ERP：项目管理的沟通与规划

wanghao

广州市千里达车业有限公司(以下简称“千里达公司”)成立于1994年，是一家集自行车整车与零件研发、生产、销售于一体的民营企业，现有员工1000多人，年产自行车120万台，产品99%出口，产值2亿元人民币。随着公司进一步扩张，原有信息系统已经不能满足千里达公司的需要。公司内部出现了多个信息孤岛，各个系统之间的信息不能共享，造成了资源浪费。同时，企业早先自主开发的MIS系统比较单一，仅仅实现了销售环节、采购环节、仓库管理环节的电脑化办公。所有生产以及工程工艺的管控仍局限于人工管理。工程图档与业务文档的管理也与实际订单信息脱节。另外，公司财务系统与MIS系统相互独立，使得生产与营业数据信息不能得到实时分析与决策，严重制约了管理水平的提升。供应关系与客户关系的管理，也出现了诸多的不足。
     一套整合了企业物流、资金流、信息流的系统应用建设迫在眉睫。
       ERP项目概况经过对大量ERP软件的对比分析，最终，Microsoft Dynamics AX以其适中的价格，优越的性能，赢得了千里达公司的芳心。2006年5月完成商务谈判，开始了AX系统的实施应用过程。系统在2007年2月宣告上线成功。
       随着2007年9月，第一份完全正确的财务报表的完成，以及2007年12月，一本适合千里达公司内部管理需要的ERP系统操作说明书的编写完成，整个系统项目的建设与实施也就宣告结束。 ERP沟通概况在项目实施之初，千里达公司便注意到了沟通的重要性。在制订项目计划时，也对沟通风险进行了仔细的评估，经过较为细致地分析后得出了沟通风险的防范措施，在项目启动之初即从项目管理制度上入手考虑沟通的问题。随后，通过应用比较现代的工具，提高项目经理与项目成员素质的方式，将沟通风险降低到可以控制的范围，有利地保证了项目的成功实施。
        ERP沟通规划
      1.组织规划在项目组织设计时，千里达公司的项目组织采取了一些常见组织管理模式，企业领导直接牵头。领导小组的负责人为公司总经理，成员为公司高层管理人员，包括项目经理。其职责主要是批准项目计划、监控项目进程、协调项目各项资源的配置;协调解决 ERP 系统与现有管理发生冲突的问题;确定企业业务流程与组织机构的优化与重组事宜。管理小组的成员主要是公司中层管理干部，包括各部门经理。其主要职责是组织、配合各项调查分析工作，对流程优化的问题提出解决方案和建议;保证ERP项目在本部门的有效实施;接受并组织和开展相关人员的培训;参与制订适合本部门的工作准则与工作规程，并应用到本部门实际工作中。项目小组中设立项目经理，下设实施小组与执行小组。其中实施小组成员由项目经理从全公司中筛选并考核合格后任用，是项目的关键用户，是公司内部实施顾问。执行小组成员由管理小组推荐，是项目的直接用户，是最终作业者。
     2.制度规划 ERP实施过程中所依赖的制度，一方面是各种管理的需要，另一方面是沟通的需要。《ERP实施制度》是项目管理的最高制度，是绝对权威，直接决定了项目在公司的地位，以及今后项目管理的最高原则。在《ERP绩效考核制度》中，在充分发挥项目成员能动性的基础上，根据各成员岗位情况，设定了相应的考核系数与指标。在《ERP会议管理制度》中，将会议类型分成了若干种，针对每一种类型的会议设定不同管理方法。在《ERP文档管理制度》中，规定了文档种类，各种类文档使用范围，相关使用范围下的审核方式与保密等级。同时也对项目中可能用到的文档，建立了规范格式与模板。通过这些制度的建立，基本确立了今后项目中各种可以预见的问题的相关沟通方式与标准化制度，做到了将沟通方法的统一性贯穿到整个项目。
