海德威实业集团应用SAP Business One案例

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通过应用 Business One解决方案，上海德威实业集团有限公司初步解决了多元化经营企业的统一信息化集成问题，整个集团的财务和业务实现了横向管理。上海德威实业副总经理杨榛表示：“加强前期调研、决策层意见统一、重视和实施方的配合是ERP项目成功的三个关键因素。”

    最近，对于上海德威房地产经纪公司的小刘来说，用“喜笑颜开”来形容他的心情再恰当不过了。作为新加入上海德威实业集团房地产公司不久的新员工，他有一项工作任务就是不定期地到业务部、财务员等多个部门分别调阅租赁信息保存档案以及应收帐款等资料，以满足公司领导了解具体前端业务情况的需求。另外，由于德威公司采取的是总公司领导下的横向管理，当总公司的管理人员也需要了解房地产公司的具体业务运行情况时，小刘就更忙了，他必须制作多份表格才能满足上级的要求，其中，到多个部门分别调阅资料并统计汇总，是最费时间的过程。而现在，自从公司应用了ERP软件系统后，他就从这项繁重的工作中解脱出来了。该系统采用信息集中管理的方式，由前端办理业务人员和财务人员实时输入相关信息存入数据库，而分公司和总部的经理们只要直接在自己的电脑上连线查阅，就可快速获得包括租赁客户情况、应收帐款情况、应收周期、合同周期等在内的各种新鲜数据，从而对经营决策产生直接的帮助。而小刘则被委任以房地产经纪方面的业务工作，发挥了自身优势，收入也增加了。

    成立于1995年的上海德威，是一家集投资经营、房产销售租赁、建材销售、装饰工程、国际贸易、服装设计生产以及生物科技为一体的综合性民营企业，并拥有100多名由中日两国员工组成的企业团队。经过十年的发展，德威已经具有集团公司的雏形，并向集团式多元化的经营方向快速迈进。德威现在拥有包括集团总部德威实业有限公司所属的独立核算的服装、贸易、自动化事业部，以及独立的德威房地产经纪有限公司、德威建材有限公司等7家分公司分别经营着不同的业务。在企业内部，德威实行以总部为中心的财务、业务横向管理，分公司经理、财务、行政人员均由总部派出，对各自的业务负责。整个德威需要一套功能强大、快速敏捷、性价比高的ERP解决方案，以全面满足业务和财务相结合、规范企业管理、总部及时掌控各种资源及资金情况的需求。

    选型目标明确
    谈到选型ERP解决方案，上海德威负责行政和人事的副总经理杨榛最有发言权，同时他也是该公司ERP项目的总负责人。“纵观整个国内软件行业，有的软件是在财务管理领域比较强，有的则是在内部信息管理系统上比较强，但大多数只是在某一单一环节具有优势，能把整个业务流程整合起来的软件并不多”，杨评价到。像国内很多企业一样，上海德威之前也曾经进行过一些信息化建设，像使用国内某著名企业的财务软件系统，并通过定制开发的方式在德威建材、房地产等子公司或事业部进行了应用。但它们无一例外地只是解决了德威业务领域中某一个环节的问题，而整个流程得不到整合，也不能实现总部对分公司资金及资源的及时掌控。在这种情况下，通过应用业务和财务一体化的解决方案来解决企业整体的问题，就成为上海德威实施ERP的目标，同时也是解决方案选型的最重要标准。

    在经过对国内、国外多款管理软件的考察后，上海德威实业有限公司董事会经过讨论最终选定了公司的 Business One解决方案，并签约由上海达策信息技术有限公司为其做实施。“上一个系统后不要只在某一个环节解决问题，要帮助我们企业在整体上或是在绝大部分环节解决问题，在详细了解SAP的Business One产品后，我们最终决定采用它来辅助我们企业的内部管理。”据了解，该公司以前也曾和SAP有过长期的接触和沟通，杨榛本人甚至专门研究过SAP公司的历史，这也成为上海德威青睐SAP的原因之一。

    在谈到ERP选型实施的经验与教训时，杨榛认为，加强前期调研、决策层意见统一、重视和实施方的配合是项目成功的三个关键因素。他表示，企业上ERP之前的前期调研非常重要，这包括对目标软件的了解和对企业自身的分析，二者的结合能够帮助企业选择合适的产品；而在决策层，不仅意见要统一，对企业实施ERP的目标有着清醒的认识，还必须对企业内部员工的能力要有充分的了解；而和实施方的良好配合就更不言而喻了，一个优秀的实施方已解决了一半的问题。在这方面，上海达策提供的服务令人满意，其派出的两名咨询顾问，由于分别具有技术和企业运营的背景和专长，对上海德威的项目调研、分析和实施，起到了很大的作用。

    密切配合保证快速实施
    2004年12月24日，伴随着迎接新年的钟声，上海德威的ERP实施拉开了序幕，横跨了鸡年春节，仅用了70多天，就宣布顺利竣工。实施方上海达策提供给德威一个全面整合的业务解决方案，通过使用一套SAP Business One，在其内建8个帐套的方式，来实现德威集团总部及7家子公司或事业部的业务流程统一管理。同时，通过三个办公场所使用VPN相连的方式，来构建起一张属于德威自已的“网”。

    在实施过程中，德威也遇到一些困难，如实施周期要求短却又是年底业务最繁忙的时候，公司覆盖行业多、业务逻辑复杂等等。针对这些情况，德威、达策双方人员共同组成项目小组全程参与项目实施，德威董事长甚至亲自参加了包括需求调研、原型测试、数据准备、权限讨论、最终用户培训等在内的所有重要环节。财务总监及总部财务部工作人员，配合达策人员，连续半月加班至夜里12点以后，所有分支机构管理层均完整参加了自己分支机构的关键实施过程。正是有了双方从上到下所有员工的共同努力，才使得德威SBO项目得以快速实施、成功上线。

    杨榛指出，针对公司内部人员的培训也是一个很重要的因素。德威的培训分为两个阶段，分别在上线前和上线后，面向操作层和管理层。针对管理层的培训利用两个双休日进行，根据不同的业务分别由总部的总经理、主管业务的副总和财务经理，再加上相关子公司的经理参加，让他们了解如何使用SBO系统来辅助经营管理。此外，德威还安排了系统管理员的角色，定期了解各部门使用系统的情况并汇总和汇报，以保证系统的顺利运行。

    逐步提升应用效果
    经过其后一段时间的运行，上海德威SAP Business One系统已经初步实现了其预期目标：如完成了整个集团的财务整合，各独立法人及独立核算分支机构可以实时生成财务报表，总部可根据需要进行组合，实时获得集团报表；实现了对德威自动化公司68万种代理产品的资料管理及销售分析，并与上游供应商系统进行了对接，可同时管理供应商库存；实现了对德威房产整个销售过程的客户关系管理，对房屋中介行业特殊的“死合同、活合同、半死半活合同”的全面有效管理；实现了对德威建材的零售、批发及工程三种不同客户类型及流程的管理，等等。对于德威房地产公司来说，由于SBO产品具有多语言版本的功能，其10%的日籍员工也可以直接使用全日语的界面。在谈到实施效果时，杨榛说，他更看重的还是使用ERP软件后所带来的管理人员理念和工作方式的转变，大家的团队合作精神与协同工作意识有所提高，从而带动了企业整体员工素质的提升。

    “企业实施ERP的效果不是一蹴而就的，我们坚信ERP系统能够帮助我们规范企业管理，在未来几年内看到信息化的明显效果。”