HDINTRA在集团企业管理中的应用故事

xiaoerp

本文以故事形式，讲述了新员工小君初进公司，借助HDIntra办理各项人事手续、了解公司运营和管理各方面情况、开展业务学习和工作、尽快进入工作角色的过程。
故事前言
F集团为百货行业，市内有多家百货、购物中心和商厦；在郊区有一物流中心，同时也作为短期集中式的培训场所。
人物1：主人公小君，新员工，应聘岗位为营运部的助理。
人物2：人事助理小岚，负责新员工入职接待、培训安排事宜。
人物3：大D，A百货店营运部经理，小君今后的顶头上司。
小君是今年的大学毕业新生，专业工商企业管理。经过努力得到了F集团A百货店提供的Offer，岗位是A店的营运部助理。
场景一：入职第一天
F集团对于所有参与经营管理的新员工，都要求在培训中心报到，并参与为期1个月的专业培训。接待这批新人的是企业人事助理小岚。小岚向这批新人介绍了企业的概况，并带他们参观了物流中心，也向他们交代了培训课程的安排，然后一起吃午饭。
小岚：大家知道你们今天的这个入职，我们有多少部门在一起协同工作么？
小君：不太清楚了，不只是人事部么？
小岚：多了，我给你介绍一下：你在我们外网填写的应聘资料，还记得么？这就是入职流程的第一步：是你发起的。你填写完毕后，资料自动录入Intra……
小君很疑惑：Intra是什么东西？
小岚：Intra是我们每天都要用到的企业内部网，它是一个综合了企业各种信息，也是一个能够让大家更好协同工作的一个平台。以后你会经常用到它的。
小岚接着说到：资料录入Intra后，内部有指定的人员进行收集应聘者填写的资料，根据你填写的资料，初步确定你是否适合在我们企业发展，如果确认了，接下来流程会通知安排后勤人员对面试工作需要的班车、临时胸卡等事宜的辅助处理。
这部分同事处理完毕，在Intra上确认了自己的工作，Intra就会通知下个步骤的人，例如指定面试你的考官，出考题等。
你面试完毕后，面试你的考官会将你的情况，以及对你的评价通过Intra反馈给人事部。人事部决定录用你以后，你的一些相关信息以及就职时间就正式通知给了：后勤部、培训部、设备管理部门、以及营运部部门经理。大家分头为你入职做好必要的准备。
接下来呢，作为我们企业的员工，你每天都会接触到Intra。当你第一次进入Intra首页面，你会看到一条提醒，提醒你完善你的个人员工资料。
个人员工资料包括你的教育经历，工作经历，爱好，身份证，家庭成员等等。
小君哭丧着脸说：恩。这些信息好多啊，写起来挺费时间。
小岚笑着说：你知道么？在没有Intra入职流程之前，我们都是专人负责把每个员工的信息从纸上一个字一个字录入的呢。不仅费时间，还容易出错。现在，这个入职流程可算把我们解放出来了！
对了，等你填写自己的资料时，尽量认真，否则我发现你填写不对的地方，会让流程退回到你这里，要重新修改的哦！
场景二：培训期间
工作与学校生活大不相同，小君却很适应并乐于其中，因为公司提供的学习环境给他打开了一个全新的世界：介绍企业制度的学习、培训课程提醒、通过工作日志填写培训心得、知识库应用、论坛与在线讨论中与培训老师和同批新员工的沟通等。
企业制度的学习中，小君并没有得到以前想象中的纸质的手册。企业所有的有关制度都在Intra上发布，而部门自行制定的地方性法规也是在Intra上公布。制度一旦发生变更都会及时在Intra发出公告通知。一旦需要查询制度相关内容，在电脑上的文档搜索也比拿着本手册找起来容易的多。
培训课程也是如此，没有一张张的课程表，在Intra上公布所有课程信息，同时在最醒目的位置都会提醒课程预告，课程的时间、地点、教师发生变化，提醒也会及时看到。
小君也同样很赞赏企业在Intra上对于每堂课都提供了课后投票，让新员工对于授课教师的讲解进行评价。有些授课教师不是培训部的人员，而是企业实际业务岗位的工作人员，新员工的评价可以让培训部充分了解各讲师的讲解能力，并且有针对性地进行讲师质量的提高。但是小君同样也很紧张，因为讲师反过来也要对学生的课堂表现进行Intra投票，这可影响着小君的未来啊。
