佳软进销存管理软件操作方法之九(采购管理_采购入库)

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采购入库单

采购入库单是确认货物入库的书面证明，一方面体现了实物的流入，形成储备资金，另一方面预示着货币资金的流出、或债务的产生，因此，相关的采购发票处理与其关系非常密切，主要包括：
◆采购入库单单据
◆采购入库单序时簿

（一）、采购入库单
采购入库单包括采购入库单的蓝字和红字单据，红字采购入库单据是蓝字采购入库单据的反向单据，代表物料的退库，在此一并介绍。在采购管理界面，选择采购入库单，打开单据新增界面：

如果需要做红字采购入库单，在打开单据新增界面后，先选择工具栏中的【红字】，再录入数据或用其它单据下推生成。

单据录入方法：
★手工新增：就是整张单据由用户自己填制生成，不需要借助其它单据的信息。
★单据复制：在原有单据的基础上，选择单据工具栏中的“复制”功能，即新增一张与该单据一模一样的单据，用户进行修改后保存即可。
★下推生成：采购入库单可由“采购订单”或“收料通知单”下推生成，用户根据需要选择。在“采购入库单”新增界面，选择〖编辑〗→〖采购订单〗或〖收料通知单〗，如下图所示：

选择相应单据之后，会出现相应单据的过滤界面，用户可以设置各种条件进行查询过滤，然后进入相应单据的序时簿界面，用户可以用“Shift +光标键”选择一张或多张单据的所有分录，也可以用“Ctrl +光标键”选择一张或多张单据的部分分录，然后选择菜单中的〖编辑〗→〖下推〗，即把所选择的分录信息自动带入采购入库单上，用户可以修改，然后保存即可。在单据界面上，用户还可以看到是用哪些单据下推生成的，方便单据跟踪。
保存后就可以打印了，选择工具栏中的“打印”或“预览”。软件中提供了“单据格式打印设计”功能，用户可以修改为自己需要的格式。

（二）、采购入库单查询（即采购入库单序时簿）
采购入库单查询是针对采购入库单、采用不同的筛选条件、汇总依据，然后根据查询的结果进行业务处理和管理控制的功能模块。
选择菜单中的【采购管理】→【采购入库单查询】或【采购管理】主界面中右边的【采购入库单序时簿】，即弹出“采购入库单查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单据进行数据的重新提取。 查询界面如下：

功能说明：
★、“名称”、“比较关系”可以点后面的 进行选择。“名称”下拉框中的内容可以在“结果窗体自定义”中进行设置； “比较关系”下拉框中的内容与字面意义一样，用户可以自行理解；
★、“数值”里的内容根据选择的“名称”填写，部分可按“F7”进行查找，部分要手工录入；
★、“逻辑”中有两个选项：“与”是且的意思，指几个条件必须同时成立；“或”是或者的意思，指几个条件只要有一个成立就可以查询到数据。
★、“期间”中包括今天、本期、全部三种选项。“今天”是指操作当日；“本期”是指账套当前所在的月份；“全部”是指账套中所有时间段。
★、“审核标志”中包括审核、未审核、全部三种选项。“审核”是指已审核单据；“未审核”是指未审核的单据；“全部”是指包括已审核与未审核的单据。
★、“作废标志”中包括作废、正常、全部。“作废”是指该单据中的相关信息有误，已被废除的单据；“正常”是指除了作废以外的单据；“全部”是指包括已作废与正常的单据。
★、“红蓝字”中包括红字、蓝字、全部。“红字”是指红字单据；“蓝字”是指蓝字单据；“全部”是指包括红字与蓝字的所有单据。
★、“钩稽情况”中包括已钩稽、未钩稽、全部。钩稽是指采购入库单与采购发票进行了关联，是核算入库成本的依据，已钩稽的发票才可以执行入库核算。
★、“对等核销”中包括已核销、未核销、全部。对等核销是指两张信息一模一样的红字和蓝字采购入库单的对等核销。
★、
：即保存功能，在查询界面的左上角，用户把常用的查询条件设置好后，可以用这个功能保存成方案，以后调用这个查询方案就可以了。
★、
：即删除功能，用户觉得以前保存的某方案不再需要时，可用此功能把方案删除。（注意：方案列表中的“默认方案”是不能删除的。）
★、
：即清空条件功能，用户设置查询条件时，如果觉得有误，可用此功能清空所有条件，重新进行设置。
★、
：此功能是用于查询结果窗体按这里设置好的条件进行排序。选中列表框中某个类型，点添加
即添加在下表中，在升序中打勾则按升序排序；上移
与下移
是调整添加类型的位置的；删除
是用来删除已添加而不需要的类型。

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设置好查询条件后，选择“确定”即进入查询结果窗体，界面如下：

在窗体的右上角：软件系统提示当前查询到共几张单据、有几条记录信息等，在这里，可以进行单据的新增、修改、删除、审核、反审核、作废、反作废、拆分、还原、对等核销、关联单据查看等功能操作。
结果窗体的列宽用户可以自行设定，将光标移到列标题处，拉动相应的列即可实现。

下面就序时簿中的相关功能进行说明：

★、“关联单据查看”：指与采购入库单发生关联关系的单据，可以用此功能进行查看分析。用户在序时簿界面选择需要查看的单据，执行菜单〖编辑〗→〖关联单据〗功能，即可查看到相应的单据。

