金算盘商贸邮Tmail

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商贸邮是公司推出的一个新的产品，也可以说是一个商用工具，主要是针对贸易型公司或者通过邮件来进行业务往来的公司，对其往来邮件进行管理的一个邮件管理系统。

商贸邮管理软件分为两个部分：服务器端和客户端。

服务器端需安装sql server数据库。服务器端由系统管理员控制，公司的所有邮件都会在服务器端统一存储和管理。服务器端会进行邮件的自动分发、邮件自动分类、反垃圾邮件处理、反病毒邮件处理，邮件备份等。并且服务器端对所有进出的邮件有集中备份功能、可以很方便地实现邮件的保存和检索，也可对公司所有往来邮件实行监控和管理。

客户端（公司所有用户）根据分配的权限来访问邮件,它除具备常用的邮件系统(Foxmail、outlook)功能之外，还可以根据权限来查询其它用户邮件和实现领导查询和审核邮件的功能。这样对邮件也实行了一个严格的权限管理。

[ 本帖最后由 hqy823 于 2006-11-28 12:59 编辑 ]

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一、 以客户资料及联系的管理为核心，解决中小型企业最关键的问题

二、客户邮件统一管理、自动分发，轻松管理业务联系记录

三、数据集中处理机制，有效保护客户资源，降低企业风险

四、人性化的任务提醒机制，让业务人员赢得轻松，增加客户订单

五、询价报价功能，符合业务员原有习惯，方便查询历史报价

六、强大的分析统计功能，帮助企业更好地把握市场、管理业务

七、一体化设计思想，突破中小型企业软件孤岛

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硬件环境
推荐配置：P42.0G以上，内存256M以上，硬盘剩余空间5G以上
软件环境
操作系统：Windows2000/XP/2003
使用方式：C/S架构，不支持web浏览
数据库：sqlserver2000，逐步过渡到Access
网络环境
拨号上网，局域网（LAN），专线上网等，网络畅通

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客户信息监管
Email审批管理
Email分发管理
海外邮件管理
资料分析统计
部署一步到位

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金算盘商贸邮系统是为广大中小企业提供的新一代集成电子邮件商务的客户关系管理工具。该系统以商贸公司的利益为核心，提供由主要核心业务人员，轻松控制，监管公司职员和客户往来邮件的功能，从而达到监管公司核心业务的目的。为广大中小企业提供一个高效集成的客户邮件管理工具。
良好的客户资源是公司生存之道，但是，目前，做商贸企业管理有几个问题是公认的问题：
1、大量客户来往邮件无法有效整理和分析，询价和报价历史信息没有统一管理，仅靠传统邮件管理软件无法做到按客户、联系人甚至按项目、报价、合同、服务请求分别归档，浪费客户资源；
2、通过参会，外贸推广获取的大量询盘和客户资料缺乏有效和持续的跟踪和挖掘，造成商业机会的流失;
3、业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作，历史数据不能方便的被业务人员检索和调用，日常操作停留在手工劳动，无法发挥业务人员的最大价值;
4、业务逐年增长，报价、订单流程通过邮件发送却缺乏有效合理的内部控制手段，业务风险不言而喻;
5、历史沉淀下许多有用的销售数据却不能利用为决策参考信息，为下一年的产品开发和经营方向参考;
6、人员流失造成客户资源流失和新员工接手原有工作的缓慢，有用的销售经验不能有效的内部传递;
7、针对于纯外贸企业，还有对于供应商产品、历史报价、历史合同、交往记录、服务记录等的综合管理;

