天思ERP连锁及分销应用方案

beijingtiansi

中国改革开放二十年，国内市场已由短缺经济时代进入了过剩经济时代，竞争的要素也由产品转变为顾客，企业管理的重心也由生产转为市场营销。相对于历史，我国已经实现了物质极大丰富，竞争已经呈现出激烈和残酷的状态。中国已经入关，WTO带来的压力（更强的服务模式和管理能力）比任何以往的预测还要强很多，尤其在流通服务领域，市场竞争又将进入新的态势和层次。     我们必须面对现在和未来的市场竞争，已知的对手并不可怕，需要关注和重视的是潜在的竞争对手。未来的竞争是价值链的竞争，核心能力不仅来自于企业内部，更要看整合整个产业链的能力。换言之企业将在销售通路上竞争。为提高抵御竞争对手的能力，必须加强多级分销网络的建设和管理能力。
    无论对渠道的管理还是对自身的管理都对企业信息化能力提出了强烈的要求，因为IT是管理的保障和辅助手段。因此，我们必须在营销策略上和配套管理手段上创新，做到遗忘历史，换路子、换脑筋，否则只能换人、换舞台。
    多级分销型企业应当如何思考信息化的问题呢？首先，我们要弄清楚到底为了什么搞信息化？我们是希望利用IT来提高整体多级营销网络的管理能力和运做效率，创造竞争差异，提升竞争能力！
    那么，我们该如何思考企业信息化的定位呢？企业买的不是一套软硬件集成系统，而是一套自身管理问题的解决方案。
一、多级分销的核心管理问题
    分销企业总部的业务管理主要是资金流对物流过程的控制与核算，管好业务明细，堵住漏洞，控制风险和应收款帐龄。
    对客户信用控制不够严谨有效，放货随意，风险意识不强。应收帐款数额巨大，呆坏帐现象普遍，资金占压严重，拖欠时间长。很多企业的应收帐款超过销售收入的30%。企业与客户之间业务往来存在对不清帐现象。
    企业内部销售、仓储、财务各自有一本业务帐，但彼此之间对不清帐。而且重复工作量大，管理粗放。销售行为中的漏洞很难控制，销售提货、结算比较随意，存在大量手续不完备的混乱现象，还有一些因此而产生的小集体利益，甚至是恶意的蛀虫行为。
    销售形式多样化，既有开订单/合同记应收帐款的常规批发，也有先放货、经销商卖出后再结算的代销，还有总体约定分步实施的协议销售……；给财务结算带来困难。
    库存积压普遍比较严重，尤其是比较悠久的历史库存沉淀较多。
    企业缺乏对客户交易行为的物流与资金流对应的明细管理，导致业务频繁发生后会出现说不清发货、合同执行与回款的关系。双方人员的变化和衔接不当、历史交易单据不全或保管不当也会导致企业与客户对不清帐。
    企业如果没有足够的信用信息是不可能控制信用风险的，尤其是在我国目前缺乏信用消费体系的不规范经营环境下，分销商的存在就是在增加上游厂商的风险。控制信用风险必须解决三个问题：一是对每个客户的制定合理的信用标准，并及时监控信用指标；二是严格执行信用管理制度，并建立规矩；三是动态调整信用指标。更重要的是企业要重视信用风险，它会使企业因为现金流的压力而进入经营的恶性循环。要向国外企业学习，建立界于财务和销售之间的“信用经理”岗位与职责。
    没有准确的帐龄信息，是很难降低应收帐款的。在此基础上企业可以根据应收款的总量控制要求、市场行情、企业周转资金要求、融资成本等因素，来制定灵活的回款及业务结算优惠政策。准确帐龄则要求企业必须对客户回款准确地对应到未结清的每一笔业务上，否则所有政策都会偏离本意，造成适得其反的结果。
    企业内部对不清帐的根源在于企业的管理是按照职能块划分的，而不是按照流程划分的，因此没能建立起财务对物流过程的控制体系。销售业务涉及销售、仓储、财务等部门，但他们各自记录业务情况，各家一本帐，除了记录本职工作信息外，因为业务的关联性也记录了相关部门的工作信息。但因为信息交换的时间差、信息管理细度的差异，导致不同部门之间的帐目不能实时一一对应，只能月底找平总数。这就失去了对业务过程的控制，管理就会混乱无序，可能导致体外循环、内部投机等。科学管理的基础要求企业按照流程来划分和管理业务，即每个业务流程中，伴随物流动作的发生（各种出库、如库等），都必须立即在财务上反映出来。由财务对物流过程进行控制，大家共用一套信息，每个流程都进行了同步的记帐，帐目随时可以对应。内部管理自然就清晰明确了。这是ERP管理思想的本质。
    我国企业在市场竞争日趋激烈的情况下，由于处在不成熟的市场经济环境，缺乏信用消费体系、缺乏工商银行的监管能力、缺乏配套健全的法律法规，再加上人种的智慧和灵活性，导致了销售形式的多样化和不规范。但即便在这种现实情况下，要想管好企业的营销业务，就必须对多种复杂的物流形式，建立物流过程中的财务控制能力。这就要求针对不同的业务形式，建立一套流程规矩，配合严谨的单据手续。比如，代销结算时一定要有销货清单，否则不能准确核定产品是否实现销售。
    历史库存积压问题很多是源于体制问题，各任领导因为不能承担亏损责任而不敢清理和实际贬值库存。但在可行的管理范围内，库存积压问题的根源在于缺乏的准确库龄信息和控制，以及据此建立的库存积压报警机制。比如入库后90天（可针对性设定）没有出清的，即视为积压并报警。
    企业还需要严格有效地控制自己的销售前沿的库存，它是造成库存及周转资金占用加大的一个重要原因，同时它也是造成内部投机的温床。很多企业在销售环节管理失控造成的损失，甚至超过了企业的销售利润。管住库存，健全流程手续，并建立由财务来控制物流的流程是解决问题的关键。
二、解决问题的IT对策
    天思软件认为分销总部管理的关键，是建立一套基于业务流程划分的、由财务控制物流过程的业务运做及监管系统。我们提供的管理系统及配套服务，提供了针对性的解决方案。
    针对物流过程的财务控制是国外先进管理思想的精髓，天思ERP不但吸收了它，而且还解决了中国复杂物流形态下的财务控制难题。通过参数设置，有效地管理了国情特色下的多样性的销售行为。
天思ERP可以提供用户二种信用控制方法和三级控制，容许企业针对不同类型客户设置不同的信用标准。还可以提供外部信用信息。对客户回款容许企业采用三种方式进行逐笔冲消勾兑，保障帐龄准确性。通过批次管理控制库存商品的库龄信息，有效控制积压。通过单件管理和条码技术应用，可以管理每件商品的流向。还有针对性的储运管理和售后服务管理系统。
    天思ERP可以提供预警功能，帮助企业提早发现问题并做出提醒。比如，一进入系统，就能看到如下信息：

