连锁超市企业的月结对帐

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一、前言
结转对帐是指企业根据各自的财务制度将固定周期时间段内企业发生的所有业务数据按照不同的系统结转区间(期号)进行划分，再根据结转区间对应时间段内的业务数据和财务数据进行统一管理和核算。通常情况下这个固定周期都为一个月，即每个月都会进行一次结转对帐工作故称为“月结对帐”。
利用月结操作将月结周期内企业发生的业务数据进行集中并通过财务对帐来对该期间内的业务数据进行统一的核查，最终以提交财务报表和对帐报告的方式将月结对帐的结果汇报出来。月结对帐报告的内容可以因企业需要不同而不同，可以提供有关销售、业务进销存、供应商账款等有关业务经营和财务方面的数据。所以月结对帐是企业及时了解财务状况、保证企业财务安全，全面了解和掌握企业经营情况的一个重要手段，特别是对于“业务分散部署，经营集中控制，财务统一管理”经营模式下的连锁零售企业来说更是如此。
本文主要针对当前分散部署的连锁超市企业的月结对帐的实现方式、对帐的内容、月结对帐的功能等进行简要说明，并对海鼎HDPOS系统为用户提供实现月结对帐的功能支持、以及为提高月结对帐工作效率而设计的月结工具包进行介绍，同时也与大家分享有关于连锁超市企业月结对帐工作的经验。希望对大家有所借鉴。
二、连锁超市的月结对帐
当前标准的连锁超市企业基本是都是采用分散部署即“总部+门店”的管理和经营模式，该模式下大部分的销售业务都发生在门店，总部和门店有着大量的配送业务，而企业整体的经营策略控制和财务管理都由总部负责。不同经营模式决定着不同的月结对帐模式。
（一）月结对帐的前提
为了保证总部能够及时了解并掌控各门店的经营情况，实现财务的统一管理、保证供应商的统一结算，就必须保证门店的进销存业务数据都要集中到总部来，要对门店的进退货、销售、供应商账款等数据进行统一的管理。而由于门店本身也是一个独立的实体所以门店也要进行月度结转将数据按照月度区间进行区分管理和核算，所以要保证同一个月度结转区间内总部和门店数据的同步性和准确性就必须保证门店和总部月度区间是一致的。所以对于分散部署的连锁零售企业的月度结转操作有以下几个前提：
1.总部和门店的月度结转周期必须是一致的，即总部和门店要在同时间段内进行月度结转的操作；
2.财务对帐工作在总部进行；
3.门店的业务数据都要发送到总部。
（二）月结对帐的主要功能
通过月结对帐提供的各项报告可以较为全面地了解门店和总部各项业务的经营状况，包括企业的盈利状况、商品的进销存情况、供应商账款的结算等。月结对帐的主要功能如下：
1.通过月结对帐相关报表数据及时全面地了解企业的整体经营情况，为经营决策提供重要依据；
2.通过财务对帐结果可以及时了解企业的财务状况，保证企业的财务安全；
3.通过月结对帐操作可以保证各项业务和财务数据的准确性；
4.通过月结对帐发现异常或违规的业务，为业务流程的优化提供依据；
5.通过月结数据核查发现在总部和门店不统一的基本资料数据，保证基本资料数据的统一性。
（三）月结对帐的流程和具体内容
经验看来，当前分散部署模式下连锁超市企业的月结对帐工作的流程和内容，主要可以分为：月结准备，系统月结操作，月结数据核对，错误数据调整，财务做帐，提交月结报告六个步骤。
1、月结准备：月结前的准备工作，一般发生在月结的前一天到月结前。要求相应的进退货等业务在月结完成，同时将系统中未审核单据审核，将未接收的进退货单据接收；必须保证月结前在本期发生的业务都必须完成，同时还要保证信息系统数据和实际业务的同步。一般由信息部协调完成；
2、系统月结：月结的实现，在系统进行月度结转的操作，由信息部完成；
3、数据核对：就是财务对帐的实施过程，发生在月结后2-3天内。根据各自企业的要求在月结完成后由财务人员使用相应的报表工具对各项业务数据按照对帐标准进行核对。由财务部和信息部完成；
4、数据调整：对核对出来的错误或其他特殊的业务数据进行调整（一般分为系统数据调整和财务帐调整两种），由财务部和信息部完成；
5、财务做帐：财务做帐的过程，发生在数据核对和数据调整完成之后。财务做帐一般分为两个部分：1）制作财务报表；2）制作财务凭证。由财务部完成。
6、对帐报告：发生在月结对帐工作完成后。对本期的月结对帐工作进行总结，对出现错误数据的原因进行说明，对发现的业务流程或经营管理上的问题进行说明并提出改进意见。由信息部完成。