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1、 客户资料集中管理与分配，保密性强。
　　本系统真正体现以客户资源管理为核心，客户资料集中管理与分配，保密性强。
　　企业提供统一的，严格的，有效的客户信息管理。为企业不同角色的人员（如销售人员、服务人员等）提供了全面、统一的客户信息和需求，从而为客户提供个性化的、全方位的营销和服务。客户数据集中处理机制，有效保护客户资源，降低企业风险。
　　同时针对不同角色，可以配置防止机密数据（邮件，电话，联系地址）泄露。
2、 职员收发邮件权限控制，审核管理，加强业务控制与管理。
　　公司职员按照组织机构进行严格权限分配，充分体现管理者与被管理者，审核人与被审核人的控制和管理的具体需求。从而达到管理职员有效工作时间内的正常业务工作往来。所有业务关系以角色区分，独立存在，而数据与职员客户端无关，严格保障恶性破坏邮件资源的极端安全问题的发生。同时业务员的流动不造成数据流失，不造成公司任何业务损失。
　　对重点客户，供应商，可以设置给他们发邮件的职员需要通过专门人员审批后，才能进行外发，自动提醒审核人需要审批邮件，并可直接通过审批，修改通过审批，或者驳回修改后，重新审批等。职员可以及时查看被审批意见等。
　　同时，对新业务员，可以设置所有外发邮件需要审批，这样，对新业务员有一个熟悉业务过程，防止业务监管不到位，报价不准确。
3、 改变客户只认业务员不认公司的传统问题
　　将以商贸公司的利益为核心，对外强制进行公司宣传信息推介，改变客户只认业务员不认公司的传统问题，同时不会影响业务员的日常工作，避免人才流失后产生的公司客户流失。内部流程实现自动管理，极大的提高了业务人员的工作效率;
4、 职员通过分配使用统一邮箱，避免跑单
　　职员使用公司的邮箱，是公司统一对外联系客户的公司资源，系统可以管理和配置公司公司对外的相关邮箱，如：大家共享邮箱，公用邮箱，私人使用邮箱等，对对外收发邮箱进行统一管理并在职员范围内进行分配，避免传统软件中职员私人建立企业邮箱，公司无法集中统一控制带来的相关弊端。
5、 邮件集中管理，统一收取、智能分发
　　传统邮件系统管理系统以片面，独立计算机的邮件管理，不能解决企业内部统一邮件集中管理，数据共享和控制的难题。金算盘商贸邮系统实现了邮件统一集中管理与分配，客户与职员，供应商与职员，职员与职员间的所有邮件的监管和自动分配。系统集中管理，统一收取、智能分发，轻松掌握每一业务人员的联系记录。为企业有效的积累商业活动价值。
6、强大的分析统计功能，帮助企业更好地把握市场、管理业务
　　根据客户来源、客户行业分布、客户类型、客户地区分布、撒产生多种形式的统计图表，为业务员考核、新的市场开拓、计划制定等提供科学的依据。
　　同时，统一管理的数据作为企业决策的重要信息，供统计分析；销售管理者能够更好的了解并指导销售人员日常的销售进展；有效地衡量市场活动所带来的收益；及时跟踪客户的服务请求，提高客户满意度;
7、独特商贸邮件特色功能
　　金算盘商贸邮系统同时具备追求实际应用，而其他系统根本无法实现的独创功能，如：海外转发，保证国外客户100%收到你发出的邮件，不再担心国内IP地址被误屏蔽，做外贸的企业可以将重要邮件准时发送到欧美客户；强制使用公司宣传信息模板，强有力宣传公司信息，有力提供公司对外统一形象；
8．部署安装简单，使用方便
　　5分钟快速完成企业部署，即装即用！

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《外贸邮》专门征对贸易公司及用邮件来开展业务的企业而设计，实现企业邮件的网络化管理，将邮件与办公OA相结合，使用《外贸邮》无需使用OutLook和FoxMail，也不用搭建邮件服务器，只需设置POP邮件账户，就可以实现多人共享邮件及账户。系统包括客户端和服务器端两部分。

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金算盘商贸邮系统专门针对中小企业而设计，通过业务审批控制，实现企业邮件的网络化管理，将邮件与办公OA相结合。使用金算盘商贸邮系统无需使用OutLook和FoxMail，也不用搭建邮件服务器，只需设置邮件账户，就可以实现多人共享邮件及账户，在本地数据库对邮件进行二次管理，多人共享邮件及账户。同时也是金算盘全程电子商务平台的一部分，与9i/eCRM、BIM紧密结合，实现了邮件的集中性、安全性，同时全面管理客户资料，邮件智能分发，海外邮件转发，集中管理，提高效率。