超过存储期的库存积压，以及超储欠存数量信息 超过信用规定的应收帐款信息 超过设定指标的预算费用项目
• 到期未兑现的票据

……
系统可以通过预算管理，帮助企业控制各项销售费用。
天思软件认为企业分销追求的是商品“流速”，但管理的关键在于网络上每个节点的每日经营信息的及时反馈。经营信息包括：出库数量、进货数量、价格、品种规格、费用等很少的几项。
企业通过每日发生的几个业务关键数据信息的收集和分析，利用《销售指数表》，可以克服多级分销渠道中的需求波动放大效应和断货恐慌效应，推导出商品流速与地区、价格、时间、规格品种之间的规律和联系，进而帮助企业推算和制定出相对准确的要货计划或资源分配计划，有效降低积压和断货现象，提高企业运做效率，增强赢利空间和竞争力。
在市场规律变化比较频繁的领域，也可以通过及时把握所有销售通路的流速/销售能力、当前存货，快速推算其补货需求，第一时间安排补货及其相关的后道业务工序。并始终发挥并保持所有销售通路的最大走货潜能，在提高周转速度的同时还通过柔性管理手段，增加了销售能力和资金利用率。为企业和商家/伙伴都带来效益。 当企业能够实实在在地帮助合作伙伴创造价值的时候，渠道的凝聚力才真正牢固起来。在保障伙伴利益的前提原则下，企业可以更好地制定价格等销售政策，更顺畅地推行管理，理顺与下游经销渠道的信息流和物流、资金流的关系。
同时，因为把握了销售趋势和预测准确性，进而可以指导企业制定准确的生产计划和物料需求及加工计划。减少了因销售需求频繁变化而引起的生产制造混乱，使生产制造过程有机会实现“不多、不少、不早、不晚”的理想管理目标，帮助企业提高制造环节的效益。真正理顺销售与制造的关系。

