细节决定成败 让ERP运行的更顺畅

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细节决定成败。这句话在ERP项目实施的时候，可能并不怎么确切。但是，在ERP项目后续完善工作中，他就变得非常的贴切。通过对一些细节的雕琢，可以使的ERP 系统运行的更加的顺畅。笔者在年底帮助一家客户对他们运行了一年之久的ERP系统进行了一些细节方面的改善。通过这些改善措施，ERP运行的更加舒畅。如笔者在采购订单管理中，进行了五个细节内容的改进，就获得了采购员工的一致好评。他们利用ERP系统兴趣也更加高昂了。
　　改善一：自动添加采购订单前缀.。
　　在单据编号的时候，添加前缀是一般ERP系统都具有的功能。但是，这往往都是一些固定前缀。如在采购订单编码规则定义时，规定前面两码为PO，用来表示这是采购订单。但是，有时候订单编号的前缀是变动的，而不是固定的。
　　如这家客户，他们的编码规则是，采购订单前面四码为供应商关键字。如某个供应商的关键字为FH01，则这个供应商其采购订单的编号就为FH01-HBD02。FH01-就是这个采购单编号的前缀。这个前缀不是固定的前缀，而是根据供应商的不同而有所不同。
　　对于某些企业来说，实现这个需求是非常必要的。
　　如有些企业采购员分工比较细，各个采购只负责自己的供应商。此时，当按采购计划生成采购订单后，只需要按照订单号码一排序，采购员就可以知道这张采购订单是否该自己维护。管理起来会非常的方便。而且，也不用再自己手工的进行一张张订单的更改，减少错误的发生，提高订单处里的效率。
　　笔者预计这个功能大部分企业都会用到，所以就把这个需求递交给了产品开发部门，把这个需求作为了产品的基本功能加入到了两个版本中。为了提高订单前缀的灵活性，笔者在需求实现的过程中做了一些调整。如在供应商基本信息处有两个字段，分别是供应商关键字与供应商前缀。默认情况下，供应商前缀字段的内容就等于供应商关键字。也就是说，企业可以按供应商关键字来做订单的前缀。但是，有时候如果供应商想另外制定前缀。如不想用关键字作为前缀，而想用拼音做为前缀，如FeiHong时，则可以在这供应商前缀字段填入自己想添加的前缀。
　　如此设计后，当生成采购订单的时候，就会自动按这个规则为采购订单进行编码。当笔者为客户升级完成后，这是他们对新版ERP功能感受最深的。
　　改善二：自动填充采购订单联系人。
　　在采购订单中有采购负责人一个栏位。在这里该显示谁呢?不同的企业有不同的要求。如有些企业，无论这张采购订单谁是具体的执行人，这里都必须写采购经理的名字。因为采购订单就是一张合同，需要采购经理签字才生效。这种方式操作比较简单。在根据生产计划或者物料申请单生成采购订单的时候，系统操作员可以制定具体的采购联系人。指定之后，系统在采购订单上显示的就是这个具体的联系人。
　　不过也有的客户不这么操作。他们在这里显示的就是采购具体负责人的姓名以及联系方式。如何，采购订单打印出来后，让采购经理进行签字，再发传真给供应商即可。现在有一个难题，就是在根据采购计划自动生成采购订单的时候，如何在采购订单上显示对应采购员的名字?