★、“单据拆分与单据还原”：采购入库单和销售出库单的拆单和还原是佳软进销存良好的功能之一。对于用户来说，由于实际业务处理的需要，在以前期间或当前期间的入库单或出库单可能会因为分期付款、或开发票时间固定造成某些入库单与出库单的部分数量必须分期处理，等等原因。比如，一般供应商月末的时候统一开一张发票过来，并且很多时候不是把上几次送过来的货开完的，但是仓管是在收货的时候就录入单据，也就是说入库单上的记录比发票上的要多。因此，系统提供采购入库单的拆分和还原处理。采购入库单拆单是便于将需要在本期钩稽的部分拆分出来，从而解决了一张前期入库单部分到货后不能及时钩稽、或者一张当期单据需要部分钩稽等问题。

拆分和还原的条件
进行拆单操作的采购入库单必须满足以下条件：
①、进行拆分的入库单必须是已审核单据；
②、进行拆分的入库单必须是尚未核销单据，包括与发票核销、与另一张业务信息相同、数据相反的红字入库单对等核销；
③、进行还原的入库单必须是以前被拆分的子单；
④、进行还原的入库单必须是尚未核销单据，包括与发票核销、与另一张业务信息相同、数据相反的红字入库单对等核销；
单据拆分
系统提供将一张入库单拆分为两张入库单甚至更多张单据的功能。
在采购入库单序时簿界面中，用鼠标选中一张符合条件的采购入库单，选择菜单中的〖编辑〗→〖单据拆分〗，系统将调出该张入库单的界面。单据的<物料代码>、<日期>等大部分字段均处于不可编辑状态，只增加了一列<拆分数量>为可编辑状态，用户在该字段上直接录入按当前计量单位计算的拆分数量，操作完毕使用【保存】保存拆单结果，然后退出。
一张采购入库单分拆成的两张单据的单据头除单据号码外完全相同，拆分后，被拆分的单据减去拆分部分称为母单，单据号码不变，可继续拆分，拆分出的数量形成的单据称为子单，不能再拆分，在原单据号后加A标记，母单继续拆分后，子单编号加B、C，如此类推。单据体中除数量、金额可能变动外，其他如计量单位、单价等均不变。
单据还原
系统提供将已拆分的采购入库单（子单）合并到母单的功能。分拆后的入库单可合并还原，但只能是一张子单与一张母单逐张合并。
在采购入库单序时簿界面中，使用鼠标选中一张以前从母单拆分出的采购入库单，选择〖编辑〗→〖单据还原〗，该张单据即合并到母单中，系统提示操作成功。

★、“单据核销与单据反核销”：系统提供红字和蓝字采购入库单的对等核销和反核销的功能。
单据对等核销的条件
进行单据对等核销的采购入库单必须符合以下条件：
①、
对等核销的必须分别为红字和蓝字的采购入库单；
②、
对等核销的单据必须全部为已审核、但尚未核销的入库单；
③、
对等核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据，包括两张单据的供应商、物料、批次、条目数、仓库等内容均一致，而每个条目的数量相反（即相加为零）的情形下才能予以对等核销；
④、
一次只能选择两张单据进行对等核销；但一次只能选择一张单据进行反核销。
单据对等核销操作
在采购入库单序时簿界面，使用快捷键“Ctrl+鼠标”选中两张符合对等核销条件的采购入库单，选择〖编辑〗→〖单据核销〗，系统会检查两张单据是否符合要求、及供应商、物料、批次、条目数、数量（相加为零）、仓库等是否一致，然后予以对等核销；如果出现不符合的条件，系统给予提示，然后返回序时簿界面。
单据反核销操作
对于已经执行对等核销的单据，可以执行反核销。反核销只能选中一张单据，对其进行反核销，则另一张与其对等核销的单据也反核销了。
同样在单据序时簿界面，选中一张已经执行对等核销的采购入库单，选择〖编辑〗→〖单据反核销〗，系统会检查该张单据是否符合要求，然后将二者一起作反核销处理，两张单据同时变为非钩稽状态；如果出现不符合的条件，系统给予提示，然后返回序时簿界面。

★、“导出为Excel”：将查询所得的结果导出到Excel文件，选择菜单中的〖编辑〗→〖导出到Excel〗，弹出如下窗体：

输入“文件名”，点击“保存”按钮后，系统会提示“数据导出成功”即可。
★、“设置锁定列”：由于结果窗体数据列较多，在实际使用过程中，在查看后面的数据时，前面的数据会自动隐藏，软件系统提供了“列锁定功能”，选择菜单中的〖编辑〗→〖设置锁定列〗，弹出如下界面：

输入锁定列数（如2），点“确定”即可。这样结果窗体的前2列无论结果窗体如何拉动，始终显示在界面上，方便查看。
★、“恢复默认列宽”：软件系统提供了“恢复默认列宽”功能，使结果窗体各列恢复到默认列宽，此功能的优点是在用户实际操作过程中，有些列被拉得很宽，有些列有时会拉得看不到了，通过“恢复默认列宽”功能来恢复到系统默认的列宽。
★、“修改”与“删除”：如需对单据进行“修改”或“删除”，首先选定单据，然后选择工具栏中的〖修改〗或〖删除〗按钮，根据提示操作即可。
★、“审核”与“反审核”、“作废”与“反作废”：这些功能都可以批量操作，在序时簿界面，用“Shift+鼠标”或“Ctrl+鼠标”选择相应的单据，执行菜单〖编辑〗下的相应功能，根据提示操作即可。

采购入库.rar (204.13 KB, 下载次数: 3)

2009/5/27 15:53 上传

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mrsuc

现在通用版进销存好卖吗~~？？