针对上述管理问题和根源的分析，天思软件提供了有效辅助管理手段——MasterERP企业分销资源计划管理系统及配套服务，帮助企业解决上述分销网络管理中的常见问题。
三、分支机构业务核算
分支机构内部的业务管理与总部比较接近，因为机构规模和性质的限制，其应用需求远没有总部的范围广和深。
1）分公司/子公司、办事处/代表处
分/子公司的业务几乎与总部业务相似，同样存在库存管理、销售管理、销售核算、帐务管理和报表管理等主要内容。
办事处/代表处的职能没有分/子公司全面，没有独立的财务管理体系，往往只相当于公司销售部门的外派机构。因此在管理上只要求库存管理、销售订单管理、财务费用管理和催款管理。
鉴于分支机构上述管理需求，我们提供的解决方案是基于Internet技术的B/S架构的ERP产品。它是ERP在Internet上的延伸应用，某种程度上说是类似ASP方式的应用模式，但其技术实现手法又优于ASP。企业可以根据分支机构的管理需要设置使用功能范围，可以将所有分支机构的业务信息集中在总部进行直观、实时的监控管理。
这种集中式的分支机构管理方案还有几个好处：

可以使企业用一个非常廉价的方式，实现对整个分支机构网络的管控 分支机构与总部系统的操作风格和习惯完全相同，大大降低了培训投入，上手更快
• 数据、程序集中管理，免去了费时、费力、费人的分支机构系统维护

避免了各分支机构使用独立系统而产生的分布数据共享和同步等技术难题，及其相应的高投入
2）专卖/联营等零售机构
对于少数分销企业自己开设的零售机构，基本上是一种连锁专卖的经营性质。其内部管理需求与承担批发责任的分支机构不同，因此我们也提供了不同的IT解决方案。它可以管理收银、打单、要货、店面存货等零售基本管理内容，并通过Internet系统与总部的ERP做连接，定时交换、更新和同步数据。
四、案例简介
远东神华陶瓷销售有限公司目前所经营的产品有"法恩沙"卫浴、"维可陶"卫浴、"维卫"卫浴、"L&D"瓷砖、"欧神诺"瓷砖、"升华"瓷砖等国内外知名品牌。总部设在北京市丰台区四合庄288号波峰商务楼。公司旗下有北京、天津、太原、石家庄、张家口等分公司。远东神华拥有多渠道立体式的销售平台，各大建材城均有它的自营店，百安居、东方家园、家世界等各大专业超市也都有它的销售，分销商遍布二、三级建材市场，并且与数十家国内有影响力的装饰公司结为合作伙伴。多年来，一大批专业从事陶瓷管理、销售的高素质人才不断加入远东神华，使企业焕发勃勃生机，飞速发展。
远东神华与北京天思规划了两期的ERP项目合作，第一期的合作远东神华实现了北京地区各自营店、超市、门店的业务基于INTERNET的集中协同处理，实现采购、销售退订货、配送、结算的集中统一规划安排，使总部实时掌握整个北京地区的业务状况，同时天思软件帮助远东神华解决了陶瓷建材行业比较头疼的行业管理问题如：色号管理、报价管理问题、复杂结算问题（如舍零、定金收取退返、非现金费用抵扣结算问题）、毁损问题、业务员提成计算问题、以销定购的采购需求计算问题、司机配送问题、促销管理问题。
通过天思ERP的部署在管理层面达到了以下几方面的管理需求目标;
1、集中数据处理、业务协同，使管理层及时获得整个业务的真实（销售、库存、采购、财务、配送）数据，了解业务状况，便于统筹规划和监督。
2、各分支机构和部门可根据权限实时了解自己的销售额、成本、利润和收款及应收情况。
3、随时统计按品种色号、供应商、大类、部门（或分支机构）销售及回款情况、成本利润率。
4、建立固化了一套规范的业务处理流程制度，减少了差错和延迟，保证客户的满意度。
5、实现财务业务一体，实时反映。
6、远东神华公司业务属连锁经营业务发生地点分散、数据量大、实时性、速度要求高，天思ERP卓越的大数据量管理及系统速度的优越性很好的满足了远东神华的要求；天思远程应用访问平台以国内同类产品最领先的技术、完美的速度和对带宽的底度依赖搭建的广域网应用平台很好的解决了连锁零售行业地点分散、网络条件不好且对速度要求高的需求。
第一期经过约8个月的ERP系统运行和评估，天思软件在系统稳定性、需求满足度、大数据量处理、基于互联网的集中处理和天思北京的服务能力等各项指标得到认可。远东神华公司管理层通过全面评估，启动与天思北京的二期合作，将一期的成果推到外地的直属分公司，天津、石家庄、太原、张家口、包头等直属的分公司。实现了基于internet的企业全面连锁分销资源计划