有利ERP软件中的发票处理技巧

悟虚

增值税与企业各个方面都是息息相关的，特别是在财务处理上。但是，可惜除了财务部门，其他部门的人员对于增值税却知之甚少。然而，对于上海有利软件公司的ERP系统来说，财务模块要正常运作，需要其他部门的密切配合。若没有其他部门的配合，财务模块就很难有大的作为。所以，其他部门有必要对增值税有所了解，这才能配合财务部门做好相关工作，不要因为增值税的原因给有利ERP系统留下隐患。
有利ERP系统的操作用户在报价或者输入相关单据的时候，要注意其采用的价格是否含税。也就是说要区分供应商给你的价格是否包含了增值税；你报给客户的价格中是含税的还是不含税的。不同的供应商或者不同的企业，可能其报价的方式都是不一样的，有利ERP的操作用户要注意区分。那么，为什么要做如此区分呢？这主要跟财务的账务处理以及企业的成本有关。我们都知道，若企业是一般纳税人企业（现在一般稍微有点规模的企业，都是一般纳税人企业），则其采购时发生的增值税一般是不计入存货成本中的，即最后计算企业的生产成本时，增值税金额不能计入到生产成本中去。举个例子，若企业为生产某批产品，一共采购了50万的原材料，不包含增值税。增值税是额外支付的，金额为 85000元。则材料在入库时，材料成本只能算50万（不考虑其它的运输费、保险费等费用），而不能算585000元，虽然企业要付给供应商这么多钱。如果这样，那企业不是就亏了吗？其实不亏。根据增值税的原理，这85000元的增值税，企业是可以拿来抵扣销项税额的。
　　在上海有利软件公司的ERP系统中，价格既可以按含税价，也可以在价格中不含税。这主要看用户自己的操作习惯及与供应商、开发商协商的结果。但是，要注意的一点就是：要在有利ERP系统中做出正确的选择。无论你采取何种报价方式，有利ERP系统都是支持的，但是，前提就是你要在ERP系统中做出对应的配置，否则，就会张冠李戴，闹出笑话来的。 不过，为了减少错误的发生，有利还是建议用户（即供应商身份）这边可以统一起来。因为客户那边，可能是客户说了算，所以，企业没有自己的决定权，要根据客户的意思行事。但是，在用户（供应商身份）这方面，用户是上帝，用户可以要求报价时是按照含税的价还是按照不含税的价进行报价。
有一家用户曾向有利公司的实施顾问诉说他们心中的苦恼。有时候他们在增值税发票上面，还要看供应商的脸色行事。这是怎么一回事呢？原来供应商来请款时，因为没有发票，刚开始被企业拒绝。但是后来供应商拍胸脯保证发票一定马上开过来，采购员也在一旁说好话，财务看单据老总都签了字了，就拉不下面子，只好先把款付了再说。可是，没想到款付后，供应商发票一而再、再而三的找理由推托。财务人员催了多少次了，都没有作用。所以，这些财务人员就希望有个铁面判官，能够帮他们来把好这个关卡。即供应商只有把发票开过来，采购才能为供应商请款；供应商若没有把发票开过来，对不起，谁求情都没有用。因为有利ERP系统可是没有“情面”可讲的。无论你是谁，有利ERP系统都会“一视同仁”。
对于见票付款，有利ERP系统一般有两种控制方式：
　　1、随货附发票，即要求供应商每进一次货，就必须配发票，这一般在零售、批发等商品贸易行业比较普遍，但是，若制造业企业这么做就不怎么合适了。这个可以在入库单或者结账单上控制。若在入库单上进行控制的话，可以让有利ERP系统进行判断，在入库单审核时，若入库单上没有相关的发票信息，就无法审核。如此，就可以保证：每张入库单都有发票与之相对应。但是，有时候，因为材料比较急，企业会考虑在没有发票的情况下进行收货，但是，无法生成结账单。在这种情况下，就可以通过有利ERP系统的结账功能进行控制了。在有利ERP系统根据入库单生成结账单时，再去判断入库单上有没有相关的发票匹配信息，若没有，则有利ERP系统就无法根据这张入库单生成应付账款，供应商也就无法顺利请到款项了。
　　2、还有一种就是月结的方式。其企业要求供应商在月底的时候，一次性把当月的发票开了。用ERP的专业术语来讲，就是：随货附发票，入库单跟发票是一对一；，而月结的形式的话，入库单跟发票是多对一的，即使当月有多张入库单，但是也只有一张汇总的发票。遇到这种情况，有利ERP系统的处理方式跟前面的随货附发票是有明显区别的。月结的话，有利ERP系统是做如下处理的：在月底收到供应商的发票时，先在应付发票中，输入这张发票的金额等相关信息；然后，再在发票匹配栏位内，找到对应的入库单，然后按匹配按钮，有利ERP系统就会自动把相关的发票信息更新到入库单上；然后再进行结账作业。在这个过程中，要注意两点：一是在结账的时候，有利ERP系统会判断入库单上有否有发票信息，若没有发票信息的话，则在结账时，这张没有发票信息的入库单是无法结账的，所以，在应付发票的匹配栏位内，一定要注意，选择正确的入库单；二是为了操作的简便，企业用户可以要求供应商在开发票的时候，注明开的是哪几张入库单的，如此，企业用户在操作时，就会比较方便了。
不同企业对于应付账款起算日期的规定是不同的。有的企业规定的是，货到后开始计算应付账款的付款日期，而有的企业则规定，是要发票到后才计算付款日期。而从有利ERP系统的角度出发的话，他只按一个标准，即结账的日期为准。在有利ERP系统中，有个作业，叫做结帐作业，他的功能就是把入库单转换成应付账款，有利ERP系统就是在这个作业中根据供应商的付款条件来推算付款日期的。所以，企业可以根据自己的实际需求来定义到底是按照发票的日期来计算付款日期呢，还是按货到企业的日期来推算付款时间。若是按前者，则有利ERP系统的结账作业则会以入库单上的发票信息中的发票日期为基础结合付款条件来进行推算；如果按照后者，则在结账时，有利ERP系统考虑的就是入库单上入货的日期了。
根据相关的法律法规规定，当月的发票要当月开。但是，在实际业务中，出于种种原因，供应商当月的发票可能无法即时到达企业，那么，这种情况该如何处理呢？若是当月的应付凭据（应付凭据既不是供应商的发货单也不是企业的入库单），法律规定，只有发票才是企业入账的原始凭证。所以，一般来说，企业在没有见到发票之前，原材料是无法入账的。按照相关的规定，要进行暂估处理。但是，暂估业务处理起来比较复杂，一般企业在遇到这种情况的时候，当月的就不计入，等到下月发票收到时，再进行结账。虽然这种方式不被法律法规认可，但是，因为其处理其来比较灵活，所以，企业利用的反而更多。从有利ERP系统的角度来说，这两种处理方式都是支持的。企业用户可以根据自己的需求及企业相关的财务制度，来选择恰当的处理方式。

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