金算盘商贸邮系统包括服务器端程序、工作站端程序以及支持程序组成。

服务器端：
服务器端主要是用于数据库的创建，启动加密狗等。

工作站端：
工作站端则是为公司的管理人员和业务人员进行日常的邮件收发所提供的应用程序。在工作站端除了可以进行诸如Foxmail中的邮件收发、联系人管理、这些基本功能外，我们的系统还专门针对中小型企业的特点，研发了众多实用的功能，如邮件分类查询、职员内部邮件沟通、邮件处理标记、邮件群发、邮件审批管理以及邮件的海外分发等等。
系统管理员或企业最高管理者主要职责是进行系统维护、统计分析、业务监管其操作界面与一般操作员不同。系统管理员的权限主要是负责公司组织机构的设置、公司邮箱账户的统一管理和分配、公司职员的设置及权限分配、客户统一管理与分配、邮件自动收发、邮件自动分发、邮件自动分类、反垃圾邮件处理、反病毒邮件、邮件备份、邮件审批管理等。

支持程序
支持程序是为系统允许提供外部支持的各类程序，主要包括了金算盘商贸邮数据库创建程序、金算盘商贸邮许可服务和金算盘商贸邮客户端登陆程序。
金算盘商贸邮数据库创建程序：在新安装金算盘商贸邮系统的时候，需要通过数据库工具新建邮件系统运行所需要的数据库。
金算盘商贸邮许可服务：软件正版验证程序，需要注意的是在服务器上必须启动金算盘商贸邮许可服务程序，才能正常登录金算盘商贸邮系统。
金算盘商贸邮工作站端登陆程序用于系统管理员以及一般操作员的登陆端，进行邮件的收发等功能。

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1. 公司信息管理
　　统一管理和配置公司对外发邮件的形象图片和签名，并可设置对外统一强制使用签名以强化对外形象的统一化管理。

2．公司组织机构及职员权限管理
　　管理和配置公司组织机构，包括部门，职位，职员，以及设置职员邮件的管理人，被管理人，审核人，被审核人等。并设置具体职员操作软件的相关权限，如：建立邮箱，建立邮件等。

3．邮箱管理与分配
　　管理和配置公司公司对外的相关邮箱，如：大家共享邮箱，公用邮箱，私人使用邮箱等，对对外收发邮箱进行统一管理并在职员范围内进行分配，避免传统软件职员私人建立邮箱的弊端。


4．客户管理与分配
　　对公司客户信息进行统一集中管理与分配，对客户进行分类，建档备案等，同时分配给相应的职员进行跟进，这样以后的往来邮件就自动进行分发并由相应的跟进职员进行处理。

5．供应商管理与分配
　　对公司供应商信息进行统一集中管理与分配，对供应商进行分类，建档备案等，同时分配给相应的职员进行跟进，这样以后的往来邮件就自动进行分发并由相应的跟进职员进行处理。

6．一般联系人管理与分配
　　对公司联系人信息进行统一集中管理与分配，对供应商进行分类，建档备案等，同时分配给相应的职员进行跟进，这样以后的往来邮件就自动进行分发并由相应的跟进职员进行处理。

7．黑名单管理
　　对垃圾邮件黑名单，统一管理，防止垃圾邮件入侵。

8．邮件审核
　　对重点客户，供应商，可以设置给他们发邮件的职员需要通过专门人员审批后，才能进行外发，自动提醒审核人需要审批邮件，并可直接通过审批，修改通过审批，或者驳回修改后，重新审批等。职员可以及时查看被审批意见等。
　　同时，对新业务员，可以设置所有外发邮件需要审批，这样，对新业务员有一个熟悉业务过程，防止业务出错。

9．自动邮件识别，归档，建档
　　自动对往来邮件进行识别，直接区分为具体客户/供应商往来邮件，并根据相应的业务处理人，进行自动分发，对无法分发的邮件，由设置的专门人员手工或者自动进行分发。
　　对往来邮件，可以根据多种方式，灵活的进行自动归档，建立文件夹进行保存，方便以后查阅。
　　对往来邮件陌生人，进行批量快速建立档案，并进行管理，分配。

10．海外邮件转发
　　保证国外客户100%收到你发出的邮件，不再担心国内IP地址被误屏蔽，做外贸的企业可以将重要邮件准时发送到欧美客户

11．邮件报价群发
　　对公司新产品进行群报价，进行全客户范围面积推介。

12．强大查询，统计
　　按照客户类型，状态，来源，跟进人，部门，职员等多种方式对往来邮件进行分析统计查询。帮助企业更好地把握市场、管理业务。

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　　链接网址：http://finance.sina.com.cn/roll/20061016/0958977818.shtml