三、海鼎系统的月结对帐实现
海鼎HDPOS系统作为一套专业的连锁管理系统，为用户提供了全面的月结对帐功能。海鼎项目实施人员会按照用户的实际业务需要提供一整套关于实现系统月结和财务对帐工作的流程和具体对帐实现方案，并配备一套完整的实现用户月结对帐工作的系统工具。
（一）月结对帐方案
根据用户实际需要为用户定制一套完整的月结对帐实现方案，主要包括两个部分：
1、制定系统月结和财务对帐工作具体的流程，确定月结对帐的时间和具体的操作步骤；确定各个职能部门在月结对帐工作中扮演的角色和承担的工作；
2、确定月结对帐中财务对帐的范围，确定需要核查的业务数据，并明确数据核对的方法，即确定财务对帐到底要核对那些数据，怎么核对的问题。
（二）月度结转功能
海鼎HDPOS系统提供了月度结转的功能，利用月结功能用户可以快捷地实现系统数据的月结操作。月结会将系统当前期的数据按照期号进行结转同时生成一个新期号即系统开始一个新的月度结转周期。
（三）对帐报表工具
按照制定的月结对帐方案系统会提供对应的月结核查工具，财务人员通过提供的系统工具来完成财务对帐工作。由于财务对帐的方式都是通过查看和比对报表数据的方式来实现的，并且月结对帐的数据都来源系统数据，所以系统提供的对帐工具基本上都是根据用户月结对帐模式而定制的系统报表。财务人员利用提供的对帐报表便可实现财务对帐的工作。
（四）财务接口工具
为了支持财务人员在完成月结对帐后的财务做帐工作，系统还提供了功能强大的财务接口工具。利用系统提供的财务接口工具可以将系统中的各项业务数据根据需要加工后按照要求的格式导入到财务系统中，再由财务人员制作财务凭证。
（五）异常处理FAQ
建立一套针对月结对帐过程中出现过的常见问题处理方法的FAQ文档，例如：当月结对帐发现总部和门店日报数据不平时应如何查找原因和如何处理等。通过建设FAQ的方式将月结对帐工作的经验知识进行传递和积累，帮助用户逐步提高处理月结对帐工作的能力。
（六）应用案例
海鼎某连锁超市客户，在系统上线后项目组就根据各个部门对系统月结对帐的需求制定了一套完整的月结对帐方案，并提供了实现月结对帐工作的一系列工具。经过一段时间的运行得到各个部门的认可，流程很快固定下来，每月的对帐工可以在2-3天内顺利完成。具体实现如下：
1、工作流程
月结对帐操作由财务部和信息部主导，信息部负责完成月结之前准备工作和月度结转操作。月结后由财务部负责进对帐和做帐工作，信息部给予协助。对帐结束后由信息部提交对帐报告给相关部门。
2、对帐方案
核对经销商品总部和门店之间的配货、调拨和进货业务数据。数据满足：总部配出 = 门店配进总数；门店总调拨出 = 门店总调拨进；本期总进货额 = 总部自营进货额+门店直配进货额
核对经销商品库存。数据满足：本期期初 = 上期期末；本期库存调整 = 本期实际库存调整
核对代联销商品账款。数据满足：本期代联销商品账款=本期代联销商品销售成本
核对供应商账款。生成供应商账款期初值报表并且满足：本期账款期初 = 上期账款结余
生成供应商抽单结算依据(该客户是采用按照销售抽单的结算方式)
3． 对帐工具
信息部门为财务特别设计的报表工具：
财务税率进销存，用于核查经销商品的库存和进销存
门店销售收入日报，用于核对代联销商品和经销商品的销售成本
供应商付款对账单、供应商返利对帐，用于核对供应商的结余账款和返利账款
4． 财务接口
系统提供财务凭证导入接口工具，用于将系统中的进退货数据、销售数据、供应商账款数据导入到财务系统中制作财务凭证。同时配合系统报表对本期的财务数据的准确性和一致性进行核对，导入财务凭证的主要数据有：本期经销商品的进货数和本期代联商品的账款。
5． 建设FAQ
总结对于常见问??题的效率；举例，如果出现总部和单据不一致时我们应采取的处理方法：
如果门店直配单总部没有接收到，则把门店的直配单重新发送到总部
如果总部直配单门店没有接收到，则要把总部的直配单冲单并发送到门店，记录下单据信息
如果总部配货单门店没有接收到，则把单据重新发送到门店，记录下单号、配往门店和金额
如果门店配货单总部没有接收到，则把单据重新发送到总部，记录下单号、来源门店和金额
四、利用工具进一步提高月结效率
如何进一步优化当前的月结对帐流程？ 答案是：系统工具。
