类型为费用报表

2. 发票的编号为费用报表的编号

3. 发票的行（Lines）和分配（Distributions）是从费用报表的行内容获取

4. 发票的供应商信息（包括Trading Partner, Supplier Site, Supplier Number等）来自申请费用报表的员工（Employee）的信息

5. 发票的日期、币种、金额、GL日期直接就来自费用报表对应的项。

6. 发票的付款条件（Payment Term）在应付款选项（Payable Options）中的费用报表（Expense Report）设置区域中定义

7. 发票的付款方法（Payment Method）是从供应商地址（Supplier Site）中的定义获得，但员工不是供应商，所以可以在Payment Administrator页面中定义系统默认的付款方法。

由此可以延伸：当运行程序创建发票不成功时候，可以查看这些属性值是否已经准备齐全？是否已经完整？是否有错误。就可查找出创建不成功的原因。

运行例子：


费用报表的发票
成功运行完Expense Report Export程序后，就可以到发票窗口查看这张由费用报表生成的发票信息。这时，如果有预付，则可以用预付款核销这张发票，从而减少发票的应付款金额。最后可以对这张发票作付款，创建会计分录等操作。

最后
Oracle EBS的灵活程度让我感到敬畏：不同模块处理的不同经济业务对象，有着不同的业务流程，EBS可以将这些N多的不同有机地连接起来，就像一张网格图，路线 怎样走，可以由你来决定！她还提供了最优化的业务处理方案，这些方案全面覆盖着业务的各个方面，从业务的开始到结束，为企业的经济业务信息汇总、处理、分 析提供了最全面的跟踪。

zuibunan

顾问把费用规到GL做了，太落后了的建议方法！这个刚好可以用起来！

000fuli

圖片太大的緣故,顯示不出來啊。

沈小七

顯示不出來啊

wumask

有一点我不明白，我公司的费用报表是财务做的，根据员工的已签核的费用报销单录入费用报表，然后运行请求，然后再到应付发票界面去处理，我觉得这样很麻烦。其实在发票录入界面，可以直接录费用报表类型的发票，那为什么还要用这个费用报表呢？如果说是和外部系统结合，那外部系统可以把数据压入到AP发票的接口表，然后通过请求产生发票数据啊。这个费用报表是否还有什么深层的存在意义呢？望指教。

纵横四海

wumask 发表于 2012/3/6 23:24
有一点我不明白，我公司的费用报表是财务做的，根据员工的已签核的费用报销单录入费用报表，然后运行请求， ...

标准的业务流程是：
员工录入费用报销单－》管理层审批（业务部门审批）－》导入ＡＰ－》财务审核；

zangchangyu

图片是不是太大了？怎么看不到呢？{:soso_e132:}

wumask

纵横四海 发表于 2012/3/7 06:47
标准的业务流程是：
员工录入费用报销单－》管理层审批（业务部门审批）－》导入ＡＰ－》财务审核；

我的意思是，导入AP时，我可以直接往发票的接口表去导入啊，这样也能产生发票，费用报表这个就忽略了

最后谢霆锋

前一段时间研究了这个，参考了楼主的几篇文章，很有收获。

linux118

等你家员工借的预付款经常超过了报销的费用，退款的时候你就可以痛不欲生了，嘿嘿嘿。

judygsf

疑问，这块属于报销么？报销可以独立于总账来做么？就是只装报销，不部署总账

job.haibo

员工借款我们是走线外，好像有很多麻烦

ofmfu

问一下
这里面提交的报销单的撤回记录信息存放在哪一个表中?

审批记录在ame_approvals_history里面,但是撤回的记录 在什么表里面?

安绮琳

我感觉如上的流程是11i的，不是R12的。

1、项目里创建费用报表，然后到AP，这个流程在R12里是没的，在11i里是有的。
R12不允许手工录入费用报表类型的事务处理，但是可以通过第三方系统导入已记账的费用报表事务处理，不会在Projects模块里创建成本事件及在SLA里创建会计分录，意味着这种事务处理不会导入至AP的。
下面是UG摘要：
Creating a Pre-Approved Expenditure Batch
Sort paper expenditure reports into batches containing the same Expenditure Ending date and Expenditure Type Class (Straight Time, Overtime, Usages, Supplier Invoices,Miscellaneous Transactions, or Burden Transactions).Expense Reports Imported into Oracle Projects        ------------  可以对比11i的UG，没有Expense Report了。

Expense Reports Imported into Oracle Projects
You can use Transaction Import to import project-related expense reports into Oracle Projects from third-party systems. Expense reports that you import into Oracle Projects must be fully accounted. Oracle Projects does not generate accounting events to create accounting in Oracle Subledger Accounting for these imported costs.

zangchangyu

先收藏了！

Saiya_Kwok

是我以前学习时写的文章

laiqifei

有没有很系统的菜鸟资料学习

fayina

纵横四海 发表于 2012/3/7 06:47
标准的业务流程是：
员工录入费用报销单－》管理层审批（业务部门审批）－》导入ＡＰ－》财务审核；

关于费用报销，我有一点疑问。
1.我自己创建了一张费用报销，不知该不该审批，如要审批，如何设置审批层级？
2.如果不要审批，为何我运行Expense Report Export却数据却没被倒进AP invoice里面？
3.费用报销貌似和Oracle Internet Expense Report 一样都是往ap_expense_report_headers_all，ap_expense_report_lines_all里面存数据，走审批，那他们之间又有什么区别呢？

fayina

fayina 发表于 2012/7/18 14:45
关于费用报销，我有一点疑问。
1.我自己创建了一张费用报销，不知该不该审批，如要审批，如何设置审批层 ...

我刚才自己建的那张费用报销导进invoice了，原来是因为我默认的付款方式和付款方法没设，所以导不进去，费用报销不需要审批。

wjun527126

好久没看论坛的资料了，这篇稿子写的很全面，基本上把IE功能都写出来了，我也是最近才学习这块，和四海兄交流一下，有不对的地方还请指正，
    目前一般企业的费用处理，基本上都可以通过自助报销这个模块去完成，由于是WEB形式，用户只要在能上网的地方就能进行处理，十分便利，再者就是自助报销模块基本上完全能达到无纸办公，当然报销单还是需要打印的，拿着审批完成的报销单给出纳，就可以等着拿钱了；员工供应商可以在创建员工的时候自动生成员工供应商（因为最后要生成发票），但是也有一个问题，员工重名的现象很普遍，所以一般这个地方需要做一些小开发，就是将员工的姓名和员工号做一个组合来生成员工供应商名称，以免重名出现；目前有一些单位使用这个模块已经不是单纯的只处理员工的费用报销了，还有外部供应商的业务也在这处理了，当然也是需要开发的，使用起来效果也是相当的不错的了；
       费用的处理，有直接在GL处理的，有在AP处理的，还有在自助报销模块处理的，这三种处理方式我正好都接触过，说实话，使用起来还是很方便的，不过在实施的时候一定要将流程设计好，还要做大量的测试，这块不但开发多，R12的BUG也多，再有就是一定要把企业的预算考虑到流程中。