    困绕企业的邮件管理缺位的现状将得到根本性转变。日前，重庆金算盘软件有限公司新近自主研发的邮件管理系统--金算盘商贸邮闪亮问世。相比FoxMail、OutLook等过去以个人用户为特点的邮件系统，金算盘商贸邮则专门针对贸易公司特别是外贸企业以及用邮件来开展业务的企业而设计，其突出的特点为增加了邮件集中监管、智能分发功能，为企业保护客户资源、降低风险提供强有力支持。

    金算盘公司在其新开发的商贸邮管理系统中，以一个公司统一的邮箱形象面向客户，里面嵌入公司形象宣传；设置公司的邮件组织机构，并为机构的每一个成员设定相应权限；公司统一收取邮件，然后智能分发到相关人员，每位成员只能阅览和处理自己权限内的邮件，也可以浏览共享邮件；对陌生邮件，管理人员则分配给相关人员处理；每位员工必须经管理员审批后方能发邮件。

    金算盘商贸邮系统还提供了多种的邮件统计分析智能；也克服了国外服务器阻隔国内邮件的屏障，保证邮件安全送达国外客户；系统设置有屏蔽垃圾邮件的功能，使每位员工免受垃圾邮件的骚扰。如是，系统的安全性也大为提高。

    商贸邮实现了企业邮件的网络化管理，并将邮件与办公OA相结合。使用商贸邮无需使用OutLook和FoxMail，也不用搭建邮件服务器，只需设置POP邮件账户，就可以实现多人共享邮件及账户。系统包括客户端和服务器端两部分。

    业内人士分析认为，金算盘商贸邮系统以商贸公司的利益为核心，提供由主要核心业务人员轻松控制、监管公司职员和客户往来邮件的功能，从而达到监管公司核心业务的目的。在此基础上，金算盘还将商贸邮管理系统与金算盘客户关系管理系统有机融合，产生名为“外贸通”的新型产品，形成针对外贸型企业的外贸业务解决方案。这是继推出全程电子商务平台以来，金算盘推出的又一全新产品。

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　　链接网址：http://tech.sina.com.cn/i/2006-10-17/13231188015.shtml

    高度依赖电子商务与国外企业交易的外贸型企业，从客观上催热了我国的电子商务。阿里巴巴、慧聪等电子商务网站的超速发展，正是得宠于我国当今这一外向型经济潮流。而在主要依靠电子邮件与国外企业进行电子商务往来中，由于原有的邮件系统 OutLook、FoxMail只能以个人的行为收发邮件，缺少管理功能，已经严重阻碍着外贸企业开展业务。

    近来，日益庞大的我国外贸型企业队伍，以及日渐走俏的面向全世界的电子商务，迅速催生了一个管理软件新宠--外贸企业邮件管理系统(Tmail)。

    外贸型企业的“邮件门”

    一个外贸型企业，其营销人员通过自己的邮箱每天都会收到大量来自国外企业的询价信息，但因为OutLook、FoxMail系统没有管理功能，使这些信息一直处于散乱状态，更无法统计有哪些转成了企业的有用商机。上游供应商、下游分销商和客户、产品信息均散落在各部门的业务人员自已的邮箱中，为个人所有，相互不能共享，造成了大量的客户资源白白浪费，跑单现象时有发生。

    可以想象，此种管理局面，由于所有与客户往来的信息都保存在营销人员脑海里面，一旦其辞职，客户就极有可能造成流失，在相当的一段时间内，企业营业额都将不可避免的随之受影响。

    由于现有邮件系统管理缺失，致使外贸型企业的业务人员需要手工处理大量外贸单证及其流转、报价测算、统计分析报表等工作。因为量大效率低而出错的事时常发生。

    外贸邮横空出世

    重庆金算盘软件有限公司在今年推出“ERP+电子商务解决方案”之后，最近再度推出自主研发的邮件管理系统--金算盘外贸邮。金算盘以此进一步强大ERP融合电子商务的解决方案。