（一）分析
要保证月结对帐准确性的一个重要的前提条件是，保证门店的业务数据都要发送到总部。而由于我们的对帐流程是先执行月结操作再进行财务对帐，也就是说在月结之前是无法保证门店和总部数据是同步和准确的，这就决定了所有的数据问题都必须要在财务数据核对过程中才能发现，致使财务对帐工作会耗费大量的时间。另外由于数据问题都是在月结之后发现的，所以很多数据问题都只能通过报表数据调整或是财务账目调整的方式来解决，这样每期的月结都会产生报表数据的调整以及财务调整。不足归为以下两点：
1、财务数据核对工作耗费大量时间和人力，月结对帐工作的效率很低；
2、基础数据的不准确导致对帐后产生财务和业务报表数据的调整，影响企业财务报账目的质量。
（二）解决方案
该解决方案的核心是：优化月结对帐的流程，并设计专门的系统工具来提高月结对帐工作的效率和质量。
1．解决方案
关键在于，必须将当前由人来做的事情最大限度地由系统来做。
首先，我们优化了当前月结对帐的流程，在执行月结动作之前加入了“数据同步”的过程，利用系统提供的工具在月结之前对门店和总部的数据进行同步性检查，保证月结是在门店和总部的数据同步的前提下进行的；其次，将业务和财务数据核对的工作利用定制的系统工具来实现。从而提高财务对帐的工作效率，也大大缩短了从数据核对到数据调整的对帐工作周期。优化后的月结对帐工作流程变为：
其中：数据同步和数据核查过程都由系统自动完成；每月信息人员根据系统数据核查的结果进行数据调整，然后让财务人员开始月结数据的核对过程。
2．工具介绍
工具在新的月结对帐工作流程中扮演着重要的角色。月结工具主要分为两大部分，1）信息工具包用于完成数据同步检查和数据核对，由系统自动完成；2）一套报表工具和操作指南，操作人员利用报表了解月结对帐工作的进展并根据内容提示逐步完成月结对帐的工作，使得对帐工作更简单、更易操作。
1）月结工具包
月结工具包是用来实现系统数据同步和数据核查的多个工具的集合。针对不同用户提供的月结工具包内容不同。当前月结对帐模式下，月结工具包主要包括：
总部和门店数据同步核对工具。对总部和门店之间需要交换的进退货单据等数据进行同步性和合法性核对，发生在月结操作之前；
单据同步性核对工具。核对总部和门店信息不同步的单据，发生在月结之后对帐之前；
总部和门店日报数据核对以及日报重取工具。核对总部和门店不一致的日报数据并根据日报类型自动重取日报，发生在月结之后对帐之前；
数据核对工具。用于对本期业务数据进行准确性和完整性的核对，发生在对帐之前；
定制报表数据生成工具：如供应商抽单结算数据报表，发生在财务对帐完成后。
2）报表工具
报表工具是月结对帐的操作指南，例如：用报表查出月结后总部和门店不一致的单据再按照对应的方式来处理这些单据。当前月结模式下提供的报表工具主要有：
月结任务执行日志查询：用于查看月结工具包执行的情况是否有执行失败的任务；
不同步的单据信息查询：用于查看月结后总部和门店数据不一致的单据；
日报记录不平查询：用于查看月结后总部和门店数据不一致的日报；
单据与日报数据不平查询：检查本期是否存在单据和报表不平的数据；
代联销商品的账款查询：检查代联商品的成本是否准确；
进销存不平的商品查询：检查本期进销存数据不平的商品。
（三）应用案例
上文中客户在前期的月结对帐工作中也遇到了上述问题带来的烦恼，每次月结对帐都会耗费两个部门大量的时间，基本上每个月从开始月结到对帐完成需要3天的时间；而且需要技术专人来协助信息部处理月结对帐工作，也会由于数据问题需要进行财务上的调整而导致财务部和信息部在系统数据、业务流程等方面发生分歧和争执。
应用了本优化方案，仅两个月试运行就已体现出效果并推广。效果如下：
1．效率：使用了月结工具包后大大提高了月结对帐的效率，目前正常情况下在月结后的第二天便可完成月结对帐的所有工作；
2．质量：在新的月结对帐流程下再借助系统工具在月结之前对门店和总部的数据进行核对保证了月结报表数据的准确性，现在需要进行财务数据调整的次数较之前大大减少；
3．人力：以前每个月的月结对帐是由信息部系统管理员+项目人员+财务人员共同完成的，现在主要由信息部人员+财务人员便可以完成，项目人员给予部分协助即可，整体人力投入大为减少。



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