场景三：初见上司
小君顺利通过了一个月培训期，终于可以到市内的A店进行工作了。在进入A店的第一天，迎接他的是顶头上司——营运部经理：大D。
大D戴着副眼镜，自我介绍完毕后，说：
小君，你这个月的培训信息我都通过在Intra看过了，也了解了所有讲师以及其他部门相关人员对你的评价。你的每日工作日志、培训总结、培训期间的讨论沟通我也都有所了解了。试用期是两个月，通过这两个月的实际工作，我们互相考查是否适合。
接下来第一件事情，就是明确你的工作有哪些。你先到Intra上我们的部门岗位说明中看经理助理的工作职责和细则，看完后找我，我们安排具体任务。
小君听得一愣一愣的，但事后想想感觉不错：还没见到我，就对我的情况了解的这么清楚，并且告诉我咱俩在工作中有职务高低，但却是平等的。最后又让我知道怎么了解工作内容细则，让我有方向和目标。
场景四：试用期的工作
虽说营运部的工作挺杂的，不过整体还是很有条理的，小君将主要工作内容如下：
1、通过Intra收集每日的员工状态信息，了解员工的考勤、请假、出差、外出等情况，整理后汇报给大D。
2、通过Intra及时收集员工在论坛上提出的问题、意见，整理筛选出有价值的部分提供给大D，让管理层去处理。
3、在Intra上检查值班人员填写的巡场记录、值班流程、顾客投诉记录。
4、在Intra上进行公文流转、信息发布的管理等，包括将公文在企业内部的各部门间进行传递，将部门或者A店有关信息及时在Intra上发布等。
5、每天关注下级门店的销售情况，以及门店的销售对比，记录数据并试着对数据进行分析，并将结果反馈给大D。
6 每天关注Intra的合同审批流程的进展情况，以及MIS系统的合约管理模块，对比一下两者的数据。
1、员工状态快捷查看
小君接到的任务就是：收集整理每日的员工状态信息，了解员工??D。小君心里犯嘀咕，这么多实时的信息得跑多少个部门问多少人才能弄清楚啊！跑到小岚处去请教。什么？这些实时的记录也能在Intra上找到？在兴奋之余，怪自己在培训的时候没有好好研究这么多这么细致的Intra的功能。
按照小岚的提示，小君很快找到了人力资源模块下的员工状态看板栏，点击开来，映入眼帘的是一个漂亮的信息列表。
列表是根据当前的日期显示着最近九天内员工每天的相关信息，像请假、出差和外出之类的信息员工状态看板都通过不同的颜色进行了标识。请假信息还分别显示了请假的类别，如病假、事假、婚假等，请假时间在一天以内的，系统还能显示出请假的起始时间和结束时间；出差信息不但能够显示出差的时间，并且能够记录下出差的地点与相关客户的名称。小君通过员工状态看板，记录下了几条请假和出差的信息，马上向大D做了详细的汇报。
大D表示满意，又问：对了，你知道今天你汇报给我的这些信息是在何处被记录进咱们的Intra的么？是不是都由我们自己在日常中录入进去的？大D微笑着说：这些数据通常都是通过咱们Intra中的工作流录入进员工状态看板的。像我们平时出差，请假或者外出等等，都需要在Intra上填写申请单，这是我们公司制度规定需要做的工作流程，申请单流程经过上级领导审批通过后，其中的信息会作为该员工当天的状态被记录下来，这样我们在日常工作中可以利用这些记录了解到每个员工当前的状态是如何，极大地提高了工作沟通效率。
2、论坛意见收集和发起讨论
收集好之后，小君把自己认为有价值的部分，提供给大D，大D的反馈：这些意见收集的不错，接下来你负责把这几条放到公共讨论里面，发起一个讨论，选中我们组，先进行内部讨论，看看大家的意见。
小君很疑惑：公共讨论是大家一起讨论么？论坛里面不是也可以么？
大D耐心地解释：公共讨论，可以任意指定讨论范围的，而且大家对某一点集中讨论，针对性会强一些，讨论的效果会更好。
小君针对一个问题发起了公共讨论，发现大家对这个问题都很关注，想法也很多。讨论后，引起了高层的关注。事情很快得到了解决。
3、内部公文发和传阅