    据金算盘开发人员介绍，“专门针对外贸型企业而设计的外贸邮，以一个外贸企业统一的邮箱形象面向客户，里面嵌入企业形象宣传，使企业每一封发出的邮件都挂上了企业的宣传。”

    据了解，外贸邮设置了企业的邮件组织机构，并为机构的每一个成员设定角色权限。企业统一收取邮件，然后智能分发到相关业务人员，每位业务人员只能阅览和处理自己权限内的邮件，也可以浏览共享邮件。对陌生邮件，主管则分配给相关业务人员处理。另外，系统规定，企业每位业务人员必须经主管审批后方能发邮件。据介绍，该系统也设置了多种的邮件统计分析智能，为企业决策提供了最真实有用的数据，同时还为企业实现绩效考核提供数据。

    “实际上，这样的系统还克服了国外服务器阻隔国内邮件的屏障，保证邮件安全送达国外客户。系统设置有屏蔽垃圾邮件的功能，使每位业务人员免受垃圾邮件的骚扰。”金算盘公司负责人进一步表示：“外贸邮实现了企业邮件的网络化管理，并将邮件与办公OA相结合。使用外贸邮无需使用OutLook和FoxMail，也不用搭建邮件服务器，只需设置POP邮件账户，就可以实现多人共享邮件及账户。系统包括客户端和服务器端两部分。”

    业内专家认为，可以预见的是，由于紧贴客户需求，外贸邮定将成为外贸型企业参与电子商务的新宠。 记者 赵剑钟

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　　链接网址：http://news.sohu.com/20061016/n245825354.shtml



    困绕企业的邮件管理缺位的现状将得到根本性转变。日前，重庆金算盘软件有限公司新近自主研发的邮件管理系统--金算盘商贸邮闪亮问世。相比FoxMail、OutLook等过去以个人用户为特点的邮件系统，金算盘商贸邮则专门针对贸易公司特别是外贸企业以及用邮件来开展业务的企业而设计，其突出的特点为增加了邮件集中监管、智能分发功能，为企业保护客户资源、降低风险提供强有力支持。

    金算盘公司在其新开发的商贸邮管理系统中，以一个公司统一的邮箱形象面向客户，里面嵌入公司形象宣传；设置公司的邮件组织机构，并为机构的每一个成员设定相应权限；公司统一收取邮件，然后智能分发到相关人员，每位成员只能阅览和处理自己权限内的邮件，也可以浏览共享邮件；对陌生邮件，管理人员则分配给相关人员处理；每位员工必须经管理员审批后方能发邮件。

    金算盘商贸邮系统还提供了多种的邮件统计分析智能；也克服了国外服务器阻隔国内邮件的屏障，保证邮件安全送达国外客户；系统设置有屏蔽垃圾邮件的功能，使每位员工免受垃圾邮件的骚扰。如是，系统的安全性也大为提高。

    商贸邮实现了企业邮件的网络化管理，并将邮件与办公OA相结合。使用商贸邮无需使用OutLook和FoxMail，也不用搭建邮件服务器，只需设置POP邮件账户，就可以实现多人共享邮件及账户。系统包括客户端和服务器端两部分。

    业内人士分析认为，金算盘商贸邮系统以商贸公司的利益为核心，提供由主要核心业务人员轻松控制、监管公司职员和客户往来邮件的功能，从而达到监管公司核心业务的目的。在此基础上，金算盘还将商贸邮管理系统与金算盘客户关系管理系统有机融合，产生名为“外贸通”的新型产品，形成针对外贸型企业的外贸业务解决方案。这是继推出全程电子商务平台以来，金算盘推出的又一全新产品。

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金算盘Tmail(修订前)：
1、基础信息
公司、部门、职员、供应商、客户、一般联系人、权限分配（上下级次管理），
邮件日志查看，无邮件跟踪记录查看功能。
2、邮箱账户管理
新建“共享”、“分发”（规则分发、独占分发、手工分发）、“独占”三类邮箱，海外邮件转发设置。邮箱账户设置不太全面，目前已取消了邮件内部收发的功能。不具有远程邮件管理功能。
3、自动建档管理
根据邮件信息自动建立档案。
4、收、发邮件
收取邮件时自动分发或手工分发（需要事先制定合理的规则）