     3.素质规划素质规划的实施，主要依靠培训与平时按照培训方式所进行的工作模式。千里达公司ERP成员来源于各个部门，其个体素质差异较大，一句看似很简单的ERP系统术语，却有无数种差异比较大的理解，非常需要统一思想与认识，提高素质，让整个项目成员都站在同一个平台上。
    (1)基础素质培训
    ● 项目组织培训。通过项目管理及其制度的培训，让每个项目成员了解项目管理的方式与方法，理解自己在项目中所处的地位以及应履行的职责，掌握项目的运作模式与管理模式。例如项目管理与Project操作，ERP制度培训。这个培训仅仅是为了沟通与管理的需要。
    ● 项目语言培训。结合项目实施过程中可能用到的知识，提炼团队交流时可能要应用的知识点整理成专门的培训教程进行培训。例如数据库知识、财务知识、ERP基本原理，这类培训，可以搞成是为了提高成员技能而进行的，但是，效果比较好的还是以为了沟通与管理需要而进行的方式，当然取决于项目经理本身的技能与临场能力。在千里达，是项目经理担当这类培训的讲师。
    (2) 专业素质培训
    ● 文档编写技能培训。主要为Word、Excel以及Visio的培训，扫除成员在撰写文档、制作流程图时的障碍。针对项目管理中文档的特点，对需要用到功能进行逐点培训。如Word中 图片编辑基本操作、大纲视图基本操作、文档结构与章节定义、目录生成、字体，字与行间距设置等;Excel中查询与筛选、公式定义、统计图表操作等;Visio中工作流程建立与修改等。
    ● 需求分析技能培训。帮助项目成员获得用户的具体需求，并加以分析整理，形成需求分析文档，用以指导系统应有模式的确立。
    ● ERP软件培训。针对ERP系统的各个模块，包括物流模块、生产模块、财务模块等，分项分批对项目成员进行培训，形成ERP应用与配置的专业团队。软件模块培训的深浅，要取决于公司内部实施团队与顾问公司实施团队之间的定位，不同的定位，顾问公司在做培训时，深浅也许不一样。千里达公司一开始的定位就是自行实施，顾问公司培训与辅导的原则。基于这一原则，千里达各成员在各自负责的软件模块的培训上花了大量时间与实践，最终为ERP上线储备了丰厚人才。
     (3) 素质考核千里达公司对所有的培训都设置了培训考核环节，考核成绩与绩效考核挂钩，不同类型的培训考核，其考核分值比例不同。从开始启动项目到开始上线，总计进行了10种类型，近40个专场的培训，也进行了近20次的笔试与操作考试，与考试相关的奖金也颁发了10次。并将考试所考核得到的分值计入了整个项目分值中。
4.工具规划在项目规划之初，千里达公司就考虑到项目交流工具的应用问题，进一步保证成员之间、成员与项目经理之间、非项目成员与项目经理之间、成员与非项目成员之间的沟通交流顺畅、语言规范、统一。
    (1) 应用内部网络论坛。在项目启动之初，公司部署了内部论坛Discuz，按照项目成员工作权责，详细划分了论坛的用户权限;同时，也在论坛中设立加分与减分的评定机制，并将这一机制与项目绩效考核一同实施。针对项目中的公告，以及各种共享资源、培训教材，以及各种说明与疑难解答，均在论坛中得以体现，将论坛的功效发挥到了极致。
   (2) 应用内部即时通讯工具。千里达在实施过程中，主要应用的即时通讯工具为RTX，这种工具的功能如同QQ、Skype和MSN，既可以应用到项目管理中，也可以应用到日常企业管理中。通过设置，可以进行小组语音会议和视频会议，加快了沟通效率，降低了沟通成本。
   (3) 应用OA工具。千里达的OA系统与2005年成功上线，在这次ERP项目的实施过程中发挥了出色的支持。在实施过程中，将常见的ERP项目管理流程，如文档报批流程，费用报销流程，制度发布流程，成员报告批阅流程等，都通过OA进行了管理。