对于公司内部部门间的一些公文的流转，小君通过查询其流转的状态与明细，能够轻松地在Intra上予以跟踪和关注，并且及时地将每条公文审批的信息报告给大D。大D很满意小君的报告，并且决定让小君负责部门信息发布的工作。于是，在部门有重大消息需要发布给全公司知晓时，小君按照大D的要求，使用公告模块的新增发布功能对该信息进行发布，让全公司了解到部门的最新情况。
4、关注下级门店每日的实时销售情况
小君点开下级门店信息，就可以看到每个门店实时的销售数据，以及对比数据。
这一点让小君觉得太神奇了！难道有专人每天手工录入这些重要的数据么？
这个疑问在大D处得到了解答，原来，记录下级门店销售数据的服务器每三个小时都会自动将销售数据等信息根据一定的命令，整理后录入到Intra数据库中。既保证了数据的实时性，也减少了人力，还避免了人为录入上的诸多问题。
查看这些重要的数据相对容易，但是小君还要试着针对数据图形报表中的特殊数据写出自己的想法。
从开始的无从下手到后来渐渐地找到了诀窍，因为，走势图能够清晰地反映不同门店同一天销售额的差距，这是为什么？小君从这里入手，顿时豁然开朗。小君觉得通过这种图形报表能够快速地了解一些业务上的问题，发现各个门店的特点。
5、关注Intra合同审批流程和MIS系统合约管理模块，对比两者数据
这项工作比其他的任务难度大多了，因为它不仅涉及Intra的合同审批流程和MIS系统的合约管理模块，而且大D也没有提及两者的关系，只告诉小君注意对比两者的数据。
通过几天的学习和观察，小君很快就了解了两块内容的具体功能。Intra合同预审流程：对于企业与众多供应商之间的新进品牌的新合同或者是续签的老合同，在签订前都存在着一个由企业内部各层级部门协同进行审批的过程，该流程同时记录了各审批环节的细节；MIS的合约管理模块，是对企业内的合约进行统一的管理。没多久，小君就发现Intra的合同与MIS的合约大致字段基本一致，只要Intra的合同审批通过后，MIS的合约模块就会出现刚刚审批过的合同基本信息。
对于小君的用心体悟，大D在满意之余，补充到：除了你说的这些，再补充几点。首先，Intra合同审批流程的主要目的是协同各个部门进行合同的审批，同时网上办公代替了纸张传递，为公司节约了开支；其次，Intra合同审批流程是用来辅助MIS的合约管理模块；最后，你肯定很想知道，为什么我们Intra的数据会到MIS系统去呢？其实很简单，MIS通过数据交换下载了Intra的合同数据，这就完成了合约数据的导入功能。
小君听的很起劲，但毕竟第一次接触数据交换，露出一丝困惑，大D鼓励到：回去你可以借助文档再研究下。通过这个任务，我主要还是想让你知道，我们在用的系统之间的数据都可以相互交换，Intra还可以将其他业务系统的数据统一到该平台进行管理。你的思维也不要只局限在一个系统里，以后要从业务点出发，多结合实际的情况去分析问题。小君连连点头，感觉受益匪浅。
场景五：转正后的回顾
很快，由于小君表现出色，大D帮小君在Intra上提出转正申请流程，流程顺利通过。在流程的最后，需要小君总结自己这三个月的工作情况，小君很感慨地在Intra上写道：有了Intra这个系统，很多事情都方便很多，我作为一个新人，不仅很快了解了各方面情况，在论坛上发出的困惑和疑问都能很快地得到同事们的响应，大大提高了我的工作效率。 大D补充道：你说的确实不错，但是，Intra这个系统，只是作为我们管理工作上的一个辅助工具，如果缺少了管理、制度上的约束，Intra只能是一个虚设、架空的东西。就如你刚才说的论坛问题，公司规定每个人每天至少登录Intra一次，及时处理与自己相关的日常事务，如果没有这项规定，你提出的疑问，也不会很快得到大家的关注。同样，你在Intra上提出疑问，长此得不到解决，你以后遇到问题也不会想到要到Intra上来了，对吧？
小君恍然大悟。心想：我今后要多加运用Intra系统更好地展开我的本职工作！
           



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