发送邮件经过审核控制（应用对象主要是公司不放心的新手或者是重点敏感客户）。邮件模板管理，可以定义发出邮件的统一格式。邮件群发功能不完善。

5、分发规则
（1）共享邮箱：公司统一用一个邮箱，如ecservice@gasoft.com，每个操作员可看见邮箱内的所有邮件，即每个操作员都有权限访问该邮箱内容。
（2）规则分发邮箱：公司统一用一个邮箱，[email=如ecservice@eabax.com]如ecservice@gasoft.com[/email]，可以按照跟进关系或者是收件人关键字自动转发邮件，如分发不完可由专人指定分发，其他人无权限访问该邮箱内容。
（3）独占分发邮箱：公司给每个操作员分配一个邮箱，如给邓礼睿分配denglr@gasoft.com，给陈龙分配chenl@gasoft.com。其他人无权限访问该邮箱内容。
（4）手工分发邮箱：公司统一用一个邮箱，如service@gasoft.com，添加操作员对所收到的邮件进行手工分发，目前该功能不十分完善。
（5）独占邮箱：操作员无系统管理的权限，但可建自己的个人邮箱，系统管理员可以看见该邮箱内容，但无修改和删除该邮箱权限。如邓礼睿建立个人邮箱denglr@gmail.com

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金算盘Tmail：

（1）几乎支持所有的POP邮件，并支持Gmail，Hotmail邮件账户，支持SSL安全认证方式，无需搭建邮件服务器，只要设置现有的各种的POP邮件账户，用户根据授权来使用，并可强制定义暗送目标地址，分配发件账户，定义发件人名称等

（2）对所有进出的邮件集中备份功能、可以很方便地实现邮件的保存和检索；

（3）提供海外邮件转发功能，根据邮件内容进行自动建档管理。

（4）对公司发出的邮件格式统一管理，自定义邮件打印格式，可以提升公司对外的形象。

（5）支持HTML和纯文本邮件

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在市场竞争日益激烈的今天，怎样留住客户、把握住商机是商家最为关心的问题。近日，从秋意浓浓的羊城广州传来喜讯，广州市著名贸易企业——如意贸易有限公司在使用金算盘8e/ERP之后，再度与金算盘携手合作KeyMail邮件管理系统。金算盘KeyMail邮件管理系统这款电子商务产品将更好的为企业解决客户资源管理等一系列问题。

    广州市如意贸易有限公司拥有展厅两千平方米，物流配送中心一万平方米，并配置有多台大中型配送车辆。该公司主要经营专业日用家居、百货流通，品类设有家居用品、卫浴用品、玻璃制品、餐具 餐桌用品、锅具、厨房用品、一次性用品、家庭清洁用品、衣物整理用品、婴幼儿用品、家用纺织品等十一大类。

    如今，经营品项多达一万多种的如意贸易，已经发展成为一家集批发、零售、外贸和配送服务为一体的大型专业公司。该公司营销网络覆盖华南区域，强大配送能力基本能实现72小时之内送达省内客户（珠三角3小时内） ，外贸有港、澳及东南亚、欧美、非洲等国家和地区客户群。

    该公司随着中期目标启动，将进一步优化与提升内部管理，搞好优质服务和市场拓展，加强同广大新老供应商和客户的交流和合作，逐步建立形成以国内批发配送、日用百货连锁经营，零售的多种经营业态并存的综合格局的集团化公司。

    市场大了，客户多了，赚钱的机会也多了，随着如意贸易有限公司一天天健硕、发展、壮大，主要以邮件开展业务的如意贸易越来越明显的感到，传统邮件系统因缺乏管理功能，已经不能很好适应其需要。这时候，一套成熟的邮件管理系统就越发显出了它的重要性。

    广州金算盘适时主动地投石问路、抛砖引玉，在产品、服务、性价比和解决方案均完美得无懈可击的条件了，最终赢得其青睐，毅然采用了金算盘KeyMail邮件管理系统。

    据如意贸易负责人讲到，金算盘KeyMail以商贸公司的利益为核心，提供由主要核心业务人员轻松控制、监管公司职员和客户往来邮件的功能，从而达到监管公司核心业务的目的，这势必为该公司业务的健康发展产生良好的积极作用。 （电子商务事业部　邓礼睿供稿）