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为此，笔者是通过以下几个步骤实现的。
　　第一步：在供应商基本信息处，设置采购代表一字段。在建立供应商基本信息时，采购员要在这个字段内指定这个供应商对应的采购员。同时在有必要的情况下，还需要输入这个员工代理人信息。如此的话，当这个员工休假时，就会显示代理人的名字。若没有输入，则系统在处理的时候，取的是在用户基本信息处定义的代理人信息。
　　第二步：在生成采购单的批次处理作业中，添加相关的判断。若员工在这个作业中，手工的指定了采购代表，则在采购单中显示的仍然是这个指定的采购代表。若没有指定的话，则这个采购代表就是供应商信息处设置的采购代表。在这个判断中，还需要处理两个小细节。一是系统在处理的时候，会去判断这个用户是否在休假。若在休假的话，则采购代表中显示的是其代理人的信息。二是会去判断供应商中是否确实有采购代表的信息。如没有的话，则会提示错误信息，让操作员去指定采购代表。这个判断非常的有用，为根据用户过滤采购定单信息这个功能奠定了基础。
　　这个功能给企业用户试用后，也受到了他们普遍的好评。一方面，采购员在采购订单维护中，不用再对采购订单进行一一的更改。因为系统会自动对此进行填充。其次，这也为下一个改善，即自动根据用户来过滤采购订单这个功能奠定了基础。
　　改善三：自动根据用户来过滤采购订单。
　　自动根据用户来过滤采购订单，一直是笔者想实现的功能。但是，前期因为有个技术难题摆在那边，难以解决，所以就一直拖在那边。因为那时候，在系统中还没有实现“自动填充采购订单联系人”。所有在采购订单生成的时候，其采购代表中要么是空白，要么就是采购经理的信息。此时，就很难根据用户来对采购订单进行过滤。即当某个采购员进入系统的时候，只显示他自己的采购订单。
现在系统中有类似的控制，但是设计的不怎么科学。他主要是根据的单据的创建者与系统登陆的当前用户进行对比，看看是否一致。如果一致的话，则显示;不一致的话，则不显示。但是，我们都知道，采购单在大部分时候，都不是采购员创建的。如根据采购计划或者物料申请单生成采购订单的时候，往往都是一个用户负责生成，而采购员只需要维护即可。
所以，此时若根据登陆账户与采购订单的创建者进行对比的话，则往往不能够取得我们预期的效果。若强制根据登陆账户过滤的话，往往采购员看不到自己所需要的采购订单，甚至一张采购订单都会不到。
而我们希望的是，根据采购代表来对采购单进行过滤。如根据用户登陆账户与采购订单的采购代表进行对比，若对的上号的则显示;对不上的则过滤掉。反映在后台程序中，就是利用一个Where语句，把用户登陆账户跟采购订单的采购代表这个字段进行匹配。系统会利用登陆账户作为条件，去系统中查询符合这个条件的采购订单。
可见，若在没有实现“自动填充采购订单联系人”这个功能的时候，根据采购代表来过滤采购订单那是行不通的。主要是因为采购单上没有正确显示采购员的名字。所以，其过滤掉的采购订单也就不会准确。
当笔者完成这一个小需求之后，企业用户对我可是崇拜的五体投地。不要小看这个小小的改进，他帮助企业用户解决了很多难题。

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如企业用户的采购订单比较多，基本上都是多品种小批量采购，所以采购订单比较多。若让采购员在近百张采购单中选择自己所负责的采购订单，确实有点困难。为此，采购员自己提出在系统中只需要显示自己所负责的采购订单，以提高他们查询的效率。这无疑帮他们解决了燃眉之急的问题。
改善四：丰富的报表设计。
如对于供应商进货明细表，不同的用户会有不同的需求。如作为采购员，则只需要查看自己所负责采购订单的到料情况即可。但是，作为物控人员，则需要知道所有采购订单的到料情况。另外，物控人员或者其他员工不需要知道采购订单的价格，但是，财务人员在使用进货明细表的时候，则需要知道具体的价格信息，以方便他们进行对账。
针对这种情况，笔者通过自定义报表系统，为他们实现了各自所需的报表。如此的话，他们就不需要对导出的内容再做修改就可以直接拿来使用。报表格式、内容的细微变化虽然不影响其实体功能。但是，若我们调整的合理的话，则可以非常明显的提高员工的工作效率与报表使用效果。
有不少用户向笔者反映不知道如何完善ERP系统。其实，在笔者眼中，ERP系统的后续完善比实施一个ERP项目要简单的多。细节决定成败，细节可以让ERP运行的更加完善。而且细节往往是用户所关心的内容。在解决一些细节问题的时候，可以得到用户更多的支持。所以，相对来说，处理一些细节问题要比部署一个新功能简单的多。

方涛

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